Bất chấp sự tinh vi của máy tính và phần mềm kế toán ngày nay, quy trình trả lương cơ bản vẫn gần như giống như nhiều thập kỷ trước. Rất ít doanh nghiệp vẫn ghi chép và xử lý bảng lương bằng tay, nhưng điều này rất cần thiết cho bất kỳ nhà quản lý doanh nghiệp nào để hiểu cách thức hoạt động của quy trình trả lương để kiểm soát chi phí lao động và giải quyết các vấn đề có thể tốn kém. Điều này đúng ngay cả khi bạn thuê ngoài các hoạt động tiền lương của mình, một lựa chọn phổ biến. Quá trình tính lương bắt đầu bằng việc ghi lại thời gian nhân viên đưa vào công việc. Điều này có thể đơn giản như một bảng thời gian viết tay hoặc liên quan đến việc sử dụng đồng hồ thời gian trên máy vi tính để chuyển dữ liệu trực tiếp đến một máy tính sẽ xử lý bảng lương. Trước khi bắt đầu xử lý bảng lương, nhân viên mới hoặc những người có tình trạng đã thay đổi phải điền vào Mẫu W-4 để được miễn giảm.
Tính toán tiền lương
Người sử dụng lao động tập hợp tất cả các hồ sơ thời gian của nhân viên vào cuối thời gian trả lương, có thể là hàng tuần, hai tuần một lần hoặc một số giai đoạn khác). Bước đầu tiên trong việc tính toán tiền lương là tìm một nhân viên có mức lương gộp, có thể đơn giản như cộng số giờ làm việc và nhân với tỷ lệ lương của người đó. Điều chỉnh có thể cần thiết để bao gồm làm thêm giờ, hoa hồng, tiền boa và bồi thường khác. Bồi thường cho các chi phí liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như hoàn trả số dặm, thường được bao gồm trong tiền lương của nhân viên sau khi tính toán tiền lương, bởi vì các khoản bồi hoàn này không phải chịu thuế. Bước tiếp theo là tìm một nhân viên rút tiền trợ cấp. Để làm điều này, bạn cần có nhân viên của W-4 và IRS Ấn phẩm 15 Thông tư E. Tiền lương chịu thuế thu nhập liên bang là tổng lương trừ đi tổng số tiền được miễn.
Thuế
Phần phức tạp nhất của quy trình trả lương là tính thuế. Đối với mục đích trả lương, thuế được chia thành hai nhóm: những nhóm mà người lao động phải trả và được khấu trừ vào tổng lương và những người mà người sử dụng lao động phải trả. Nhân viên phải trả ba loại thuế liên bang: thuế thu nhập, An sinh xã hội và Medicare. Hướng dẫn đầy đủ để tính các loại thuế này được tìm thấy trong Ấn phẩm IRS 15. Ở hầu hết các tiểu bang, cũng có thuế thu nhập của tiểu bang. Hướng dẫn về thuế nhà nước có sẵn từ Cục Doanh thu hoặc Thuế của tiểu bang. Thuế do chủ sử dụng lao động là đóng góp của chủ lao động cho Bảo hiểm xã hội và Medicare, thuế thất nghiệp liên bang và thuế thất nghiệp của tiểu bang - FUTA và SUTA. Sử dụng Ấn phẩm 15 của IRS để tính toán những điều này. Thuế FUTA và SUTA phải được tính cùng nhau vì có một khoản tín dụng trên FUTA cho SUTA được thanh toán.
Giải ngân
Trạng thái cuối cùng của quy trình trả lương là thực sự trả cho nhân viên và nộp thuế. Làm séc biên chế khá đơn giản. Việc kiểm tra chính nó cũng giống như bất kỳ kiểm tra khác. Tuy nhiên, tiền lương đi kèm với một bảng lương, đó là một danh sách bằng văn bản về tiền lương, thuế và bất kỳ khoản khấu trừ hoặc điều chỉnh nào khác. Các cuống biên chế, điền vào từng mục và tổng số hàng năm, được trao cho nhân viên cho hồ sơ của mình. Luôn luôn là khôn ngoan để xem xét tiền lương trước khi phân phối chúng, vì sai lầm có thể tốn kém. Ví dụ: bạn không muốn tìm ra một lần nhấn phím bị mất đã khiến mức lương 3.000 đô la được phát hành khi số tiền chính xác là 300 đô la. Gửi thuế khấu trừ cho IRS hoặc dịch vụ doanh thu nhà nước theo hướng dẫn.
