Biết khi nào nên viết thư kinh doanh chính thức so với email doanh nghiệp có thể dễ dàng đến với những người thoải mái truyền tải thông điệp ở các định dạng khác nhau; tuy nhiên, có một số yếu tố cần xem xét khi chọn phương tiện. Các yếu tố như kinh nghiệm, hình thức, bảo mật và thậm chí thứ hạng hoặc trạng thái của người nhận nên được xem xét khi bạn đưa ra quyết định viết.
Sự khác biệt chính
Điều đầu tiên phân biệt thư kinh doanh với email doanh nghiệp là một bức thư thường được coi là bản sao cứng và email doanh nghiệp là bản sao mềm - một tin nhắn điện tử. Sau khi bạn soạn thư kinh doanh, bạn in nó, đóng dấu vào phong bì, dán bưu chính và sử dụng dịch vụ như Dịch vụ bưu chính của Hoa Kỳ hoặc một công ty chuyển phát qua đêm để gửi thư cho người nhận. Mặt khác, một email kinh doanh cũng được soạn thảo bằng máy tính hoặc phương tiện điện tử, nhưng nó được gửi bằng điện tử đến người nhận chỉ trong vài giây.
Thời gian giao hàng
Thư công việc sẽ đến sớm nhất là vào ngày sau khi bạn gửi thư qua thư hoặc dịch vụ chuyển phát như FedEx. Nếu bạn cần thư đến sớm hơn, bạn có thể thuê một người chuyển phát nhanh để giao hàng trong cùng ngày. Bạn sẽ phải chịu một chi phí với một trong hai lựa chọn - tem bưu chính hoặc phí giao hàng. Nếu bạn muốn một tin nhắn khẩn cấp đến ngay lập tức, lựa chọn tốt nhất của bạn là gửi email doanh nghiệp. Một tường lửa chỉ là một trở ngại nhỏ có thể trì hoãn việc giao hàng, nhưng ngay cả khi đó, sự chậm trễ này thực tế không quan trọng.
Nội dung của giao tiếp kinh doanh
Nếu bạn đang viết một giao tiếp chính thức, có khả năng bạn muốn truyền tải thông điệp của mình trong một lá thư kinh doanh. Ví dụ, nếu bạn đang viết về một vấn đề hợp đồng, thật khôn ngoan khi có một bản sao cứng của thư từ của bạn. Nhược điểm của điều này là các mảnh giấy có thể bị mất và một email doanh nghiệp có thể tồn tại trong một thư mục điện tử mãi mãi. Một email doanh nghiệp có thể truyền tải cùng một thông điệp, nhưng nếu đó là một vấn đề nghiêm trọng, email doanh nghiệp thường được xem là ít chính thức hơn một thư kinh doanh. Nếu giao tiếp của bạn yêu cầu chữ ký mực, rõ ràng bạn không thể ký email kinh doanh bằng mực. Tuy nhiên, bạn có thể gắn chữ ký điện tử hoặc kỹ thuật số vào thư email.
Định dạng Email Versus
Theo Trung tâm Viết của Đại học Bắc Michigan, định dạng thường được sử dụng cho các chữ cái kinh doanh là kiểu khối. Mỗi phần của bức thư được tuôn ra với lề trái theo kiểu khối truyền thống. Một khối sửa đổi định vị lời chào kết thúc và chữ ký ở phần giữa dưới cùng của bức thư; định dạng bán khối có nghĩa là các đoạn được thụt lề. Nếu bạn đang viết email doanh nghiệp, thật dễ dàng để sao chép định dạng khối truyền thống bằng cách nhập lời chào, thân và đóng dấu chào của bạn bằng lề trái, bởi vì nếu bạn bỏ qua các đoạn thụt đầu dòng và đóng lời chào, định dạng có thể trông kỳ lạ, tùy thuộc vào trên kích thước của màn hình hoặc màn hình mà người nhận đọc thông tin liên lạc.
Duy trì bảo mật
Bạn có thể sử dụng hình mờ trên một lá thư sao chép cứng để cho biết "Bảo mật" hoặc bạn có thể đánh dấu email doanh nghiệp Bí mật bằng cách nhấp vào một trong các tùy chọn mà chương trình email của bạn cung cấp. Cả thư kinh doanh lẫn email doanh nghiệp đều không thể đảm bảo bí mật tuyệt đối vì người nhận có thể sao chép thư hoặc chỉ đơn giản là chuyển tiếp email đến người không liên lạc với thông tin ban đầu. Trong cả hai trường hợp, bạn phải dựa vào tính toàn vẹn của người nhận để duy trì tính bảo mật của thư tín của bạn.
Tình trạng có thể tạo sự khác biệt
Một giám sát viên viết thư cho một báo cáo trực tiếp có khả năng sử dụng email để truyền đạt một tin nhắn không chính thức, chẳng hạn như thông báo rằng cô ấy sẽ rời khỏi văn phòng. Cô ấy không cần phải cung cấp cho nhân viên của mình một lá thư chính thức cho những thư từ thường lệ như vậy. Mặt khác, nếu cô ấy đang truyền đạt một chỉ thị chính sách hoặc ban hành một hành động khen thưởng hoặc kỷ luật, một bản sao cứng có thể là định dạng ưa thích và đó là nếu công ty duy trì hồ sơ giấy. Trong trường hợp văn phòng không giấy tờ, email doanh nghiệp là hình thức giao tiếp bắt buộc, bất kể đối tượng là gì. Trong một trường hợp khác, nếu một báo cáo trực tiếp viết cho người giám sát của cô ấy để từ chức, thì một lá thư kinh doanh trao tay sẽ mở ra một cuộc trò chuyện ngắn (nếu muốn) về lý do cô ấy từ chức vì bức thư có thể không chứa những chi tiết đó.
