Việc bồi hoàn số dặm ở California được điều chỉnh bởi cả Bộ luật Lao động, Mục 2802 và Bộ quy tắc California, Tiêu đề 8, Mục 13700-13702. Nếu một chủ lao động ở California yêu cầu một nhân viên lái xe vào công việc chính thức của công ty, họ phải cung cấp cho nhân viên một chiếc xe, trong đó tất cả các chi phí được chi trả, hoặc hoàn trả cho nhân viên chi phí lái xe. Luật California cung cấp một số linh hoạt cho người sử dụng lao động trong việc xác định chính xác làm thế nào để bồi hoàn cho nhân viên cho số dặm và chi phí liên quan đến lái xe.
Hoàn trả số dặm cơ bản
Theo luật của California, bồi hoàn số dặm được định nghĩa là số tiền được trả cho nhân viên cho tất cả "chi phí cần thiết phát sinh trong phương tiện vận hành do nhân viên cung cấp cho công việc." Hoàn trả số dặm không giới hạn ở chi phí gas, nhưng phải bồi thường cho nhân viên về các yếu tố bổ sung như khấu hao xe, sửa chữa và chi phí bảo hiểm. Đi làm thường xuyên của nhân viên là không thể bồi thường, trừ khi người sử dụng lao động hạn chế nhân viên trong khi đi làm, yêu cầu nhân viên phải có mặt để làm việc hoặc chỉ đạo anh ta thực hiện công việc trên hành trình. Luật pháp California yêu cầu chủ lao động duy trì hồ sơ hàng ngày về số dặm có thể bồi hoàn và cũng bắt buộc các khoản thanh toán phải được thực hiện vào cuối tháng sau tháng lái xe xảy ra hoặc khi nhân viên nộp đơn yêu cầu bồi thường. Trong Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007), tòa án đã phát hiện ra rằng có ba cách chấp nhận được mà chủ lao động ở California có thể hoàn trả các chi phí theo dặm - phương pháp "chi phí thực tế", phương pháp "hoàn trả số dặm" và "tính tổng " phương pháp.
Phương pháp 'Chi phí thực tế'
Trong phương pháp chi phí thực tế, nhân viên phải nộp hồ sơ chi phí cho người sử dụng lao động. Những hồ sơ này sẽ bao gồm các chi phí thực tế cho từng bộ phận được hoàn trả khi vận hành một chiếc xe và sẽ cần bao gồm các chi phí được chia theo tỷ lệ như lốp xe, dầu, bảo hiểm và khấu hao. Nhân viên sẽ cần tính phần thời gian lái xe liên quan đến công việc và sử dụng tỷ lệ phần trăm đó để tính toán số tiền được chia theo tỷ lệ. Nhân viên cũng sẽ cung cấp chi phí gas. Mặc dù phương pháp này có lẽ là chính xác nhất, nó yêu cầu nhân viên báo cáo chi tiết và kiểm tra thực tế tốn thời gian của nhà tuyển dụng.
Phương pháp 'Hoàn trả dặm bay'
Để giảm bớt gánh nặng báo cáo phần nào, nhưng vẫn cung cấp hoàn trả công bằng cho người lao động, người sử dụng lao động có thể sử dụng phương thức hoàn trả số dặm. Phương pháp này cung cấp khoản bồi hoàn chi phí hàng tháng dựa trên tỷ lệ hoàn trả số dặm của Dịch vụ Doanh thu Nội bộ, mà Bộ Thực thi Tiêu chuẩn Lao động California đã áp dụng là mức bồi hoàn hợp lý cho tất cả các chi phí phát sinh khi lái xe. Nếu nhân viên hoặc người sử dụng lao động không đồng ý rằng tỷ lệ này có thể chấp nhận được, khoản thanh toán có thể khác với tỷ lệ IRS - nhưng gánh nặng thuộc về bên khiếu nại để chứng minh tại sao nên như vậy. Theo phương thức bồi hoàn số dặm, hồ sơ của mỗi dặm được lái và ngày lái xe diễn ra, vẫn phải được lưu giữ.
Phương pháp 'Tổng gộp'
Phương thức hoàn trả "một lần" cho phép người sử dụng lao động bồi thường cho nhân viên chi phí lái xe bằng cách tăng mức bồi thường chung của họ. Đây có thể là một khoản thanh toán được chỉ định - thường được gọi là "trợ cấp tự động" - hoặc tăng mức bồi thường cơ sở. Nếu chủ lao động tăng cơ sở hoặc hoa hồng, trách nhiệm của chủ lao động là xác định số tiền bồi thường nhằm hoàn trả cho nhân viên chi phí xe cộ. Tùy chọn gộp một lần có thể phù hợp khi nhân viên thường xuyên thực hiện các hành trình tương tự vì lý do liên quan đến công việc.
