Không bao giờ đánh giá thấp bao nhiêu nghi thức điện thoại ảnh hưởng đến khách hàng liên hệ với trung tâm cuộc gọi của bạn. Nghi thức điện thoại phù hợp cũng quan trọng đối với trải nghiệm khách hàng tốt như kiến thức về sản phẩm hoặc dịch vụ và kỹ năng giải quyết vấn đề. Cả đào tạo mới và đào tạo liên tục là rất quan trọng để vừa dạy vừa củng cố các kỹ năng nghi thức điện thoại của trung tâm cuộc gọi.
Thực hành điện thoại tốt nhất
Các thủ tục của trung tâm cuộc gọi nên tập trung vào các thực tiễn tốt nhất để có nghi thức điện thoại tốt. Chúng bao gồm sử dụng một lời chào chính thức trong đó bạn nêu rõ tên của mình, giải quyết một người gọi bằng cách sử dụng sir hoặc ma Hóaam và không bao giờ làm gián đoạn người gọi. Cho phép người gọi kết thúc một ý nghĩ hoặc câu không chỉ là lịch sự, mà còn cần thiết để hiểu mục đích của cuộc gọi hoặc đặt câu hỏi để hỏi khi người gọi kết thúc, vì vậy mọi người đều ở trên cùng một trang. Không ăn hoặc uống trong khi gọi là một thực hành tốt nhất thông thường.
Nghi thức thanh nhạc
Mặc dù có ý định tốt, nhưng có thể dễ dàng bỏ qua nghi thức thanh nhạc trong một trung tâm cuộc gọi bận rộn. Ngay cả khi lời nói và thông tin của bạn là chính xác, cách bạn gửi tin nhắn có thể dẫn đến một cuộc gọi không thành công. Giai điệu, sự uốn cong, cao độ, tốc độ và âm lượng đều quan trọng đối với nghi thức thanh nhạc tốt. Làm nổi bật các từ hoặc cụm từ phù hợp, một âm vực thấp hơn, nói chậm và rõ ràng, và nói không quá nhẹ cũng không quá to là rất quan trọng. Đừng bỏ qua giọng nói của bạn, điều này truyền đạt cảm giác của bạn về người gọi.
