Trong hầu hết mọi lĩnh vực, từ giáo dục đến kinh doanh đến quản lý phi lợi nhuận, các đề xuất bằng văn bản thường là một yêu cầu công việc. Cho dù bạn đang cố gắng đảm bảo tài trợ cho một dự án mới, lấy tài khoản mới hoặc thay đổi quy trình hoặc thủ tục, những người ra quyết định cần một lời giải thích rõ ràng về lý do tại sao ý tưởng của bạn tốt hơn những người khác. Viết một đề xuất hiệu quả có thể giúp bạn có được tài trợ và hỗ trợ bạn cần để hoàn thành một dự án; một đề xuất được viết và trình bày kém có thể dẫn đến sự bác bỏ ngay cả ý tưởng vững chắc nhất.
Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt đầu đề xuất của bạn. Hiểu đối tượng của bạn là ai và thông tin họ đang tìm kiếm. Nếu bạn đang trả lời yêu cầu đề xuất, hãy rõ ràng về các hướng dẫn và thời hạn đề xuất, và thu thập các tài liệu bổ sung bạn cần gửi cùng với đề xuất.
Phân tích ngôn ngữ được sử dụng bởi đối tượng đề xuất và tìm kiếm các từ thông dụng và khái niệm mà họ thường xuyên sử dụng trong giao tiếp. Học cách nói ngôn ngữ của họ và kết hợp sự hiểu biết đó vào đề xuất của bạn.
Bắt đầu với một cái nhìn tổng quan về đề xuất của bạn. Tóm tắt những gì bạn đang yêu cầu và tại sao. Giới thiệu những điểm chính của đề xuất của bạn mà không đi sâu vào chi tiết; tóm tắt chỉ nên là một vài đoạn và không dài hơn một trang.
Chi tiết vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết với đề xuất của bạn. Cho dù bạn đang xin tiền để mua vật tư hoặc thiết bị mới, hoặc yêu cầu được chọn để hoàn thành công việc, bạn cần cung cấp bằng chứng rõ ràng rằng bạn hiểu vấn đề trong tay và những gì cần phải hoàn thành.
Giải thích cách giải pháp của bạn sẽ giải quyết vấn đề hiệu quả. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích và hỗ trợ các yêu cầu của bạn với càng nhiều bằng chứng càng tốt. Những người đọc đề xuất của bạn có thể hoài nghi về ý tưởng và giải pháp của bạn, vì vậy hãy chuẩn bị để sao lưu các yêu cầu của bạn với các sự kiện vững chắc.
Nghiên cứu các lựa chọn thay thế có thể khác cho đề xuất của bạn, và sẵn sàng trả lời phản đối. Mặc dù bạn không nên nêu chi tiết các giải pháp khác trong đề xuất của mình, hãy cẩn thận từ từ giải pháp của bạn để rõ ràng lý do tại sao ý tưởng của bạn tốt hơn các giải pháp khác.
Cung cấp thông tin cụ thể về ngân sách, thời hạn và nhóm làm việc cho đề xuất của bạn, nếu có. Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm nguồn vốn cho một dự án, bạn phải có khả năng cung cấp cho các nhà tài trợ tiềm năng một bản phân tích về cách thức chi tiêu tiền.
Trình bày công việc tốt nhất của bạn. Cẩn thận chỉnh sửa và đọc lại đề xuất của bạn; tốt nhất là để một vài người khác nhìn vào nó để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ lỗi nào. Định dạng đề xuất của bạn theo hướng dẫn của tổ chức đang tìm kiếm đề xuất và làm cho nó trông hấp dẫn nhất có thể.
Cảnh báo
Nếu bạn đang trả lời yêu cầu đề xuất, hãy làm theo hướng dẫn từ cơ quan ban hành để gửi thư. Không tuân theo hướng dẫn có thể là căn cứ để bị loại ngay lập tức.
