Tài liệu yêu cầu kinh doanh giải thích những gì một doanh nghiệp phải làm để giải quyết các vấn đề hiện có và / hoặc có được các khả năng mới. Tuy nhiên, các tài liệu này không mô tả cách triển khai giải pháp - đó là bước sau. Các nhà phân tích kinh doanh chuẩn bị các tài liệu yêu cầu sau khi thực hiện nghiên cứu sâu rộng về công ty và ngành công nghiệp của nó. Nghiên cứu nên bao gồm giao tiếp trên phạm vi rộng với các bên liên quan liên quan đến phạm vi của tài liệu.
Mục tiêu kinh doanh
Mặc dù mô tả giật gân về các mục tiêu kinh doanh của công ty là "kiếm tiền", trên thực tế, các mục tiêu thường phức tạp và đủ điều kiện hơn. Một nơi tốt để bắt đầu ghi lại các mục tiêu kinh doanh là xem xét tuyên bố sứ mệnh của công ty, điều này sẽ giải thích các giá trị cốt lõi của công ty, thị trường mà nó muốn cạnh tranh, triết lý quản lý và những gì nó muốn đạt được ngoài việc kiếm tiền. Ví dụ, một tuyên bố sứ mệnh có thể chỉ ra rằng một công ty muốn tạo ra các giải pháp sáng tạo có giá trị xã hội đáng kể.
Phạm vi xác định
Điều cần thiết là xác định phạm vi của tài liệu yêu cầu để nó giải quyết một không gian vấn đề cụ thể. Tài trợ tài liệu là tổ chức thường xuyên, trong đó đặt giới hạn trong phạm vi dự án. Ví dụ, bộ phận vận chuyển có thể ủy thác một tài liệu yêu cầu kinh doanh vì số lượng khiếu nại của khách hàng tăng lên về các chuyến hàng trễ.
Sự thật trong xung đột với các mục tiêu
Nhiệm vụ tiếp theo của nhà phân tích là ghi lại các sự kiện mâu thuẫn với các mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: giả sử mục tiêu kinh doanh là trở thành người dẫn đầu trong một phân khúc thị trường cụ thể của một ngành. Nếu công ty mất thị phần trước các đối thủ cùng phân khúc, nhà phân tích sẽ ghi lại sự thật, mô tả mức độ tổn thất của thị trường, đưa ra lý do có thể cho hiện tượng này và xác định một hoặc nhiều mục tiêu kinh doanh không được đáp ứng. Để hoàn thành phần này, nhà phân tích phải biên soạn một tập hợp toàn diện các xung đột mục tiêu / thực tế, được tổ chức hợp lý thành các loại khác nhau trong phạm vi vấn đề.
Thủ tục hiện tại
Phần tiếp theo của tài liệu yêu cầu cần nêu chi tiết một số khía cạnh của các hoạt động và chính sách hiện tại. Thật dễ dàng để vượt qua, vì vậy một nhà phân tích có kinh nghiệm tập trung vào các hoạt động đóng góp vào phạm vi vấn đề. Ví dụ, một nhà phân tích có thể mô tả cách một công ty xử lý dữ liệu và hàng hóa kể từ khi nhận được đơn đặt hàng cho đến ngày giao hàng. Mô tả cần chỉ ra bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào gây ra sự chậm trễ. Các nhà phân tích sử dụng các công cụ đồ họa khác nhau để giúp hiển thị cách dữ liệu, vật liệu và chi phí chảy qua tổ chức. Nhà phân tích cũng nên thừa nhận bất kỳ ràng buộc nào ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại và tương lai.
Tổ chức cho hành động
Phần cuối cùng của tài liệu yêu cầu kinh doanh cho thấy một bộ mục tiêu mô tả những gì phải đáp ứng để loại bỏ mâu thuẫn giữa mục tiêu và thực tế. Ở giai đoạn này, nhà phân tích phải chống lại sự cám dỗ để tư vấn chi tiết cách khắc phục các vấn đề. Ví dụ: nhà phân tích có thể liệt kê "giảm thời gian phê duyệt đơn hàng 20%" theo yêu cầu kinh doanh, nhưng không "cài đặt hệ thống đặt hàng mới". Nhà phân tích nên lập một danh sách và sơ đồ của các bộ phận và thủ tục mà các yêu cầu kinh doanh sẽ ảnh hưởng. Tài liệu cũng nên bao gồm một lịch trình và ngân sách để chỉ định các giải pháp chi tiết. Sau đó, tài liệu thiết kế dự án sẽ đưa ra một cách để đáp ứng các yêu cầu. Trước khi điều này có thể xảy ra, nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác phải phê duyệt hoặc sửa đổi các yêu cầu kinh doanh.
