Thu hút doanh nghiệp mới là một mục tiêu kinh doanh đặt ra cho chính họ. Khi một cơ hội thể hiện cho một doanh nghiệp tham gia vào một dự án mới, hoạt động đầu tiên thường bao gồm viết một phạm vi công việc. Phạm vi công việc thường là một phần của hợp đồng nêu chính xác những gì nhà thầu dự định làm để hoàn thành một dự án cho khách hàng. Phạm vi công việc cung cấp các hướng dẫn cho cả nhà thầu và khách hàng, giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và làm rõ những kỳ vọng cho dự án.
Thiết lập lý do tại sao khách hàng cần dự án và cách bạn lên kế hoạch thực hiện nó. Bao gồm một mô tả ngắn gọn về những gì dự án sẽ dẫn đến, cho dù đó là một báo cáo bằng văn bản, một bài thuyết trình hoặc một tài liệu nào đó. Hãy rõ ràng về sự tham gia của khách hàng trong quá trình nếu đầu vào hoặc hợp tác của cô ấy là cần thiết để kết thúc dự án.
Xác định các bước mà dự án liên quan. Đặt chúng theo thứ tự hợp lý, từ khi bắt đầu dự án đến khi hoàn thành. Khi bạn hoàn thành, đánh số chúng liên tục. Nếu một bước có các bước nhỏ hơn, tách riêng theo bước chính, hãy sử dụng định dạng phác thảo để đánh số và viết chữ cho chúng. Khi khách hàng đọc phạm vi công việc, cô ấy có thể tham khảo cách đánh số thay vì phải lật qua các trang để tìm nội dung.
Tạo một dòng thời gian để hoàn thành từng giai đoạn của dự án. Một số dự án liên quan đến nhiều khoản thanh toán trước khi một bước mới bắt đầu. Chia nhỏ phần đầu và phần cuối của từng giai đoạn và giải thích khi bạn mong đợi khoản thanh toán bắt đầu bước tiếp theo.
Viết phạm vi công việc càng rõ ràng và chính xác càng tốt. Một phạm vi công việc dài dòng cần nhiều thời gian để đọc và có thể khó hiểu hơn một công việc đơn giản. Nếu bạn sử dụng đạn, hãy sử dụng đạn được đánh số thay vì ký hiệu đồ họa để làm cho việc tham chiếu các điểm dễ dàng hơn. Sử dụng giọng nói chủ động thay vì giọng nói thụ động. Giọng nói tích cực cũng giúp bạn viết cụ thể hơn.
Yêu cầu một đồng nghiệp xem xét phạm vi công việc cho các thiếu sót, lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Thực hiện bất kỳ bổ sung hoặc thay đổi để cải thiện phạm vi công việc của bạn.
