Tài liệu kiểm soát nội bộ và quy trình có thể là thách thức. Các quy trình phức tạp được trình bày theo phong cách dễ hiểu và đó không phải là nhiệm vụ đơn giản. Bạn phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, cả bằng miệng và bằng văn bản để làm tốt công việc. Các bước để tạo tài liệu tốt liên quan đến phỏng vấn nhân viên, quan sát, đánh giá và tổ chức. Một khía cạnh quan trọng của việc tạo tài liệu là cho phép sửa đổi sau này. Các quy trình thay đổi và do đó, các tài liệu cũng phải thay đổi.
Phỏng vấn nhân viên. Đó là bước đầu tiên trong quy trình này. Đừng đưa ra các giả định và đặt câu hỏi để kiểm tra lại sự hiểu biết của bạn. Yêu cầu nhân viên cho bạn thấy những gì họ đang nói về. Nếu ai đó cần phê duyệt một bài báo, yêu cầu xem bài báo đó. Một số người thích sử dụng máy ghi âm và sau đó họ ghi lại thông tin. Đây có thể là một ý tưởng tốt nếu ai đó đang nói và hiển thị quá trình cùng một lúc với nhiều chi tiết. "Hiển thị và nói" là cách để đi.
Quan sát xung quanh bạn. Nếu quy trình là đính kèm hóa đơn để kiểm tra các yêu cầu, ví dụ, lưu ý nếu điều này thực sự được thực hiện. Nhiều lần mọi người nói với bạn cách làm đúng của một quy trình nhất định, nhưng điều đó không có nghĩa là đó là cách nó đang được thực hiện. Vì bạn đang ghi lại thực tế, việc quan sát quá trình có thể có giá trị để thêm thông tin tốt không rõ ràng trong cuộc phỏng vấn. Nhìn vào tủ, và lưu ý những giấy tờ mọi người có ở bàn làm việc của họ.
Đánh giá hiệu quả của một quá trình trong khi ghi lại nó. Nếu bạn thấy các quy trình không hoạt động hoặc được thực hiện hai lần, hãy tạo một ký hiệu về nó. Đây là cách tốt nhất để bạn thêm giá trị cho các quy trình làm tài liệu công việc của bạn. Khi bạn đánh giá một quy trình, bạn đang xem xét nó một cách khách quan và bạn có thể đưa ra đề xuất cải tiến. Đảm bảo tuân theo giao thức khi đưa ra khuyến nghị. Hãy nhớ rằng: nếu các quy trình thay đổi do các đề xuất của bạn, bạn sẽ cần ghi lại các quy trình được cải tiến - không chỉ quy trình cũ.
Tài liệu tập tin trong chất kết dính và trực tuyến trong các thư mục. Có các mẫu để chuẩn hóa tài liệu giúp giữ cho nó dễ đọc. Mỗi chất kết dính hoặc thư mục nên có một chỉ mục với thông tin về một khu vực. Ví dụ: bạn có thể có một cuốn sách giới thiệu về Tài khoản phải trả nơi bạn có thể gửi tường thuật và sơ đồ quy trình ghi lại quá trình. Bạn có thể có một chất kết dính khác về Bảng lương và một phần khác về Tài khoản phải thu. Tách tài liệu về các quy trình có thể giúp người dùng tìm kiếm thông tin. Có cùng một tổ chức trên tất cả các chất kết dính liên quan đến thứ tự tài liệu, mục lục ở phía trước, v.v … Điều này rất quan trọng khi cần thay đổi và một mục cụ thể cần được tìm thấy nhanh chóng.
Lời khuyên
-
Sử dụng Word hoặc chương trình khác để tạo tài liệu của bạn.
Xem xét phần mềm tài liệu cụ thể cho ngành công nghiệp của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng văn bản và tổ chức. Cân nhắc thực hiện cả tường thuật và sơ đồ để cải thiện sự rõ ràng Tránh sử dụng biệt ngữ hoặc tên viết tắt
Các cân nhắc khác bao gồm: Viết câu ngắn và tránh giọng nói bị động; không tôn tạo nó hoặc ngụ ý phán xét. Ví dụ, đừng viết về nhân viên tiếp tân tốt bụng. Viết về lễ tân. Không sử dụng tên thật của mọi người - luôn sử dụng tên vị trí và giữ chúng nhất quán trong toàn bộ tài liệu; yêu cầu người quản lý hoặc người giám sát đọc tài liệu của bạn để đảm bảo nó chính xác; và lưu tâm đến thông tin bí mật trong tài liệu. Không hiển thị các ví dụ về chữ ký séc hoặc hiển thị thông tin bảng lương bí mật trong đó.
Cảnh báo
Hãy nhận biết những người sử dụng tài liệu của bạn. Họ có thể bao gồm không chỉ những người nội bộ, mà cả các kiểm toán viên và các bên liên quan khác. Điều này rất rõ ràng. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng tác phẩm của bạn không có lỗi ngữ pháp hoặc lỗi chính tả.
