Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải giữ một danh sách cập nhật về hàng tồn kho của bạn. Các mặt hàng tồn kho được coi là tài sản kinh doanh và nên được liệt kê như vậy trong hồ sơ tài chính của bạn. Bạn cũng cần thông tin này để tính toán chính xác số tiền bảo hiểm bạn cần trong trường hợp mất cắp, hỏa hoạn, lũ lụt hoặc sự cố khác có thể ảnh hưởng đến hàng tồn kho của bạn. Nếu sự cố xảy ra, danh sách hàng tồn kho của bạn sẽ giúp bạn khi bạn nộp đơn yêu cầu bảo hiểm.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Phần mềm
Quyết định loại phần mềm máy tính bạn muốn sử dụng để ghi lại và cập nhật hàng tồn kho của bạn. Nhiều công ty sử dụng bảng tính Excel để liệt kê các mặt hàng tồn kho của họ.
Nhập thông tin như mô tả của từng mục; số lượng mặt hàng; số sê-ri trên thiết bị; tên của nhà sản xuất; giá mua; và ngày mua. Mỗi loại hình kinh doanh sẽ có những thứ khác nhau để bao gồm. Một văn phòng luật chỉ có thể có thiết bị văn phòng; một công ty xây dựng có thể có máy ủi, xe tải, xe kéo và dụng cụ; một cửa hàng tạp hóa có thể có máy tính tiền, kệ, tủ lạnh, tủ đông và các sản phẩm thực phẩm họ bán. Một cửa hàng lớn hoặc công ty có thể cần kiểm kê các mặt hàng hàng ngày; một văn phòng nhỏ có thể chỉ cần kiểm kê thiết bị mỗi năm một lần. Không phải tất cả mọi thứ cần phải được phát minh. Vật tư văn phòng như giấy, bút và kẹp giấy không cần phải được kiểm kê (trừ khi bạn có cửa hàng cung cấp văn phòng). Theo nguyên tắc chung, bạn nên kiểm kê bất cứ điều gì bạn sẽ đưa vào báo cáo bảo hiểm.
Bao gồm các bản sao biên lai được quét từ giao dịch mua ban đầu của bạn trong hồ sơ máy tính của bạn.
Bao gồm các bản sao được quét hoặc kỹ thuật số của hình ảnh của hàng tồn kho của bạn trong hồ sơ máy tính của bạn. Ví dụ: chụp ảnh máy tính, máy photocopy, ô tô, xe tải, trang sức (nếu bạn sở hữu một cửa hàng trang sức), máy móc, v.v.
Lưu hồ sơ máy tính của bạn ở một vị trí an toàn nơi mật khẩu sẽ được yêu cầu truy cập. Chỉ cung cấp mật khẩu cho những người bạn tin tưởng với thông tin này.
Hãy chắc chắn rằng bạn có một số bản sao hàng tồn kho của bạn được giữ ngoài cơ sở ở một vị trí an toàn. Cung cấp một bản sao điện tử của hàng tồn kho của bạn cho luật sư, kế toán và đại lý bảo hiểm của bạn.
Xem xét nhận một hộp ký gửi an toàn tại ngân hàng của bạn, nơi bạn có thể giữ các bản sao in và điện tử của hàng tồn kho của bạn.
