Thế giới kinh doanh đầy những cuộc họp dài, nhàm chán, lan man. Nếu cuộc họp của bạn được tập trung và đến điểm, tất cả những người tham dự sẽ đánh giá cao nó. Cho dù đó là một cuộc họp nhân viên hàng tuần hoặc một hội nghị ngành, lập kế hoạch và chuẩn bị có thể tạo ra sự khác biệt giữa một phiên làm việc hiệu quả hoặc một vài giờ tẻ nhạt.
Có một mục tiêu
Cuộc họp sẽ diễn ra nhanh hơn và tập trung hơn nếu bạn có lý do để tổ chức nó. Ngay cả khi đó là một cuộc họp hàng tuần thường xuyên, nó sẽ hiệu quả hơn nếu bạn có một mục tiêu cụ thể. Vẽ một chương trình nghị sự chạm vào các chủ đề bạn muốn đề cập. Bám sát chương trình nghị sự: Nếu ai đó đưa ra một chủ đề không liên quan, hãy bảo họ nói về nó với bạn sau khi cuộc họp kết thúc.
Mời chọn lọc
Đừng mời những người không cần phải ở đó. Nếu tất cả những gì bạn cần từ ai đó là một bản cập nhật cho dự án mới nhất của cô ấy, bạn có thể nhận được điều đó trong một email. Giữ cuộc họp ở một kích thước hợp lý giữ cho mọi thứ có trật tự và tập trung hơn. Nó cũng giải phóng nhiều người hơn để làm công việc hiệu quả.
Chuẩn bị người tham dự của bạn
Gửi chương trình nghị sự của bạn trước cuộc họp, để mọi người biết những gì mong đợi. Nếu bạn gọi cuộc họp để đối phó với sự phát triển gần đây - thay đổi luật, trì hoãn dự án - bao gồm thông tin cơ bản với chương trình nghị sự. Bằng cách đó, mọi người sẽ tăng tốc và bạn có nhiều thời gian hơn trong cuộc họp để giải quyết sự phát triển.
Tìm không gian phù hợp
Tìm một căn phòng đủ rộng để mọi người tham dự có thể ngồi thoải mái. Ép người trong hoặc săn tìm ghế là mất tập trung, không thoải mái và làm cho bạn trông không chuẩn bị. Xác nhận phòng có bất kỳ thiết bị nào bạn cần và nó đang hoạt động. Điều này đặc biệt quan trọng nếu cuộc họp bao gồm phần trình bày trình chiếu hoặc nếu ai đó sẽ tham dự qua điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.
Chỉ đạo cuộc họp
Agendas không phải là phép thuật. Rất nhiều cuộc họp bắt đầu với một mục tiêu, sau đó những người tham gia xoay xở tiếp tuyến. Nếu bạn đang lưu trữ, tùy thuộc vào bạn để điều khiển con tàu quay trở lại. Nếu khách của bạn bao gồm khách hàng hoặc quản lý cấp trên, bạn sẽ phải làm điều này với một cú chạm tinh tế, nhưng nó cần phải làm. Kết thúc cuộc họp vào thời gian dự kiến.
Giúp mọi người thư giãn
Bạn không muốn tổ chức một cuộc họp chặt chẽ như vậy, mọi người đều cảm thấy như họ đang ở trong trại khởi động. Sắp xếp để cung cấp đồ ăn nhẹ và đồ uống không cồn. Dành một chút thời gian lúc bắt đầu để nói chuyện nhỏ, vì mọi người tự nhiên thích bắt kịp với nhau. Chỉ cần đừng để nó chạy đến điểm nó làm trì hoãn việc kinh doanh.
