Mua sắm dự án là mua hoặc bán sản phẩm hoặc dịch vụ để thực hiện các công việc khác nhau như được định nghĩa trong các tài liệu dự án. Có một số bước để đảm bảo rằng điều này được thực hiện chính xác. Theo các tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu do Viện Quản lý Dự án (PMI) đặt ra trong cuốn sách "Hướng dẫn về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án" (PMBOK), có sáu nhóm quy trình liên quan trực tiếp đến Quản lý Đấu thầu. Các nhóm quy trình này bao gồm mọi khía cạnh của hợp đồng từ thu thập thông tin đến đóng hợp đồng.
Kiểm sát kế hoạch
Quá trình Kiểm sát Kế hoạch xảy ra trong giai đoạn Lập kế hoạch của một dự án. Trong quá trình này, Thủ tướng làm việc với nhóm để lên kế hoạch những gì sẽ được mua và / hoặc mua lại. Các công cụ và kỹ thuật được sử dụng là phân tích mua hoặc bán, đánh giá của chuyên gia và các loại hợp đồng. Mục tiêu là trở nên có giáo dục nhất có thể trong tất cả các khả năng. Khi quá trình này đã được hoàn thành, nhóm PM có thể bắt đầu thu hẹp thông tin chính.
Kế hoạch ký kết
Hợp đồng kế hoạch có thể được định nghĩa là sử dụng thông tin từ giai đoạn Kiểm sát kế hoạch để thu hẹp thông tin và xác định người bán tiềm năng. Điều này xảy ra trong giai đoạn Thực hiện của một dự án. Các công cụ và kỹ thuật được sử dụng trong quá trình này là các hình thức tiêu chuẩn và đánh giá của chuyên gia.
Yêu cầu phản hồi của người bán
Kiểm sát quản trị xảy ra trong giai đoạn Thực hiện dự án. Nhóm PM đã thiết lập một bức tranh rõ ràng về những gì sẽ được yêu cầu để thực hiện dự án. Nhóm thu thập và xem xét các đề nghị, giá thầu và đề xuất để đưa ra quyết định sáng suốt. Các công cụ và kỹ thuật được sử dụng trong quá trình này bao gồm hội nghị nhà thầu, quảng cáo và danh sách người bán đủ điều kiện.
Chọn người bán
Sau khi nhóm quyết định, họ chọn người bán và bắt đầu đàm phán hợp đồng. Có một số công cụ và kỹ thuật cho quá trình này. Chúng bao gồm một hệ thống cân, ước tính độc lập, hệ thống sàng lọc, đàm phán hợp đồng, hệ thống đánh giá người bán, đánh giá của chuyên gia và kỹ thuật đánh giá đề xuất. Những công cụ và kỹ thuật này giúp nhóm cân nhắc tất cả các yếu tố và đưa ra quyết định sáng suốt.
Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng xảy ra trong giai đoạn Giám sát và Kiểm soát dự án. Đây là nơi công việc được thực hiện. Chức năng chính của Thủ tướng là quản lý mối quan hệ giữa người mua và người bán và đảm bảo rằng các nghĩa vụ và điều khoản hợp đồng đang được đáp ứng. Các công cụ và kỹ thuật được sử dụng trong quá trình này là hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng, đánh giá hiệu suất do người mua thực hiện, kiểm tra và kiểm toán, báo cáo hiệu suất, hệ thống thanh toán, quản trị khiếu nại, hệ thống quản lý hồ sơ và công nghệ thông tin.
Hợp đồng đóng cửa
Quá trình đóng hợp đồng xảy ra trong giai đoạn kết thúc dự án. Công việc đã được thực hiện và bây giờ nhóm sẽ đóng mọi vấn đề mở cũng như xem xét hợp đồng để đảm bảo rằng tất cả các điều khoản đã được đáp ứng và mọi thay đổi được yêu cầu trong dự án đã được hoàn thành và phản ánh các sửa đổi trong hợp đồng. Thủ tướng sẽ sử dụng hai công cụ và kỹ thuật cho quy trình này, kiểm toán mua sắm và hệ thống quản lý hồ sơ. Giữ một bản ghi các bài học kinh nghiệm sẽ giúp các dự án trong tương lai.
