Những ảnh hưởng bên trong và bên ngoài khác nhau có thể khuyến khích sự thay đổi trong một tổ chức. Một số tổ chức bắt đầu thay đổi nội bộ để nâng cao hiệu lực và hiệu quả. Các tổ chức khác thay đổi để đáp ứng với các lực lượng bên ngoài, như khí hậu kinh tế, cạnh tranh hoặc dự báo ngành. Các nhà quản lý rất khôn ngoan để hiểu các lý thuyết về thay đổi tổ chức và bốn bước cơ bản để thúc đẩy thay đổi.
Thay đổi tổ chức
Với bất kỳ thay đổi tổ chức nào, người quản lý phải cân bằng nhu cầu cải thiện hoạt động nội bộ với nhu cầu đáp ứng với các sự kiện mới. Theo cuốn sách "Quản lý đương đại" của Gareth R. Jones và Jennifer M. George, thay đổi tổ chức được định nghĩa là "sự di chuyển của một tổ chức ra khỏi trạng thái hiện tại và hướng tới một số trạng thái mong muốn để tăng hiệu quả và hiệu quả của nó."
Lý thuyết trường lực của sự thay đổi
Theo Jones và George, "lý thuyết thay đổi trường lực" của Lewin có thể được áp dụng cho kế hoạch thay đổi tổ chức khi có hai lực lượng đối lập tồn tại. Nhóm lực lượng đầu tiên có thể làm cho một tổ chức chống lại sự thay đổi, chẳng hạn như nhân viên thích hệ thống hiện tại. Đồng thời, nhóm lực lượng thứ hai có thể đang đẩy một tổ chức theo hướng thay đổi, chẳng hạn như công ty cần phải trở nên hiệu quả hơn để có lợi thế cạnh tranh trong ngành. Theo Jones và George, câu trả lời cho vấn đề nan giải này như sau: "Để khiến một tổ chức thay đổi, các nhà quản lý phải tìm cách tăng lực lượng để thay đổi, giảm sức đề kháng để thay đổi hoặc làm cả hai theo cách đồng thời."
Thay đổi tiến hóa
Thay đổi tiến hóa được mô tả là tăng dần, dần dần và tập trung hẹp. Sự thay đổi này là không đổi. Thay đổi tiến hóa có thể là một mục tiêu dài hạn, được phát triển cẩn thận mà một tổ chức đang hướng tới. Một công cụ có thể thúc đẩy và thay đổi trực tiếp tiến hóa là hoạch định chiến lược.
Thay đổi cách mạng
Thay đổi mang tính cách mạng là kịch tính, nhanh chóng và tập trung rộng rãi. Sự thay đổi căn bản này có thể có nghĩa là cách thức mới để làm mọi thứ, mục tiêu mới hoặc một cấu trúc tổ chức mới. Ba thành phần quan trọng của sự thay đổi mang tính cách mạng là "tái cấu trúc, tái cấu trúc và đổi mới", như mô tả của Jones và George. Thay đổi mang tính cách mạng là phù hợp trong ngành công nghệ, nơi những tiến bộ nhanh chóng thường xảy ra. Mặc dù một tổ chức không thể lập kế hoạch cho mọi tình huống, "lập kế hoạch kịch bản" có thể phù hợp nhất để dự đoán sự thay đổi mang tính cách mạng tiềm năng. Trong kế hoạch kịch bản, một doanh nghiệp hình dung các kết quả có thể xảy ra trong tương lai và tạo ra một kế hoạch để đối phó với từng người.
Bốn bước trong thay đổi tổ chức
Các nhà quản lý của một tổ chức trước tiên đánh giá sự cần thiết phải thay đổi bằng cách nhận ra rằng một vấn đề tồn tại và xác định nguồn gốc của vấn đề. Tiếp theo họ quyết định tương lai lý tưởng cho tổ chức và xác định con đường dẫn đến sự thay đổi lý tưởng đó. Sau đó, các nhà quản lý thực hiện thay đổi. Cuối cùng, họ đánh giá kết quả của sự thay đổi bằng cách so sánh tổ chức trước sự thay đổi và sau đó.
