Giám sát và đánh giá các thủ tục mua sắm là một phần không thể thiếu trong quản lý của một tổ chức. Quá trình mua sắm xứng đáng nhận được sự chú ý cao từ ban quản lý để đảm bảo rằng nó không rơi vào tình trạng gian lận và tham nhũng. Thủ tục mua sắm cần bao gồm các biện pháp kiểm soát hiệu quả để đạt được trách nhiệm và minh bạch. Quản lý liên tục giám sát và đánh giá quá trình mua sắm thiết lập tính toàn vẹn và tuân thủ pháp luật và các tiêu chuẩn đạo đức.
Xác định các điều khiển bên trong tồn tại và liệu các điều khiển có hoạt động như thiết kế hay không. Không có cơ hội nên tồn tại cho bất kỳ điều khiển nào bị ghi đè. Các kiểm soát nội bộ chính để đánh giá bao gồm phân biệt nhiệm vụ, kiểm soát giám sát, kiểm soát nhận, kiểm soát ủy quyền và kiểm soát ghi âm.
Xây dựng một danh sách kiểm tra tuân thủ để xác định xem các thủ tục mua sắm đang được tuân theo. Danh sách kiểm tra nên được thiết kế với sự cộng tác từ nhân viên và quản lý. Bằng cách tham gia vào việc phát triển danh sách kiểm tra, nhân viên về cơ bản được đào tạo và nhận thức rõ hơn về quy trình. Một danh sách kiểm tra tuân thủ tốt củng cố các thủ tục hiện có và dịch các mục tiêu của sự công bằng, cởi mở và cạnh tranh.
Thực hiện đánh giá rủi ro để vạch ra hoặc xác định các mối quan tâm, điểm yếu hoặc lĩnh vực có nguy cơ cao. Bằng cách xác định các chỉ số hoặc cờ đỏ, tổ chức có thể đảm bảo có đủ các biện pháp kiểm soát nội bộ để ngăn chặn sự bất thường. Bằng cách xác định rủi ro, xung đột lợi ích và tỷ lệ gian lận và tham nhũng có thể được ngăn chặn.
Theo dõi mua sắm cụ thể thông qua toàn bộ quá trình mua sắm. Xem xét liệu việc mua sắm cung cấp cho cạnh tranh mở và nếu nó minh bạch và không bị phân biệt đối xử đối với các nhà cung cấp nhất định. Xác định xem phương thức mua sắm được sử dụng có phù hợp với hàng hóa hoặc dịch vụ được mua hay không và đảm bảo rằng nó được ghi chép đầy đủ.
