Giao tiếp trong một tổ chức xảy ra theo một số cách khác nhau, đó là lý do tại sao việc nhận ra các loại giao tiếp đang diễn ra và cách giao tiếp chính xác trong các lĩnh vực đó rất quan trọng. Cách bạn giao tiếp với đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp nên khác với cách bạn giao tiếp với người quản lý hoặc chủ tịch công ty. Nhiều yếu tố khác cũng xuất hiện, bao gồm các giá trị của công ty và giao tiếp phi ngôn ngữ.
Các loại hình truyền thông
Có hai loại giao tiếp cơ bản: chính thức và không chính thức. Theo một nghiên cứu của bang Oregon, giao tiếp chính thức được định nghĩa là giao tiếp thông qua các kênh thông báo được chỉ định chính thức giữa các vị trí tổ chức. Nói cách khác, giao tiếp chính thức được hướng đến một người có thẩm quyền hoặc từ một người có thẩm quyền về một chủ đề liên quan đến công việc. Mặt khác, giao tiếp không chính thức được định nghĩa là các giai đoạn tương tác không phản ánh các kênh liên lạc được chỉ định chính thức, bao gồm nói chuyện với bạn bè tại nơi làm việc.
Truyền thông chính thức
Có ba con đường trong đó giao tiếp chính thức tồn tại trong một công ty: hướng xuống, hướng lên và chiều ngang. Giao tiếp đi xuống xảy ra khi các nhà quản lý nói chuyện với nhân viên. Kiểu giao tiếp này tồn tại khi người quản lý cần giải thích hướng dẫn công việc, sửa lỗi công việc của nhân viên hoặc giải thích các quy trình mới. Mặc dù loại giao tiếp này rất quan trọng đối với tổ chức, nhưng điều quan trọng là các nhà quản lý giao tiếp hiệu quả mà không cần nói chuyện với nhân viên. Giao tiếp đi lên xảy ra khi cấp dưới cần nói chuyện với người quản lý của họ, một việc có thể đơn giản như cho người quản lý biết một nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc về một vấn đề liên quan đến công việc. Giao tiếp theo chiều ngang là khi các công nhân trong cùng cấp độ công việc giao tiếp với nhau về việc hoàn thành các nhiệm vụ.
Truyền thông không chính thức
Điều quan trọng là không để giao tiếp không chính thức bị nhầm lẫn với giao tiếp theo chiều ngang. Mặc dù giao tiếp theo chiều ngang diễn ra trong cùng một cấp độ công việc, nhưng nó được thực hiện để đạt được các mục tiêu liên quan đến công việc, trong khi giao tiếp không chính thức diễn ra trong môi trường xã hội nhiều hơn. Giao tiếp không chính thức cũng quan trọng như giao tiếp chính thức vì nó giúp xây dựng tinh thần làm việc của nhân viên và mang lại bầu không khí "vui vẻ" trong công việc. Các vấn đề phát sinh với giao tiếp không chính thức khi mọi người đưa nó đi quá xa hoặc bắt đầu buôn chuyện về nhau. Giao tiếp không chính thức có thể quan trọng trong một tổ chức, nhưng nó không nên thay thế cấu trúc truyền thông chính thức.
