Kiểm soát nội bộ là một thuật ngữ thường được nghe trong môi trường kinh doanh và có phạm vi rộng. Kiểm soát nội bộ có thể bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau của một doanh nghiệp và có nghĩa là một cách để bảo đảm doanh nghiệp khỏi làm sai. Tất cả các công ty thường có một số hình thức kiểm soát tại chỗ và những công ty không có khả năng sẽ trả giá cho nó một ngày nào đó.
Chức năng
Mục đích của kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp là để giữ cho công ty hoạt động trơn tru mà không có bất kỳ hành động sai trái nào của nhân viên. Những hành động sai trái này có thể là cố ý hoặc vô ý, nhưng có các bước để bắt lỗi hoặc các hoạt động được tính toán có thể giúp công ty tiết kiệm tiền, hàng tồn kho, thời gian hoặc thậm chí là danh tiếng. Kiểm soát nội bộ có nghĩa là họ là những người bảo vệ an toàn mà chính công ty đã đưa ra để theo dõi các thủ tục không chính xác. Các nhân viên của công ty là người kiểm soát.
Các loại
Kiểm soát nội bộ có thể được đặt bất cứ nơi nào trong một công ty. Bạn sẽ tìm thấy hầu hết các kiểm soát nơi tiền là. Cho dù đó là trong lĩnh vực kế toán hoặc hàng tồn kho, các công ty muốn đảm bảo rằng họ sẽ không mất tiền. Họ sẽ tạo ra các điều khiển để đảm bảo rằng việc đánh cắp bất kỳ loại nào đều rất khó khăn. Các biện pháp kiểm soát khác thuộc các loại chất lượng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng mong đợi của công ty, dịch vụ khách hàng để đảm bảo nhân viên đối xử với khách hàng theo cách yêu cầu và an toàn để đảm bảo nhân viên không bị thương.
Nhận biết
Một ví dụ về kiểm soát kế toán có thể là một nhân viên riêng biệt ký séc so với kiểm tra đã in chúng. Ngoài ra, hầu hết các công ty sẽ có nhiều hơn một người ký séc vượt quá một số tiền nhất định. Biên chế có thể được xử lý bởi một người sử dụng lao động và người khác có thể xem xét các báo cáo. Một công ty thậm chí có thể đưa các kiểm toán viên từ một địa điểm khác để xem xét các cuốn sách tổng thể để đảm bảo không có việc làm sai. Kiểm soát hàng tồn kho sẽ đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm được tính chính xác. Điều này không chỉ khiến ai đó không thể đi lại với sản phẩm mà còn đảm bảo rằng hàng tồn kho là chính xác để báo cáo trên báo cáo tài chính. Một kiểm soát hàng tồn kho là số lượng hàng tồn kho. Một số làm điều này chỉ một lần một năm trong khi những người khác sẽ làm điều đó hàng tháng. Kiểm soát chất lượng liên quan đến nhân viên sẽ kiểm tra sản phẩm ngẫu nhiên để đảm bảo nó phù hợp với tiêu chuẩn của công ty. Nhân viên dịch vụ khách hàng có thể theo dõi các cuộc hội thoại của họ để theo dõi các lỗi trong giao tiếp hoặc lỗi của nhân viên. Kiểm soát an toàn thường là trong toàn công ty. Hầu hết sẽ tạo ra một môi trường nơi bất kỳ nhân viên nào cũng có thể nhắc nhở người khác rằng họ không làm điều gì đó theo cách phù hợp. Các quy tắc được thiết lập để đảm bảo an toàn và chủ nhân thường khuyến khích nhân viên biến người khác từ chối tuân theo quy trình an toàn như mang giày an toàn, kính an toàn hoặc thậm chí không đi bộ qua một khu vực nhất định.
Lợi ích
Lợi ích của kiểm soát nội bộ là rất nhiều.Từ việc đảm bảo rằng công ty không bị mất tiền vì các loại hành vi trộm cắp khác nhau để đảm bảo rằng nhân viên an toàn và không hề hấn gì, các biện pháp kiểm soát có thể giúp công ty tiết kiệm rất nhiều đau đầu, chi phí và thời gian trong thời gian dài. Phí pháp lý, sự xuất hiện của tòa án, giấy tờ, trả tiền thương tật, mất khách hàng và nhân viên không làm việc đều có thể tránh được bằng cách có các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp để theo dõi toàn bộ quá trình.
Cảnh báo
Kiểm soát nội bộ nên được áp dụng trong tất cả các môi trường làm việc kinh doanh, nhưng một công ty nên đảm bảo rằng chúng được thiết lập theo cách làm cho nhân viên cảm thấy như họ đang đóng góp cho toàn bộ hoạt động. Nếu họ thiết lập sai, họ có thể gặp phải cảm giác rằng công ty không tin tưởng nhân viên của mình hoặc họ đang đặt các nhân viên chống lại nhau. Một nhân viên có thể không cảm thấy như họ đang giúp đỡ công ty mà chỉ đấu tranh với đồng nghiệp hoặc bạn bè.
