Hầu hết các công ty sử dụng nhiều phương tiện truyền thông để giao tiếp với nhân viên, cổ đông, khách hàng và công chúng. Phương tiện liên lạc thực tế thường được xác định bởi nội dung và mục tiêu của tin nhắn và nhóm bạn đang nói. Nó rất quan trọng đối với các công ty để tập trung vào cả giao tiếp bên trong và bên ngoài. Một số tổ chức thuê các chuyên gia để quản lý tất cả các thông tin liên lạc của họ, chẳng hạn như các nhà hoạch định truyền thông, các công ty quan hệ công chúng, các copywriter chuyên nghiệp và các cơ quan quảng cáo. Các tổ chức khác có một bộ phận hoặc cá nhân trong công ty xử lý tất cả các giao tiếp. Trong cả hai trường hợp, thông điệp của bạn càng được nhắm mục tiêu đến một đối tượng thích hợp, nó sẽ càng hiệu quả hơn.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là bất kỳ thông tin nào được chia sẻ với nhân viên và cổ đông, bao gồm cả ban giám đốc hoặc cổ đông của công ty. Thông tin nội bộ, chẳng hạn như thay đổi chính sách của công ty, thường được giữ kín vì tin nhắn không liên quan đến người ngoài hoặc được giữ trong cơ sở nhân viên.
Truyền thông nội bộ nên được lên kế hoạch và có nghĩa là ảnh hưởng đến kiến thức, thái độ và hành vi của các thành viên trong nhóm của công ty bạn. Đó là cách một công ty xây dựng mối quan hệ và sự hiểu biết với nhân viên của mình ở tất cả các cấp. Nó có thể thúc đẩy năng suất, lòng trung thành, sự đổi mới và niềm tin vào công ty để tất cả nhân viên hiểu cách họ đóng vai trò trong thành công chung của tổ chức.
Truyền thông nội bộ chung
Hầu hết các giao tiếp nội bộ được tạo thành từ thông tin được truyền từ người sử dụng lao động đến nhân viên hoặc từ nhân viên đến nhân viên. Nội dung của các loại truyền thông này có thể bao gồm thông tin về đào tạo, thay đổi quản lý, chính sách và thủ tục và lời mời họp. Một số phương tiện phổ biến cho các loại tin nhắn này bao gồm email, ghi nhớ, trang web nội bộ, thư, cuộc họp và cuộc gọi hội nghị. Các cổ đông và nhân viên thường nhận được các bản tin hoặc báo cáo hàng quý về mục tiêu của công ty và thông tin tài chính. Nó có thể hữu ích khi tạo thông tin liên lạc nội bộ để liên quan đến chính nhân viên trong việc tạo nội dung, vì vậy nó có thể liên quan và thích hợp, giúp nhân viên của bạn cảm thấy như họ có tiếng nói. Khi được thực hiện tốt, truyền thông nội bộ trao quyền cho nhân viên của bạn trở thành một phần của các nỗ lực liên lạc bên ngoài của bạn.
Truyền thông bên ngoài là gì?
Giao tiếp bên ngoài là bất kỳ giao tiếp nào với khách hàng, khách hàng tiềm năng và công chúng bên ngoài tổ chức của bạn. Tin nhắn bên ngoài có thể bao gồm thông tin về sản phẩm mới hoặc về sáng kiến của công ty. Thông điệp bên ngoài thường được phát hành để thu hút khách hàng, xây dựng thương hiệu công ty hoặc ảnh hưởng đến cách công chúng nghĩ về công ty của bạn. Truyền thông bên ngoài của bạn có thể giúp duy trì mối quan hệ với cộng đồng cũng như giúp công ty bạn thu thập thông tin từ khách hàng và khách hàng tiềm năng. Truyền thông bên ngoài cũng bao gồm các kết nối với nhà cung cấp, nhà cung cấp, nhà tài trợ và các đối tác kinh doanh khác mà công ty của bạn có thể cung cấp với các sản phẩm hoặc dịch vụ.
Thông tin liên lạc bên ngoài phổ biến
Khi các công ty muốn tiết lộ thông tin cho khách hàng, khách hàng hoặc các bên liên quan bên ngoài khác, họ sử dụng thông tin liên lạc bên ngoài. Các tổ chức sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau tùy thuộc vào loại và mục tiêu của thông tin. Ví dụ: quảng cáo email, in, truyền hình và đài phát thanh thông báo cho công chúng về việc bán hàng hoặc sản phẩm mới. Thông cáo báo chí là thông tin liên lạc chính thức có thể thông báo về việc thuê lãnh đạo mới hoặc sáng kiến của công ty, chẳng hạn như một cuộc đấu giá từ thiện hoặc sự kiện chuyên nghiệp sắp tới, với mục đích để có được phương tiện truyền thông kiếm được. Trang web và các kênh truyền thông xã hội cũng được coi là một phần của nền tảng truyền thông bên ngoài tổ chức.
Một số công ty thuê các nhà hoạch định truyền thông để có được công ty của họ và thông tin của họ được đề cập trong các bài báo. Cũng nên nhớ nghĩ về nhân viên của bạn như là đối tác khi nói đến giao tiếp bên ngoài của bạn. Bạn cần đảm bảo rằng họ được thông báo đầy đủ thông qua các phương thức liên lạc nội bộ của bạn để giúp bạn giao tiếp hiệu quả với khán giả bên ngoài.
Cân nhắc thêm về phương tiện
Nếu bạn chịu trách nhiệm lập kế hoạch truyền thông cho công ty của bạn, hãy chọn phương tiện phù hợp với thông điệp thực tế, cho dù là nội bộ hay bên ngoài, mỗi khi bạn cần liên lạc. Ví dụ: nếu thông tin bạn phát hành là nhạy cảm hoặc riêng tư, bạn có thể cần thông báo nó tại một cuộc họp trực tiếp thay vì truyền thông tin đó qua email cho tất cả nhân viên. Nếu công ty của bạn đang có một vụ mua bán lớn, bạn sẽ muốn sử dụng một quảng cáo để thông báo cho công chúng, thay vì bản tin của cổ đông để thông báo về sự kiện này.
Nhiều công ty có cả trang web nội bộ và bên ngoài có các thông điệp phù hợp. Xem xét đối tượng của bạn là ai và thông điệp bạn đang chia sẻ mỗi khi bạn giao tiếp là chìa khóa thành công trong kinh doanh. Và hãy nhớ đừng bắn phá khán giả nội bộ và bên ngoài với quá nhiều thông tin liên lạc để tin nhắn của bạn không bị pha loãng hoặc bị bỏ qua.
