Sơ đồ quy trình là một cách tuyệt vời để ghi lại các quy trình lặp lại. Bằng cách tạo ra các luồng quy trình vững chắc, được thử nghiệm, nhân viên sẽ có một tài liệu tham khảo trực quan đơn giản để giải quyết các câu hỏi liên quan đến quy trình kinh doanh.
Xác định đầu vào, hoặc kích hoạt, để bắt đầu quá trình kinh doanh. Đây là tình huống hoặc hoạt động sẽ chỉ ra sự bắt đầu của một quy trình kinh doanh. Các kích hoạt hợp lệ sẽ khác nhau nhưng thường là một cuộc gọi điện thoại, yêu cầu thông tin hoặc cần cung cấp. Chèn một dấu kết thúc, hoặc hình bầu dục. Đây là sự khởi đầu của quá trình của bạn.
Quyết định xem bước tiếp theo trong quy trình của bạn là một hành động hay quyết định.
Chèn một hộp quy trình nếu bước tiếp theo là một hành động hoặc quy trình. Hộp quy trình thường là hình chữ nhật. Nếu bước này là một quy trình được ghi lại trên biểu đồ luồng khác, hãy sử dụng hộp quy trình được xác định trước. Hộp quy trình được xác định trước là một hình chữ nhật có một dòng phụ ở hai đầu để chỉ ra rằng có một quy trình được xác định trước khác phải được thực hiện trước khi tiếp tục trong luồng.
Chèn một hộp quyết định nếu bước đầu tiên là một quyết định. Một hộp quyết định thường có hình kim cương và được sử dụng để biểu thị một / hoặc quyết định, chẳng hạn như "Có" hoặc "Không".
Kết nối bộ kết thúc ban đầu với bước đầu tiên bằng cách sử dụng một dòng.
Tiếp tục thêm và kết nối các hộp quyết định và xử lý cho đến khi bạn đã xây dựng một biểu diễn trực quan tốt của quy trình.
Lời khuyên
-
Có một số biểu tượng biểu đồ dòng nâng cao hơn có thể phù hợp với quy trình của bạn; tham khảo một tài liệu tham khảo tốt nếu các ký hiệu quy trình kinh doanh cơ bản không đủ để ghi lại đầy đủ quy trình của bạn.
Luồng quy trình có thể được tạo trong nhiều ứng dụng, bao gồm Visio, Excel và PowerPoint trên cả nền tảng PC và Macintosh. Kivio là một hệ thống biểu đồ dòng chảy phổ biến cho các hệ thống Unix và Linux.
Nhiều hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), như Baan và SAP, có các mô-đun tài liệu quy trình tích hợp.
Cảnh báo
Làm lệch khỏi các ký hiệu quy trình tiêu chuẩn sẽ khiến những người quen thuộc với các ký hiệu tiêu chuẩn khó đọc được quy trình của bạn hơn.
