Thủ tục kiểm soát tài liệu không phải phức tạp. Trong thực tế, độ phức tạp thêm vào xác suất rằng tài liệu sẽ không được tham chiếu đầy đủ. Điều đó nói rằng, quản lý thông tin là một trong những quy trình quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Sự phụ thuộc vào sự tương ứng dữ liệu điện tử làm tăng nhu cầu cập nhật liên tục các quy trình kiểm soát và lưu trữ dữ liệu. Việc không duy trì các thủ tục kiểm soát tài liệu đầy đủ có thể dẫn đến rủi ro tài chính rất lớn. Rất may, những cải tiến trong công nghệ kiểm soát tài liệu và ứng dụng phần mềm đã tạo ra một thế giới mới về thực tiễn tốt nhất.
Xác định các quy trình quan trọng
Chỉ định một nhóm các nhà quản lý chức năng chéo để xác định các quy trình quan trọng nhất của bạn liên quan đến luồng dữ liệu và thông tin. Theo dõi cách dữ liệu (email, khảo sát khách hàng, biểu mẫu IRS, v.v.) chảy từ khách hàng của bạn đến các tệp cơ sở dữ liệu của bạn. So sánh từng quy trình luồng dữ liệu và xác định các nhiệm vụ phổ biến hoặc dự phòng. Lập bản đồ tất cả các quy trình thông tin, từ email đến tuân thủ của công ty, sử dụng biểu đồ dòng cơ bản.
Tạo hướng dẫn thủ tục
Quy trình - cho cả phần mềm và giấy - phải xác định cách tài liệu được phê duyệt trước và sau khi cập nhật. Họ cũng nên chi tiết cách bạn cập nhật và đăng ký lại tài liệu. Địa chỉ cách hệ thống sẽ xác định các thay đổi, tức là theo ngày phát hành hoặc thay đổi phông chữ. Hãy chắc chắn để phác thảo quá trình quyết định lỗi thời tài liệu. Hiểu cách ngăn chặn các tài liệu "lỗi thời" được sử dụng.
Đảm bảo chức năng
Đảm bảo tài liệu có sẵn cho đúng người khi họ cần. Nếu bạn đang chuyển đổi sang một hệ thống ảo, hãy chắc chắn ghi lại cẩn thận tài liệu gốc sẽ được lưu trữ như thế nào, nếu có. Cuối cùng, có một giải pháp sao lưu. Nếu thay đổi thành một hệ thống tự động, hãy sử dụng chiến lược triển khai thí điểm. Sau khi chuyển đổi đầy đủ, đợi ba tháng trước khi hủy hoặc nộp tài liệu giấy.
