Các cuộc họp kinh doanh đòi hỏi phải lên lịch, tổ chức, lãnh đạo, lưu trữ hồ sơ và theo dõi. Làm thế nào tiến hành dự án của bạn sẽ phụ thuộc vào việc ra quyết định và hành động sẽ bắt nguồn từ nỗ lực hợp tác có thể có từ cuộc họp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình nghị sự
-
Phòng họp
Dự thảo chương trình họp. Chương trình nghị sự là về phác thảo của tất cả các vấn đề đòi hỏi thảo luận cho các quyết định cần thiết để tiếp tục dự án hoặc mục tiêu của bạn. Liệt kê tất cả các vấn đề đã biết trong một định dạng phác thảo ngắn gọn với các gạch đầu dòng. Một khi bạn đã soạn thảo chương trình nghị sự, bạn sẽ biết các vấn đề, và sau đó bạn sẽ biết ai cần tham dự cuộc họp.
Gửi email hàng loạt hoặc gọi điện thoại cho tất cả những người cần tham dự cuộc họp và yêu cầu sự sẵn có của họ với ngày và thời gian trong khoảng thời gian một tuần nếu bạn có nhiều người tham dự. Điều này một mình có thể là một thách thức khó khăn với lịch trình bận rộn. Khi bạn đã có sẵn mọi người, hãy tham khảo chéo các lịch trình cho một ngày và thời gian có sẵn. Lên kế hoạch đủ thời gian để tổ chức cuộc họp và gửi thông báo cho tất cả những người tham dự ngày, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và địa điểm của cuộc họp, cùng với một bản sao của chương trình nghị sự.
Để chuẩn bị cho cuộc họp, có các bản sao của chương trình nghị sự được phân phát cho tất cả những người tham dự cùng với bất kỳ tài liệu nào sẽ là chủ đề thảo luận. Bảng hiển thị và bản trình bày điểm sức mạnh phải sẵn sàng để hiển thị với giá vẽ và bất kỳ máy chiếu, máy tính xách tay và màn hình cần thiết nào. Ngoài ra, người tổ chức cuộc họp nên được chuẩn bị để dẫn dắt cuộc họp và một người lưu giữ hồ sơ nên tham dự cuộc họp để ghi chú.
Người tổ chức cuộc họp / người lãnh đạo cần tiếp tục thảo luận. Thảo luận chắc chắn sẽ dẫn đến các vấn đề tiếp tuyến và thảo luận ngoài chủ đề, vì vậy nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng cuộc thảo luận cuối cùng sẽ trở lại các mục chương trình nghị sự. Người lãnh đạo cũng phải theo dõi thời gian và tiếp tục thảo luận để đạt được tất cả các mục chương trình nghị sự. Nhà lãnh đạo nên cung cấp một mô tả ngắn về các mục chương trình nghị sự để bắt đầu cuộc thảo luận và cũng đặt câu hỏi hoặc yêu cầu đầu vào từ những người tham dự để có được thông tin cần thiết. Người lãnh đạo nên kết luận từng mục hành động với người chịu trách nhiệm hoàn thành mục đó và lịch trình thời gian ước tính để hoàn thành.
Sau khi tất cả các mục chương trình nghị sự được kết thúc, nhóm nên lên lịch một cuộc họp tiếp theo nếu cần thiết hoặc lên lịch các cuộc họp diễn ra thường xuyên vào ngày và giờ đã thống nhất.
Người lưu giữ hồ sơ nên biên soạn các ghi chú của mình thành một biên bản cuộc họp được tổ chức theo định dạng phác thảo. Biên bản dự thảo sau đó nên được gửi cho những người tham dự cuộc họp để tìm kiếm ý kiến, sửa chữa hoặc thay đổi. Biên bản cuộc họp cuối cùng nên được phân phát cho những người tham dự và được sử dụng để theo dõi hành động và là cơ sở cho chương trình họp tiếp theo nếu cần thiết.
