Nhận thức của công chúng về công ty hoặc đại lý có thể bị ảnh hưởng đáng kể bởi giao tiếp bên ngoài, trong khi sự hài lòng trong công việc của nhân viên công ty phụ thuộc một phần vào giao tiếp nội bộ của công ty. Phác thảo một thông điệp hoặc chiến dịch truyền thông hiệu quả bắt đầu bằng việc kiểm tra một số yếu tố.
Trả lời câu hỏi chính
Trong một thế giới nơi mọi người bị mê hoặc với hàng ngàn tin nhắn mỗi ngày, câu hỏi chính của họ thường là Tại sao tôi nên quan tâm? Lôi hoặc Cái gì trong đó đối với tôi? Giao tiếp hiệu quả làm cho câu trả lời này rõ ràng cho người đọc hoặc người nghe. Tự hỏi bản thân thông tin nào sẽ quan trọng nhất với bạn nếu bạn là thành viên của khán giả và đảm bảo tài liệu của bạn cung cấp các chi tiết này. Nhấn mạnh những lợi ích khi bắt đầu tin nhắn hoặc tài liệu của bạn trước khi thêm thông tin ít quan trọng.
Đơn giản hóa
Giữ cho giao tiếp của bạn đơn giản làm tăng khả năng nó sẽ có hiệu quả. Nhắm mục tiêu cấp độ đọc từ lớp sáu đến lớp tám cho các tài liệu bằng văn bản. Tránh sử dụng các từ viết tắt, thuật ngữ quy định hoặc biệt ngữ. Xóa các từ nếu một người bình thường bạn dừng lại trên đường sẽ không biết nghĩa của chúng. Khi chuẩn bị tài liệu bằng văn bản, hãy giữ câu ngắn và chia nhỏ bản sao với tiêu đề và đồ họa. Một trang đầy văn bản không hấp dẫn người đọc tiềm năng.
Phương pháp
Cung cấp thông tin cho khách hàng và nhân viên thông qua nhiều định dạng. Tin tức phát hành, tin nhắn văn bản và e-mail có thể được sử dụng để truyền đạt thông tin khẩn cấp, trong khi bản tin có thể là một lựa chọn thích hợp cho nội dung ít nhạy cảm với thời gian. Một trang web rất quan trọng để liên lạc với khán giả bên ngoài và một Intranet được tổ chức tốt hiển thị nội dung tin tức và tài nguyên thực tế có thể rất hữu ích cho nhân viên. Kết hợp các bài thuyết trình video cho phép bạn thu hút người học bằng hình ảnh và đưa ra những quan điểm hoặc chi tiết mới. Tổ chức các cuộc họp với nhân viên hoặc công chúng mang đến sự tương tác trực diện có thể tạo dựng uy tín và khiến khán giả cảm thấy có giá trị.
Kịp thời
Thông tin mà khách hàng của bạn cần biết nên được truyền đạt càng nhanh càng tốt. Khi khán giả của bạn học thông tin từ phương tiện truyền thông thay vì trực tiếp từ tổ chức của bạn, có thể có một nhận thức rằng bạn có ý định che giấu thông tin hoặc bạn không thực sự quan tâm đến khán giả của mình. Trung tâm kiểm soát dịch bệnh lưu ý trong cẩm nang truyền thông khủng hoảng rằng hai trong số những sai lầm nghiêm trọng nhất mà tổ chức có thể mắc phải khi giao tiếp với các bên liên quan là cung cấp thông tin quá ít và quá muộn hoặc xuất hiện dưới dạng kiêu ngạo và không coi trọng các bên liên quan. Những suy nghĩ này được tóm tắt trong một khẩu hiệu của cơ quan: Trước hết. Làm cho đúng. Hãy đáng tin cậy.
Độ trong suốt và tần suất
Nhân viên và công chúng thường nghi ngờ các tập đoàn và cơ quan chính phủ, nhưng bạn có thể xây dựng niềm tin bằng cách tăng tính minh bạch của tin nhắn. Các giám đốc điều hành nên có tin xấu và sẵn sàng bày tỏ sự hối tiếc mà họ cảm thấy về hoàn cảnh khó khăn. Chia sẻ lý do đằng sau các quyết định khó khăn cũng có thể xây dựng sự hiểu biết.
Peter Sandmann, một chuyên gia truyền thông rủi ro và tư vấn doanh nghiệp cho biết, khi bạn tiết lộ thông tin gây tổn hại. Những người bắt đầu nhận thấy rằng khi bạn làm điều gì đó sai, bạn nói như vậy; Điều đó xảy ra khi bạn không nói như vậy, bạn đã làm bất cứ điều gì sai.
Khách hàng và nhân viên không nên chỉ nghe tin tức của bạn khi tin xấu.Một bản tin hàng tháng hoặc các cuộc họp hàng quý có thể giúp nhân viên thông báo về các hoạt động của công ty, trong khi các bài viết trên trang web của công ty và các email chọn tham gia giữ khách hàng trong vòng lặp.
