Cơ cấu tổ chức chính thức tập trung vào vai trò và vị trí hơn là người trong các vị trí. Chính thức hóa là quá trình tạo ra một cấu trúc chính thức và bao gồm việc duy trì cấu trúc chính thức đó theo thời gian. Chính thức hóa một cấu trúc tổ chức thường được bắt đầu trong nỗ lực hợp lý hóa quá trình ra quyết định. Tổ chức chính thức là rất quan trọng đối với tổ chức trong đó các vấn đề được biết đến và các thay đổi được thực hiện chậm và có chủ đích.
Cấu trúc chính thức so với không chính thức
Không giống như cấu trúc tổ chức không chính thức, coi trọng cá nhân ở trên vị trí công việc và cho phép phát triển vai trò theo quy định của người giữ vị trí, cấu trúc tổ chức chính thức bao gồm các vai trò được thiết lập không dễ dàng thay đổi. Cấu trúc tổ chức không chính thức theo một số cách sáng tạo hơn so với cấu trúc chính thức. Tuy nhiên, cấu trúc không chính thức là hữu ích nhất cho các ngành công nghiệp thay đổi nhanh chóng, chẳng hạn như lĩnh vực công nghệ. Ngoài ra, quy mô của tổ chức có thể chỉ ra mức độ chính thức hóa cần thiết. Điều cần thiết là phải hiểu nhu cầu của từng tổ chức khi xác định cấu trúc nào hiệu quả nhất cho từng tình huống.
Nhận biết
Chính thức hóa có thể được xác định bởi mức độ mà các vai trò tổ chức được tách ra khỏi các cá nhân thực hiện các vai trò đó. Cấu trúc tổ chức chính thức bao gồm cấu trúc phân cấp, báo cáo từ trên xuống và ra quyết định. Nó được công nhận bởi sự tồn tại của các tiêu chuẩn và quy định rõ ràng, được mã hóa. Một cấu trúc chính thức thường bao gồm nhiều lớp giám sát, bao gồm giám đốc cấp cao hoặc trưởng bộ phận, quản lý cấp trung và giám sát viên vận hành.
Lợi ích
Một lợi ích của việc chính thức hóa cấu trúc tổ chức là bản chất thường xuyên của sự kế thừa. Vai trò của một vị trí cụ thể sẽ vẫn như cũ, bất kể ai sống ở vị trí công việc cụ thể. Các quy trình làm việc được ghi lại để một nhân viên mới có thể dễ dàng chèn vào vị trí trống mà không thay đổi các quy trình liên quan đến vị trí đó. Cấu trúc bền vững của một tổ chức chính thức không thay đổi trừ khi nó bị thay đổi một cách có chủ đích bởi ban quản lý. Cấu trúc dễ hiểu và giải thích. Ngoài ra, việc liên kết các quy trình làm việc hàng ngày với nhiệm vụ chung của tổ chức có thể dễ dàng đạt được trong một cấu trúc tổ chức chính thức.
Sơ đồ tổ chức
Cấu trúc của một tổ chức chính thức, cũng như vai trò và mối quan hệ giữa các vai trò đó, thường được hiển thị thông qua việc sử dụng biểu đồ tổ chức. Biểu đồ biểu đồ các vai trò cá nhân trong tổ chức, bao gồm cả ai báo cáo cho ai. Nó cũng minh họa cách thông tin và quyết định chảy trong tổ chức. Sơ đồ tổ chức là một công cụ có giá trị trong quá trình chính thức hóa.
