Thực hiện đúng, các khoản thanh toán theo dặm có thể là khoản khấu trừ thuế cho các doanh nghiệp và được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế của nhân viên. Tuy nhiên, để nhận được ưu đãi thuế này, các doanh nghiệp và nhân viên phải tuân thủ một vài nguyên tắc của Dịch vụ Doanh thu Nội bộ. Nhân viên không được hoàn trả đầy đủ cho các chi phí số dặm có thể khấu trừ phần không được hoàn trả như một khoản khấu trừ linh tinh.
Các khoản khấu trừ theo dặm
Người sử dụng lao động không có nghĩa vụ pháp lý để hoàn trả chi phí số dặm mà người lao động phải chịu. Tuy nhiên, nhiều người chọn làm như vậy vì chi phí kinh doanh được khấu trừ cho mục đích thuế. Để một doanh nghiệp yêu cầu số dặm là khấu trừ thuế, doanh nghiệp phải duy trì tài liệu về tất cả các chi phí mà họ hoàn trả cho các mục đích lái xe. Ví dụ, một nhân viên muốn bồi hoàn gas mua trong chuyến công tác phải cung cấp hóa đơn gas để nhận khoản bồi hoàn. Ngoài ra, người lao động không thể được hoàn trả hàng dặm lái xe như một phần của đi làm bình thường của họ để làm việc.
Kế hoạch tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS
Để đơn giản hóa quy trình lưu giữ hồ sơ, IRS cho phép các doanh nghiệp bồi hoàn cho nhân viên dựa trên tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn. Tỷ lệ này được thiết kế để tính chi phí trung bình của khí đốt, bảo trì, sửa chữa, giấy phép, bảo hiểm xe hơi, đăng ký và khấu hao trên cơ sở mỗi dặm. Tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn là 56 cent mỗi dặm được tính vào năm thuế 2014, nhưng nó được cập nhật theo định kỳ. Theo kế hoạch hoàn trả số dặm này, nhân viên chỉ cần duy trì nhật ký hoạt động lái xe và lưu ý mục đích kinh doanh cho mỗi chuyến đi.
Thuế của các khoản thanh toán theo dặm
Miễn là doanh nghiệp có kế hoạch chịu trách nhiệm, nhân viên không phải báo cáo bất kỳ khoản bồi hoàn dặm nào dưới dạng thu nhập. Để là một kế hoạch có trách nhiệm, nhân viên phải xác minh rằng chi phí có liên quan đến kinh doanh, chuyển tiếp các chi phí trong một khoảng thời gian hợp lý và trả lại bất kỳ khoản bồi hoàn vượt quá nào nhận được. Nếu kế hoạch của người sử dụng lao động không đáp ứng các tiêu chuẩn này, thì đó là một kế hoạch không thể tính được và các khoản bồi hoàn phải chịu thuế. Trong tình huống này, các khoản bồi hoàn được báo cáo cùng với các khoản tiền lương khác trong W-2 hàng năm của nhân viên.
Khấu trừ thuế cho nhân viên
Nếu chủ lao động của bạn không hoàn trả đầy đủ cho bạn các chi phí số dặm, bạn có thể khấu trừ phần chưa được thanh toán dưới dạng khoản khấu trừ từng khoản. Chi phí nhân viên không được thanh toán được ghi nhận là chi phí kinh doanh của nhân viên trên Mẫu 2106. Để tính chi phí, bạn có thể cộng tất cả các chi phí liên quan đến xe mà bạn phải chịu cho công việc hoặc bạn có thể sử dụng tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS. Hãy chắc chắn để loại trừ bất kỳ dặm lái xe như một phần của công việc đi làm bình thường của bạn. Các khoản khấu trừ từng khoản khác nhau như chi phí kinh doanh của nhân viên chỉ được khấu trừ sau khi vượt quá 2% tổng thu nhập đã điều chỉnh của bạn.
Chi phí số dặm khác
Cùng với chi phí dặm unreimbursed cho các chuyến đi kinh doanh, người nộp thuế cũng có thể khấu trừ dặm lái xe cho các chuyến thăm sức khỏe, di chuyển và dặm lái xe cho một tổ chức từ thiện. IRS cho phép người nộp thuế khấu trừ số dặm tiêu chuẩn là 23,5 cent mỗi dặm cho các lần khám bệnh và di chuyển và 14 cent mỗi dặm cho các tổ chức từ thiện. Người nộp thuế có thể khấu trừ dặm y tế như là một chi phí y tế trên Schedule A. Miles định hướng cho tổ chức từ thiện có thể được đưa vào khấu trừ từ thiện, mà còn xuất hiện trên Bảng A. Di chuyển quãng đường đi được khấu trừ trên Form 3903.
