Ngân sách tạo thành đường cơ sở cho hiệu suất trong tương lai của công ty. Các nhà quản lý tạo ra ngân sách dự đoán các điều kiện tài chính và kỳ vọng thị trường cho các giai đoạn trong tương lai. Các nhà quản lý tính toán doanh thu và chi phí cho giai đoạn được dự toán. Khi khoảng thời gian được phản ánh trong ngân sách đến, các nhà quản lý so sánh chi phí thực tế với số ngân sách và đánh giá hiệu suất của bộ phận.
Tạo ngân sách
Tạo ngân sách công ty liên quan đến mọi bộ phận trong tổ chức. Bộ phận bán hàng dự đoán các điều kiện thị trường và ước tính doanh thu trong tương lai để tạo ra ngân sách bán hàng. Bộ phận sản xuất sử dụng thông tin này để tạo ra một ngân sách sản xuất dự đoán chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí. Các nhà quản lý hành chính và bán hàng dự đoán chi phí của họ cho năm tới. Người quản lý ngân sách điều phối việc liên lạc giữa mỗi bộ phận và tổng hợp từng phần thành ngân sách chính và tạo báo cáo tài chính được ngân sách.
Đo lường kết quả thực tế
Bộ phận kế toán ghi lại các giao dịch hàng tháng vào sổ cái. Kế toán tạo báo cáo tài chính thường xuyên để truyền đạt kết quả tài chính cho công ty. Kế toán cũng tạo ra các báo cáo tài chính truyền đạt hoạt động bán hàng và chi phí bộ phận cho từng bộ phận. Kế toán phân phối các báo cáo bộ phận cho người quản lý bộ phận thích hợp và bộ hoàn chỉnh cho người quản lý ngân sách.
Tính toán phương sai ngân sách
Người quản lý ngân sách so sánh chi phí cát bán hàng thực tế với chi phí bán hàng và ngân sách. Sự khác biệt giữa số tiền thực tế và ngân sách bằng với phương sai ngân sách. Người quản lý ngân sách kết hợp số thực tế, số ngân sách và số phương sai ngân sách trên một báo cáo cho mỗi bộ phận. Người quản lý ngân sách phân phối báo cáo này cho người quản lý bộ phận và cấp trên của họ.
Đánh giá màn trình diễn
Phương sai ngân sách được sử dụng để đánh giá hiệu suất của từng người quản lý bộ phận. Phương sai càng lớn, cấp trên càng có nhiều câu hỏi liên quan đến số tiền. Các nhà quản lý bộ phận phải giải thích lý do của sự chênh lệch ngân sách. Nếu người quản lý ngân sách có lời giải thích hợp lý hoặc tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát của họ, hiệu suất của họ không bị ảnh hưởng xấu. Nếu phương sai ngân sách tồn tại do quản lý bộ phận quản lý sai, đánh giá của người quản lý sẽ là âm.
