Một lá thư về ý định là một tuyên bố về ý định của bạn để làm kinh doanh với người khác; nó không phải là một tài liệu hoặc thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng nó có thể đi kèm với các tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý để làm rõ và tóm tắt thỏa thuận đang được đề cập. Thư dự định thường được gửi giữa các công ty xem xét sáp nhập, hoặc từ một cổ đông đến một kế hoạch đầu tư để đủ điều kiện giảm giá nhất định. Định dạng cho một lá thư về ý định rất dễ theo dõi, và bạn có thể viết một lá thư ý định tuyệt vời chỉ trong vài phút.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Giấy có tiêu đề
-
Máy tính có máy in, xử lý văn bản hoặc máy đánh chữ
Nhập ngày ở góc trên bên trái của trang, bên dưới tiêu đề thư. Sử dụng lề kiểu doanh nghiệp, với mỗi dòng được gạt sang trái mà không thụt vào.
Để lại hai khoảng trắng bên dưới ngày và nhập địa chỉ người nhận trong phần biện minh bên trái.
Để lại hai khoảng trống nữa và tóm tắt ngắn gọn chủ đề của bức thư bằng một vài từ trên một dòng.
Nhập một lời chào, sử dụng tên người nhận. Nếu bạn không biết tên người nhận, hãy sử dụng tên của Dear Dear hoặc Madam: Thay thế.
Bỏ qua một dòng bên dưới lời chào của bạn và tóm tắt ngắn gọn về dự án hoặc thỏa thuận trong hai hoặc ba câu. Giải quyết các mục tiêu và thông số cụ thể của dự án hoặc thỏa thuận bằng ngôn ngữ trực tiếp rõ ràng. Sử dụng giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp, nhưng đừng ngần ngại để đi thẳng vào vấn đề. Tránh những khái quát mơ hồ và tài liệu giới thiệu công phu, điều này sẽ tấn công người đọc định hướng kinh doanh dưới dạng filler.
Bỏ qua một dòng nữa và phác thảo thời gian dự kiến chung của dự án hoặc thỏa thuận và khi dự án bắt đầu. Sử dụng giọng nói tích cực và giữ câu của bạn tương đối ngắn. Vì đây không phải là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, bạn có thể ước tính tương đối lạc quan về thời gian dự án, nhưng hãy cẩn thận để giữ cho các ước tính của bạn tốt trong phạm vi khả năng cho dự án.
Bỏ qua một dòng nữa và phác thảo ngắn gọn các điều khoản thanh toán và thông tin liên hệ phù hợp. Kiểm tra kỹ thông tin của bạn trong phần này, đặc biệt là các chi tiết về tài chính và hợp đồng, để chắc chắn rằng nó chính xác, vì vậy bạn có thể tránh các thông tin và khiếu nại trong tương lai. Đóng bằng cách cảm ơn người đọc vì đã xem xét thỏa thuận được đề xuất và đề cập rằng bạn đang mong đợi được gặp lại, để thảo luận về sự sắp xếp thêm hoặc để nhận được trả lời. Nhập tên của bạn một vài dòng bên dưới lời chào kết thúc của bạn và ký tên vào chỗ trống phía trên tên bạn đã nhập.
