Phát triển các quy trình hoạt động tiêu chuẩn là đặc trưng của bất kỳ doanh nghiệp tốt. Làm như vậy tạo ra một loại nhất quán là vô giá khi giao dịch với khách hàng và duy trì hồ sơ tốt. Hiểu những gì các thủ tục nên được tiêu chuẩn hóa là một đặc điểm của một người quản lý tốt.
Thủ tục chuẩn hóa
Các công ty phát triển các quy trình vận hành để giải thích các nhiệm vụ nên được hoàn thành như thế nào. Để xác định những nhiệm vụ nào cần được chuẩn hóa, hãy dành một tuần để viết ra mọi hành động được thực hiện để đáp ứng nhu cầu của công việc hàng ngày. Một số vấn đề, chẳng hạn như một khách hàng không hài lòng với sản phẩm / dịch vụ, thường sẽ chỉ được quản lý xử lý và khi xem xét một doanh nghiệp mới hơn và nhỏ hơn, bởi chính chủ sở hữu. Các quy trình vận hành được chuẩn hóa ban đầu nên là những quy trình mà một nhân viên sẽ chịu trách nhiệm thực hiện độc lập; khác, nhiều thủ tục quản lý có thể được thêm vào sau.
Tính năng, đặc điểm
Các thủ tục nên giải thích rõ ràng hành động, từ đầu đến cuối. Điều này có nghĩa là ngay cả những hành động đơn giản nhất (như bật máy tính) cũng phải được liệt kê. Ý tưởng đằng sau một thủ tục là nhân viên sẽ có thể làm theo quy trình từng bước và, không đưa ra giả định, hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác và đáp ứng tiêu chuẩn về hiệu suất cần thiết. Mặc dù việc liệt kê các hành động thô sơ hơn có vẻ dư thừa hoặc lãng phí thời gian, nhưng làm như vậy có lý do riêng.
Chức năng
Việc tiêu chuẩn hóa các quy trình vận hành đóng vai trò là lợi ích cho cả nhân viên và người quản lý / chủ sở hữu. Người quản lý / chủ sở hữu có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng giải thích các thủ tục. Nhân viên nhận được lợi ích của việc có kỳ vọng rõ ràng; nhân viên hạnh phúc nhất khi những gì được yêu cầu ở họ và cách họ được mong đợi để hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày của họ được viết bằng màu đen và trắng. Ngay cả các hướng dẫn đơn giản cũng có thể làm dịu đi phần nào khi nhân viên ở trong tình huống phải hoàn thành chính xác một nhiệm vụ, nhưng nhanh chóng (ví dụ: một hàng dài khách hàng).
Lợi ích
Lợi ích chính của việc chuẩn hóa các quy trình vận hành được tìm thấy trong tính nhất quán cao hơn mà nó mang lại cho các chức năng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Khi các quy trình hoạt động được tiêu chuẩn hóa, và, tất nhiên, theo sau, một số lợi ích xuất hiện. Thứ nhất, nhận thức của khách hàng sẽ là của một công ty chuyên nghiệp, hoạt động tốt, do đó làm tăng hình ảnh thương hiệu. Nhận thức này thậm chí có thể được chuyển cho các nhà đầu tư / nhân viên cho vay tiềm năng trong đó một bản sao của các thủ tục của công ty thường được yêu cầu khi tài chính / đầu tư được xem xét. Một bản sao của các thủ tục của công ty cũng thường được yêu cầu để có được bảo hiểm. Thứ hai, các tài khoản sẽ được chú ý, một lĩnh vực trong đó tính nhất quán không chỉ mong muốn, mà còn, trong nhiều trường hợp, theo yêu cầu của pháp luật.
Cân nhắc
Tiêu chuẩn hóa các quy trình hoạt động không phải là điều cần xem nhẹ; tính đặc hiệu là chìa khóa. Các quy trình được chuẩn hóa sẽ tạo thành một nền tảng trong đó nhân viên được đào tạo, thăng tiến và kỷ luật, và thông qua đó, nhu cầu của khách hàng được xử lý, giao dịch được xử lý và duy trì sổ sách. Dành thêm thời gian để chuẩn hóa chính xác các thủ tục cần thiết cho hoạt động tốt của công ty.
