Phân tích kinh doanh là một thành phần thiết yếu của bất kỳ công ty nào trong kế hoạch chiến lược và tăng trưởng liên tục. Bằng cách xem xét cẩn thận cách thức kinh doanh được tiến hành, những gì đang diễn ra tốt đẹp và những gì có thể sẽ tốt hơn, một lãnh đạo của tổ chức đang đặt mình trên con đường hướng tới thành công trong tương lai. Các nhà phân tích kinh doanh phải là những nhà tư tưởng phê phán, cũng như các nhà truyền thông ngoại giao và hiệu quả. Họ sẽ làm việc với tất cả các cấp của một công ty để xác định các quy trình hiện tại và tìm giải pháp cải thiện những điều có thể được thực hiện tốt hơn. Mặc dù các thành viên của một tổ chức có thể hoàn thành phân tích kinh doanh, nhưng đó là lý tưởng nếu một tác nhân bên ngoài được sử dụng, vì họ có thể cung cấp các chiến lược toàn diện và khách quan hơn để tiến về phía trước.
Phân tích kinh doanh là gì?
Phân tích kinh doanh có thể được định nghĩa là việc kiểm tra một tổ chức các quy trình hiện tại và định nghĩa tiếp theo về nhu cầu và đề xuất các giải pháp để tăng cường cấu trúc hiện có. Hành động phân tích một doanh nghiệp không sử dụng các kế hoạch đưa ra quyết định hoặc không sáng suốt. Thay vào đó, nó liên quan đến việc cân nhắc cẩn thận, thậm chí là chăm chỉ về cách thức hoạt động của công ty hiện tại và phát triển các chiến lược đổi mới để làm cho mọi thứ tốt hơn.
Các thành viên của một tổ chức có thể tiến hành phân tích kinh doanh. Cách tiếp cận này có thể hữu ích vì các nhân viên đã quen thuộc với công việc bên trong của công ty và có thể có những ý tưởng tốt hơn về cách cải thiện nó. Tuy nhiên, có những hạn chế đối với kỹ thuật này. Nhân viên không được đào tạo đặc biệt như các nhà phân tích kinh doanh, và do đó, họ có thể bỏ lỡ các chỉ số chính nhất định mà các nhà phân tích chuyên nghiệp sẽ chọn. Ngoài ra, công nhân của một công ty nhất định có thể quá gần với hành động để đưa ra ý kiến toàn diện hoặc nhìn thấy bức tranh lớn.
Các nhà phân tích kinh doanh được đào tạo đặc biệt để bước vào từ bên ngoài, đánh giá toàn bộ công ty và đề xuất các chiến lược để cải thiện. Họ làm việc chặt chẽ với lãnh đạo công ty để hiểu được các mục tiêu và kế hoạch dài hạn của tổ chức. Họ cũng tương tác với công nhân ở mọi cấp độ để có kiến thức lớn hơn về các quy trình tại nơi làm việc và cách họ có thể được thay đổi hoặc cải thiện.
Kỹ thuật phân tích kinh doanh
Cũng như nhiều nhiệm vụ chủ quan trong thế giới doanh nghiệp, có nhiều chiến lược mà một nhà phân tích kinh doanh có thể sử dụng khi tiếp cận một tổ chức mới. Một số nhà phân tích có thể sử dụng kết hợp các chiến lược này một cách tổng thể nhưng chọn và chọn chiến lược tốt nhất cho mỗi công ty họ làm việc cùng. Ngoài ra, một số nhà phân tích có thể chỉ tin vào một chiến lược như vậy và những người khác có thể tạo ra các mô hình lai để sử dụng với tất cả các khách hàng của họ.
Kỹ thuật phân tích kinh doanh đầu tiên như vậy được gọi là MOST. Từ viết tắt này được sử dụng để chỉ nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược và chiến thuật của công ty. Ý tưởng đằng sau kỹ thuật này là bằng cách xác định các yếu tố này, một nhà phân tích có thể hiểu rõ nhất những gì tổ chức đang cố gắng đạt được và xác định lộ trình thực hiện.
Một kỹ thuật phân tích kinh doanh khác sử dụng từ viết tắt PESTLE, viết tắt của chính trị, kinh tế, xã hội học, công nghệ, pháp lý và môi trường. Chiến lược này yêu cầu kiểm tra các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến một doanh nghiệp và tạo ra các phản ứng phù hợp sẽ mang lại tăng trưởng kinh doanh.
Kỹ thuật SWOT, viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, giúp các nhà phân tích xác định điểm mạnh và điểm yếu trong một doanh nghiệp. Sau đó, họ chuyển những điều này thành cơ hội và các mối đe dọa để nhân sự và tài trợ có thể được phân bổ hợp lý.
MoSCoW, viết tắt của phải hoặc nên, có thể hoặc sẽ hoạt động hơi khác so với các kỹ thuật khác. Chiến lược phân tích này yêu cầu bạn xếp hạng các cống nhất định trên tài nguyên của công ty liên quan đến tầm quan trọng tương ứng của chúng. Theo cách này, bạn có thể ưu tiên nơi các nỗ lực nên được tập trung chủ yếu.
CATWOE, một từ viết tắt đại diện cho khách hàng, diễn viên, quá trình chuyển đổi, thế giới quan, chủ sở hữu và các hạn chế về môi trường giúp các nhà phân tích tìm hiểu xem ai sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết định kinh doanh và họ sẽ bị ảnh hưởng như thế nào. Sau đó, những bước nên được thực hiện có thể được đánh giá phù hợp.
The 5 5 whysv là một kỹ thuật phân tích trong đó một loạt các câu hỏi được hỏi về từng khía cạnh của quy trình kinh doanh. Mỗi câu hỏi được theo dõi bởi một người khác, tại sao, cuối cùng lại dẫn đến một chiến lược cốt lõi chỉ để lại những khía cạnh quan trọng nhất trong cấu trúc tổ chức của công ty.
Cuối cùng, những chiếc mũ tư duy của Six sáu là một chiến lược khuyến khích xem xét các ý tưởng thay thế về doanh nghiệp. Những ý tưởng này được phân loại thành các màu sau: trắng (tư duy logic hoặc dựa trên dữ liệu), đỏ (cảm xúc), đen (suy nghĩ bất lợi), vàng (suy nghĩ tích cực), xanh lá cây (sáng tạo) và xanh dương (toàn diện).
Bằng cách sử dụng một số kết hợp của các chiến lược trên, các nhà phân tích kinh doanh và lãnh đạo công ty có thể làm việc cùng nhau để xác định các ưu tiên và kỹ thuật để tiến lên và cải thiện công việc kinh doanh của họ. Điều quan trọng là một cách tiếp cận toàn diện được áp dụng để thúc đẩy công ty hướng tới thành công trong tương lai.
Kỹ năng phân tích kinh doanh
Các kỹ năng được yêu cầu bởi một nhà phân tích kinh doanh đáng để xem xét cẩn thận trước khi bạn xác định xem bạn có muốn tiến hành việc này như một con đường sự nghiệp hay không. Ngoài ra, điều cần thiết là các công ty phải tự làm quen với các đặc điểm này khi họ thuê một nhà phân tích để giúp đỡ cho kế hoạch phát triển hoặc chiến lược của họ. Bạn sẽ muốn chắc chắn rằng bất cứ ai bạn mang lên máy bay đều có những đặc điểm này.
Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là rất cần thiết cho một nhà phân tích kinh doanh hiệu quả. Các nhà phân tích làm việc chặt chẽ với lãnh đạo công ty, nhân viên ở mọi cấp, kế toán, chuyên gia thuế và các nhà thầu bên ngoài. Nó rất quan trọng rằng họ có thể trích xuất thông tin cần thiết một cách lịch sự và ngắn gọn từ các cá nhân ở mọi cấp độ. Ngoài ra, họ cần có khả năng truyền đạt rõ ràng những gợi ý mà họ có và làm việc để thực hiện chúng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề không kém phần quan trọng đối với vai trò là nhà phân tích kinh doanh. Các nhà phân tích có thể sẽ được trình bày với một lượng lớn thông tin và sau đó được giao nhiệm vụ làm cho ý nghĩa của tất cả với rất ít hoặc không có hướng. Họ phải tổng hợp dữ liệu và phản hồi mà họ nhận được từ tất cả các bên liên quan vào một thứ gì đó sẽ đưa công ty đi theo con đường đúng đắn. Có thể nhìn xuyên qua các thông tin không liên quan, đi vào cốt lõi của những gì mà trình bày và ý nghĩa của nó là rất quan trọng.
Các nhà phân tích kinh doanh phải là nhà đàm phán xuất sắc. Họ được giao nhiệm vụ tìm kiếm một trung gian giữa một lãnh đạo công ty, nhân viên điều hành, kế toán và các cố vấn khác. Nhiều đề xuất của một nhà phân tích có thể thực sự có lợi cho toàn bộ công ty nhưng có thể không gây ấn tượng hoặc làm hài lòng các nhóm cụ thể trong tổ chức. Chẳng hạn, để thực hiện thay đổi lớn nhất và đảm bảo lợi nhuận vô thời hạn, một nhà phân tích có thể đề nghị công ty thu hẹp bộ phận CNTT của mình. Chắc chắn quyết tâm này sẽ không phải là một điều dễ chịu cho các thành viên của bộ phận đó để nghe. Tuy nhiên, nó là công việc của nhà phân tích để trình bày các sự kiện độc lập với cảm xúc. Đây là một phần lý do người ngoài cuộc phù hợp nhất với công việc.
Kỹ năng tư duy phê phán cũng rất cần thiết cho sự thành công của một nhà phân tích kinh doanh. Một đánh giá cẩn thận về tất cả các dữ liệu được trình bày, các cuộc phỏng vấn được thực hiện và các quy trình được quan sát phải được tiến hành và sau đó nhà phân tích cần xem xét phương pháp tốt nhất để công ty tiến lên.
Một đạo đức làm việc mạnh mẽ, chú ý đến chi tiết và khả năng cực kỳ ngoại giao cũng là những phẩm chất cần thiết trong một nhà phân tích kinh doanh. Kỹ năng lãnh đạo có thể cực kỳ hữu ích, vì các nhà phân tích thường được đưa vào khi ban quản lý công ty cần sự chỉ đạo và không chắc chắn về cách tự mình tiến hành.Có thể phân tích tình huống, cung cấp các giải pháp được hình thành tốt và truyền đạt hiệu quả làm thế nào các quy trình mới có thể được đưa vào thực tế là rất quan trọng đối với các nhà phân tích thành công.
Chứng nhận phân tích kinh doanh
Theo Viện phân tích kinh doanh quốc tế, các nhà phân tích được chứng nhận trong lĩnh vực của họ có thể mong đợi kiếm được trung bình hơn 16% so với những người không. Ngoài ra, chứng nhận có thể dẫn đến sự công nhận cá nhân và chuyên nghiệp, giúp khách hàng dễ dàng hơn. Chứng nhận bổ sung giá trị và chiều sâu cho sơ yếu lý lịch của bạn và khiến bạn trở thành một nhà lãnh đạo tư tưởng trong ngành công nghiệp của bạn. Hơn nữa, tăng trưởng 14% dự kiến trước năm 2024 cho những người có chứng chỉ phân tích kinh doanh.
Để có được chứng chỉ về phân tích kinh doanh, bạn có thể chuyển sang các viện cung cấp các chương trình phân tích kinh doanh. Ngoài ra, một loạt các trường cao đẳng và đại học cung cấp các chương trình phân tích kinh doanh có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.
RTM trong phân tích kinh doanh là gì?
Khái niệm RTM, hoặc ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu, là một khía cạnh thiết yếu của phân tích kinh doanh. Công cụ này được sử dụng để theo dõi các thành phần của một dự án trong suốt vòng đời của nó. Nó có thể là một phần của tài liệu yêu cầu kinh doanh hoặc nó có thể là một tài liệu riêng. RTM cần xác định các bước cần thiết cần thực hiện để hoàn thành dự án và xác minh rằng chúng đang được đáp ứng khi dự án tiến triển.
Đôi khi, một RTM được hiển thị dưới dạng một danh sách bằng văn bản. Trong các trường hợp khác, nó có thể là sơ đồ hoặc biểu đồ. Định dạng của tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào loại hình kinh doanh đang được phân tích, quy mô và nhu cầu riêng biệt của nó.
RTM nên được tạo để những người chơi khác nhau trong quá trình có thể dễ dàng theo dõi và báo cáo về vai trò của họ trong dự án. Ví dụ, các mục nhiệm vụ cho tất cả các bộ phận liên quan nên được trình bày trong danh sách yêu cầu ban đầu. Nếu nhà phân tích kinh doanh xác định 30 nhiệm vụ, sẽ có 30 nhiệm vụ được phân phối giữa các thành viên của công ty. Theo cách này, có trách nhiệm và đảm bảo rằng sẽ không có gì bị bỏ lỡ.
BRD Versus FRD trong phân tích kinh doanh
Nếu bạn quen thuộc với phân tích kinh doanh, bạn có thể đã nghe các thuật ngữ BRD và FRD. BRD là một tài liệu yêu cầu kinh doanh, trong đó đưa ra các nhu cầu của doanh nghiệp và mục tiêu cuối cùng là gì. Nó có một cái nhìn toàn diện về mục đích của phân tích và những gì công ty hy vọng đạt được từ quá trình này. BRD có thể chứa thông tin như kết quả lý tưởng, các bên liên quan tham gia, yêu cầu chức năng, phạm vi của dự án, phụ thuộc và giả định. Tài liệu này được sử dụng để minh họa các nhu cầu kinh doanh cấp cao và trả lời các câu hỏi cơ bản về những gì doanh nghiệp đang hy vọng sẽ làm.
FRD, mặt khác, là một tài liệu yêu cầu chức năng. Nó trả lời các câu hỏi cơ bản về các chức năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn và nói về cách mọi thứ nên được thực hiện. Nó mô tả kết quả dự định cho một quy trình hoặc một hệ thống và giải thích cách tất cả các bên liên quan và quy trình nên hành xử. Tài liệu này tương tự như BRD, nhưng nó được viết chi tiết hơn và cố gắng nắm bắt mọi khía cạnh của một yêu cầu. Theo cách này, nó trình bày một kế hoạch kỹ thuật và toàn diện hơn cho sự phát triển của công ty. Những thứ như yêu cầu giao diện người dùng, phụ thuộc, giả định, ràng buộc và bối cảnh sản phẩm thường được đưa vào FRD.
Nhiều nhà phân tích kinh doanh sẽ hoàn thành cả BRD và FRD trước khi tiến lên với một tổ chức cụ thể. Các tài liệu này đi một chặng đường dài hướng tới việc ra lệnh cho dữ liệu phải được thu thập để định hình tương lai thành công của tổ chức. Khi được sử dụng cùng nhau, BRD và FRD có thể giúp trình bày một lộ trình rõ ràng cho sự phát triển của công ty.
