Hầu hết chúng ta đều lớn lên với câu nói cũ, "Nếu bạn không có điều gì tốt đẹp để nói, đừng nói gì cả." Biểu hiện đó vẫn đúng ngay cả khi viết đánh giá hiệu suất. Rốt cuộc, khi một nhân viên tin rằng bạn không thích anh ta hoặc anh ta không thể làm gì đúng, anh ta khó có thể cố gắng cải thiện, trong khi một nhân viên được thông báo rằng anh ta xuất sắc trong một số lĩnh vực nhưng vẫn có một số sai sót có khả năng phấn đấu để làm tốt hơn. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để chú ý đến chính xác cách bạn từ đánh giá hiệu suất.
Thử thách đánh giá hiệu suất
Đánh giá hiệu suất, còn được gọi là đánh giá hoặc đánh giá nhân viên, thường không phổ biến với cả nhân viên tiếp nhận họ và người quản lý đặt họ lại với nhau. Tuy nhiên, chúng vẫn là một công cụ quan trọng trong việc cho phép nhân viên hiểu cách họ đang hoạt động và làm thế nào họ có thể giúp đỡ công ty tốt hơn. Mặc dù lời khen hoặc lời phê bình trực tiếp chắc chắn rất hữu ích trên cơ sở hàng ngày, các đánh giá chính thức có thể cung cấp cho cả người quản lý và nhân viên một cái gì đó cụ thể mà họ có thể nhìn lại.
Tất nhiên, thật dễ dàng để viết đánh giá nhân viên tích cực về một nhân viên gần như hoàn hảo, nhưng vì hầu hết mọi người đều có một cái gì đó cần thiết để làm việc, thách thức nằm ở việc khuyến khích năng suất và giữ tinh thần trong khi vẫn thể hiện nhu cầu của công ty. Bạn cần phải tôn vinh những đức tính của nhân viên của mình đồng thời phê phán một cách công bằng những vấn đề của họ bằng những lời chỉ trích mang tính xây dựng.
Các loại đánh giá nhân viên
Có nhiều cách khác nhau để đánh giá nhân viên cũng như có nhiều cách để xếp loại học sinh trong trường. Một số công ty sử dụng hệ thống tỷ lệ phần trăm, một số sử dụng điểm thư, một số sử dụng điểm từ một đến năm, một số có định dạng câu hỏi và câu trả lời bằng văn bản và một số để mọi thứ hoàn toàn mở kết thúc và không sử dụng hệ thống chấm điểm chính thức nào cả.
Nếu công ty của bạn đã có sẵn một hệ thống, bạn đã có một khởi đầu tốt. Nếu không, bạn sẽ cần phải chọn một hệ thống. Dù bạn chọn gì, hãy đảm bảo nó công bằng và nhất quán cho tất cả nhân viên.
Bất kể nhân viên được tính điểm như thế nào, hầu hết các đánh giá hiệu suất sẽ tập trung vào sáu thành phần cơ bản:
- kĩ năng giao tiếp
- khả năng giải quyết vấn đề
- chất lượng và độ chính xác của công việc
- kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm
- tham dự, độ tin cậy và độ tin cậy
- khả năng đáp ứng thời hạn và mục tiêu
Khi viết đánh giá của bạn, hãy tập trung vào các mục tiêu cụ thể của công ty như cách nhân viên phù hợp với văn hóa công ty và tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp, năng lực đặc thù của vị trí liên quan đến công việc thực tế của anh ấy và thành tích đáng chú ý hoặc tăng trưởng trong giai đoạn đánh giá.
Ví dụ đánh giá hiệu suất tích cực
Các ví dụ đánh giá hiệu suất tích cực thường đề nghị cung cấp một cái gì đó mà nhân viên có thể làm việc. Tuy nhiên, nếu một nhân viên đang làm một công việc tuyệt vời và bạn không thấy bất cứ điều gì để phê bình, đừng ép buộc.Tốt hơn là hoàn toàn tích cực hơn là bao gồm một lời chỉ trích chỉ nhằm mục đích cung cấp cho cô ấy một cái gì đó để cải thiện.
Cố gắng tránh các từ chung chung như "tốt", "xấu", "xuất sắc" và "tốt đẹp" và thay vào đó sử dụng các thuật ngữ mô tả hơn như "động", "chức năng", "hiệu quả" và "hiệu quả". Dưới đây là một ví dụ hữu ích về đánh giá tích cực:
"Susan là một máy chủ đáp ứng và vượt quá mọi mong đợi. Cô ấy có thái độ tích cực, mỉm cười khi nói chuyện với khách hàng và nhanh chóng đưa ra lời đề nghị khi thích hợp. Khi nhà hàng bận rộn nhất, cô ấy dễ dàng thích nghi với áp lực, và cô ấy linh hoạt khi có vấn đề phát sinh. "
"Khi mọi thứ chậm lại, cô ấy tìm kiếm thêm trách nhiệm và vẫn định hướng rất chi tiết cho dù sàn có bận đến đâu. Susan làm việc tốt khi cần thiết nhưng cũng có thể giao tiếp hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm khi cần."
Đánh giá giữa đường và ví dụ
Khi tìm kiếm các ví dụ đánh giá nhân viên hơi quan trọng trực tuyến, bạn sẽ thường nhận thấy rằng các nhà văn luôn bắt đầu với một cái gì đó tích cực. Đó là bởi vì mọi người phản ứng nhanh hơn với những lời chỉ trích nếu họ cảm thấy công việc khó khăn của họ cũng được chú ý. Nói chung, nên kết hợp một "bánh sandwich khen" khi có thể, bắt đầu và kết thúc với những điều tích cực để nói về nhân viên. Ví dụ:
"Donald đáp ứng mọi mong đợi khi giúp đỡ khách hàng, nhưng việc giao tiếp với các nhân viên khác khiến anh ấy mong muốn. Anh ấy thích nghi tốt với nhu cầu của khách hàng và các tình huống khó khăn, chẳng hạn như chuyển sang hệ thống điện thoại mới. Thật không may, kỹ năng quản lý thời gian của anh ấy có thể sử dụng một công việc nhỏ, vì anh ta thường để khách hàng bị giữ trong năm phút hoặc hơn trong khi cố gắng tập trung vào khắc phục một sự cố nhỏ cho một khách hàng gặp trực tiếp.
"Donald duy trì một thái độ tích cực cho dù tình hình có căng thẳng đến mức nào, và khả năng luôn làm hài lòng khách hàng của anh ấy khiến anh ấy trở thành ứng cử viên có khả năng thăng hạng cho bộ phận dịch vụ khách hàng ưu tú."
Ví dụ đánh giá nhân viên tiêu cực
Đánh giá hiệu suất kém là một số khó viết nhất vì có thể khó xây dựng và duy trì tinh thần nhân viên trong khi vẫn bày tỏ rằng nhân viên cần phải đẩy mạnh công việc của mình. Điều quan trọng là sử dụng ngôn ngữ tập trung vào tăng trưởng để giữ cho mọi thứ tích cực nhất có thể. Một lần nữa, hãy cố gắng mở với một cái gì đó tích cực khi có thể.
Không bao giờ đặt ra các mối đe dọa như cắt giảm lương hoặc mất việc làm, vì những điều này có khả năng làm mất lòng một nhân viên thay vì khuyến khích anh ta cố gắng hơn. Dưới đây là hai ví dụ đánh giá hiệu suất quan trọng: một ví dụ bạn nên cố gắng bắt chước và một ví dụ bạn nên cố gắng tránh.
Đánh giá nhân viên hữu ích
"Donna có thể là một nhà lãnh đạo rất hiệu quả trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình với tư cách là người quản lý ca. Tuy nhiên, cô ấy thường xuyên bị trễ và điều này làm giảm thời gian cô ấy có thể dành cho công việc của mình. Ngoài ra, cô ấy có xu hướng dành thời gian trò chuyện tình cờ với các nhân viên khác, làm cho thời gian của họ giảm năng suất.
"Chúng tôi muốn thấy Donna tập trung hơn vào sự tham dự của cô ấy và thực hiện bản thân với thái độ chuyên nghiệp hơn khi nói chuyện với nhân viên, đúng giờ và hạn chế các cuộc trò chuyện với những người có liên quan đến công việc."
Lưu ý rằng đánh giá bắt đầu bằng một ghi chú tích cực và kết thúc bằng những gợi ý về cách Donna có thể cải thiện công việc của mình.
Một đánh giá hiệu quả không hữu ích
"John luôn bị phân tâm và không bao giờ đáp ứng thời hạn dự án. Anh ấy không có ích gì khi nói chuyện với khách hàng và không buồn viết những ghi chú đầy đủ."
Đầu tiên, không bao giờ sử dụng ngôn ngữ cường điệu hoặc thô lỗ, vì những điều này có thể đưa ra sự phòng vệ của nhân viên, khiến họ tránh xa sự chỉ trích của bạn và không có khả năng phát triển. Thứ hai, phải cụ thể. John không ích lợi như thế nào? Cuối cùng, đưa ra đề xuất về cách anh ấy có thể cải thiện: John nên ưu tiên các nhiệm vụ trong ngày để giúp loại bỏ phiền nhiễu và làm theo hướng dẫn của chúng tôi để đảm bảo anh ấy ghi chú đầy đủ.
Mẹo viết bài đánh giá nhân viên
Điều quan trọng cần nhớ là hầu hết các nhân viên đều muốn làm tốt công việc, nhưng không ai phản hồi tốt khi được nói rằng họ không tốt. Khi đưa ra những lời phê bình, hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ khách quan và dựa trên sự tăng trưởng và tránh cường điệu hóa. Hãy nhớ rằng tốt hơn là đưa ra giải pháp hơn là nói đơn giản là ai đó không đủ tốt.
Có thể khó bắt đầu khi viết đánh giá hiệu suất, vì vậy một nơi khởi đầu tốt có thể là mô tả công việc của nhân viên hoặc tự đánh giá từ nhân viên nói rằng cô ấy nghĩ cô ấy làm tốt và những gì cô ấy có thể cải thiện. Trong khi viết đánh giá của bạn, hãy cố gắng tránh so sánh nhân viên với nhau. Hãy nhớ rằng trong khi một nhân viên có vẻ kém năng suất hơn nhân viên làm việc tốt nhất của bạn, cô ấy vẫn có thể vượt xa mong đợi chung.
Cuối cùng, trong khi các đánh giá hiệu suất có thể khó hoàn thành, chúng giúp hướng dẫn một nhân viên hướng tới thành công. Có thể đặc biệt khó khăn để xem xét hiệu suất của một nhân viên trong một khoảng thời gian dài hơn chỉ một vài tháng. Với ý nghĩ đó, hãy cố gắng tiến hành đánh giá thường xuyên, không chỉ mỗi năm một lần và giữ thời gian nhất quán vì các đánh giá không nên gây ngạc nhiên. Điều này sẽ cho nhân viên của bạn một cơ hội để thấy công việc khó khăn của họ được đền đáp nếu họ cố gắng làm theo các đề xuất của bạn.
