Bất kỳ loại hình tổ chức nào cũng dựa vào cấu trúc, từ hiệp hội chủ nhà địa phương đến một tập đoàn đa quốc gia. Hình thức của cấu trúc đó phụ thuộc vào sự lựa chọn lãnh đạo của nó. Các cấu trúc có thể khác nhau về hình thức, với một số nhóm không có quy tắc nào và các nhóm khác có mọi thứ được ghi lại và ký bởi mỗi nhân viên mới. Để quyết định loại cấu trúc tổ chức mà doanh nghiệp của bạn nên có, có thể giúp biết các lựa chọn của bạn.
Hệ thống chính thức so với hệ thống không chính thức
Thông thường, một cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp sẽ tạo tiền lệ cho văn hóa làm việc nói chung. Khi bạn mô tả cấu trúc của mình trong quá trình phỏng vấn, bạn sẽ tự nhiên thu hút loại nhân viên thích làm việc trong loại môi trường đó và những nhân viên đó sẽ giới thiệu bạn với người khác. Một cấu trúc tổ chức chính thức là một cấu trúc có các quy trình được ghi chép cẩn thận, từ các sơ đồ tổ chức chi tiết chuỗi lệnh đến các mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí.
Trong một nền văn hóa làm việc không chính thức, những thứ bậc đó thậm chí có thể không bao giờ được thảo luận. Một chủ doanh nghiệp solo có thể thuê nhân viên đầu tiên của mình mà không bao giờ nói to rằng nhân viên đó sẽ phù hợp với sơ đồ tổ chức kinh doanh. Khi thậm chí nhiều nhân viên được thuê và kinh doanh phát triển, một số công ty không bao giờ chính thức giải quyết những vấn đề đó. Tất nhiên, nhiều tổ chức rơi vào đâu đó giữa hai thái cực đó, có lẽ thảo luận về việc nhân viên báo cáo cho ai mà không bao giờ viết nó ra.
Ưu điểm của cấu trúc công việc chính thức
Cấu trúc có thể giúp một tổ chức hoạt động trơn tru, với tất cả các thành viên biết chính xác nơi cần đến nếu họ cần giúp đỡ hoặc có mối quan tâm. Đối với các nhà lãnh đạo, điều đó có nghĩa là có thể đặt một cấu trúc vào nơi các nhà quản lý khác thúc đẩy và hỗ trợ nhân viên, thay vì để mọi người đến với những người đứng đầu về mọi thứ. Người quản lý cấp cao nhất có thể có các cuộc họp với toàn bộ nhóm quản lý và sau đó lọc bộ lọc thông tin xuống các nhân viên bên dưới họ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cho phép các nhà lãnh đạo tập trung vào các mục tiêu cụ thể để phát triển doanh nghiệp.
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn có thể thấy rằng một cấu trúc công việc chính thức cho phép bạn được tổ chức tốt hơn. Nếu bạn đặt mục tiêu, sơ đồ tổ chức của bạn và các chính sách và quy trình của bạn bằng văn bản, bạn có thể thấy bạn thường xuyên xem lại chúng và đảm bảo bạn sẽ luôn đi đúng hướng. Có tất cả mọi thứ được ghi nhận cũng sẽ giúp bạn nếu bạn tiếp cận với các nhà đầu tư hoặc hỏi vay ngân hàng để phát triển doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể có các giấy tờ cần thiết để cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn có một cấu trúc vững chắc.
Ưu điểm của cấu trúc công việc không chính thức
Khi thảo luận về những lợi thế và bất lợi của các nhóm chính thức và không chính thức, khái niệm linh hoạt dường như luôn luôn xuất hiện. Một trong những nhược điểm lớn nhất của cấu trúc công việc chính thức là nó có xu hướng đặt quan liêu vào vị trí có thể làm chậm hoạt động. Nếu một nhân viên phải đến gặp một giám sát viên có vấn đề và chờ đợi nó tiến lên chuỗi, tiến độ sẽ chậm lại và kết quả là doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các vấn đề. Thông tin cũng có thể bị mất khi nó di chuyển lên hoặc xuống, với các chi tiết quan trọng bị lãng quên hoặc bị sai lệch.
Tuy nhiên, có lẽ lợi thế lớn nhất của cấu trúc công việc không chính thức là tính linh hoạt. Thay vì có các quy trình được thiết lập, doanh nghiệp của bạn có quyền tự do thay đổi khi tổ chức trồi sụt. Điều này cũng có nghĩa là nếu bạn có một thay đổi lớn, nhóm của bạn sẽ có thể nhanh chóng điều chỉnh và lấp đầy những khoảng trống đó, thay vì phải chờ đợi để tiến lên phía trước cho đến khi bạn thực hiện lại cấu trúc công ty.
Văn hóa làm việc là gì?
Đặt âm thanh cho mọi thứ mà doanh nghiệp của bạn làm là văn hóa làm việc của nó. Văn hóa đề cập đến niềm tin cốt lõi tạo sức mạnh cho tổ chức của bạn, từ các quyết định bạn đưa ra cho đến quy định trang phục bạn có để nhân viên của bạn tuân theo. Nếu bạn thành lập doanh nghiệp và tự xây dựng nó, văn hóa làm việc của bạn có lẽ là sự phản ánh trực tiếp tính cách và giá trị cốt lõi của chính bạn. Khi bạn thuê người, bạn có thể dự trữ nhóm của mình với những người cũng phản ánh những giá trị đó, cho dù bạn có đang làm như vậy một cách có ý thức hay không.
Tuy nhiên, ngay cả với những ý định tốt nhất, bạn có thể thấy khó khăn trong việc duy trì văn hóa làm việc đó khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Nó có thể chỉ đơn giản là một người không phù hợp với phần còn lại của nhóm, hoặc bạn có thể thấy rằng bạn mang đến một khách hàng mới, người đã tạo ra sự căng thẳng cho môi trường làm việc bình thường, tích cực mà bạn đã làm việc rất chăm chỉ để xây dựng. Bạn càng hiểu văn hóa làm việc mà bạn đang cố gắng duy trì, bạn sẽ càng nhanh chóng có thể đưa mọi thứ trở lại đúng hướng.
Văn hóa làm việc chính thức
Vì văn hóa làm việc gắn chặt với cấu trúc, nên điều quan trọng là phải thảo luận về những lợi thế của văn hóa chính thức. Khi nhiều doanh nghiệp đã thúc đẩy các nền văn hóa làm việc không chính thức, nó đã trở nên rõ ràng rằng nó là một thiết lập không hoạt động cho mọi công ty. Trong thực tế, một số tổ chức phù hợp hơn với một cấu trúc chính thức. Ví dụ, một công ty pháp lý hoặc kế toán có thể thấy rằng văn hóa làm việc chính thức phù hợp hơn với nhân viên của mình.
Văn hóa làm việc chính thức không chỉ làm việc tốt nhất cho những nhân viên thích cấu trúc, mà còn giúp các doanh nghiệp thu hút những khách hàng khăng khăng đòi văn hóa làm việc chính thức. Một công ty cũng có thể thấy dễ dàng hơn để kiếm tiền đầu tư khi nó có một thiết lập chính thức hơn vì các nhà đầu tư truyền thống hơn có thể được rút ra theo cấu trúc được cung cấp.
Văn hóa làm việc không chính thức
Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp đã chuyển sang một môi trường không chính thức hơn, với các nghiên cứu liên kết văn hóa làm việc nhất định với tinh thần được cải thiện. Văn hóa làm việc tích cực là về sự gắn kết của nhân viên, có nghĩa là trao quyền cho người lao động là một phần của việc xây dựng và phát triển tổ chức. Văn hóa không chính thức vượt xa các quy tắc trang phục thông thường và phòng nghỉ đầy ắp để bao gồm giờ làm việc linh hoạt và các chính sách mở cửa.
Trong văn hóa làm việc không chính thức, sự hài lòng của nhân viên là mục tiêu hàng đầu, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo rằng loại môi trường này phù hợp với tính cách của bạn cũng như sở thích của những người bạn thuê. Điều này có thể có nghĩa là đôi khi phải điều chỉnh cách bạn vận hành hoặc suy nghĩ lại về một số thực hành tuyển dụng của bạn. Bạn có thể thấy rằng việc thêm một vài nhà thầu hoặc fulltimers từ xa là phù hợp hơn với môi trường mà bạn đang cố gắng tạo, chẳng hạn. Dù thế nào đi chăng nữa, văn hóa làm việc không chính thức sẽ cho bạn sự linh hoạt để thực hiện những thay đổi đó.
Thiết lập cấu trúc trong môi trường không chính thức
Loại bỏ cấu trúc không có nghĩa là bạn không cung cấp hướng dẫn về những gì được mong đợi của mỗi nhân viên hoặc phản hồi về cách họ thực hiện. Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm cho đến khi có tài liệu chính thức là sử dụng nó để hướng dẫn nhân viên của bạn. Ngoài việc viết các chính sách nhân sự của bạn vào những việc như thời gian nghỉ hè, bạn cũng nên phác thảo những kỳ vọng công việc của từng vị trí để hướng dẫn cho nhân viên của bạn về nhiệm vụ công việc. Điều này cũng sẽ cung cấp cho bạn một điểm xuất phát khi đó là thời gian để cung cấp phản hồi về công việc mà nhân viên đang làm.
Tuy nhiên, phản hồi đó đi cả hai chiều. Các công ty thành công đang đầu tư vào các cơ chế phản hồi cho phép nhân viên cho phép lãnh đạo biết họ làm thế nào. Thay vì chỉ chờ đợi để tìm hiểu xem người quản lý của họ có hài lòng với hiệu suất công việc của họ hay không, nhân viên được phép thường xuyên cung cấp phản hồi về cách họ cảm nhận về văn hóa làm việc và vai trò của chính họ trong đó. Khi những thay đổi của họ được thực hiện, nhân viên cảm thấy gắn kết hơn vì họ thấy rằng họ là một phần trong cách tổ chức hoạt động.
