Tên lửa từ Sharply được phát hành từ văn phòng góc là một sắc lệnh một người, nhưng thực tế là hầu hết các nơi làm việc hoạt động hiệu quả hơn - và với tinh thần cao hơn - khi các ông chủ thúc đẩy giao tiếp nhóm. Một số chiến lược tồn tại để tăng cường sự giao tiếp giữa các đồng nghiệp.
Tầm nhìn, giá trị và mua vào
Sứ mệnh, tầm nhìn và tuyên bố giá trị giúp tập hợp một nhóm xung quanh những ý tưởng lớn thúc đẩy những gì họ làm và đảm bảo mọi người trên cùng một trang - bước đầu tiên quan trọng trong việc thúc đẩy giao tiếp, theo Susanne Gaddis, Tiến sĩ, một chuyên gia nói được chứng nhận và Giám đốc điều hành của The Communications Doctor. Nhưng nó không đủ để chỉ nói cùng một ngôn ngữ công ty. "Để tạo ra một nhóm hiệu quả, mọi người trong nhóm của bạn phải hiểu (họ) và mua hàng," Tiến sĩ Gaddis nói. Và đó là cơ bản như các đồng nghiệp "đồng ý với một loạt các hành vi sẽ giúp đỡ hơn là cản trở tổ chức," cô nói.
Hiểu và thích sự khác biệt về phong cách
Trong số những hành vi giúp đỡ: hiểu và thích sự khác biệt về phong cách. Lấy ví dụ, Arthur trong kế toán và Chloe trong sáng tạo. "Nếu một cá nhân loại sáng tạo, không có thời hạn làm việc với một cá nhân có tổ chức cao, cực kỳ có cấu trúc, họ cần nói trước về mức độ giao tiếp cần thiết", Tiến sĩ Gaddis nói. Họ cũng cần phải đồng ý về các kênh họ sẽ sử dụng để thông báo cho nhau - chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tin nhắn văn bản hoặc gặp mặt trực tiếp, cô nói. Và đôi khi là huấn luyện viên, và / hoặc ông chủ, bạn sẽ phải sắp xếp - và thậm chí có thể hướng dẫn - cuộc thảo luận ban đầu.
Thực hiện một bước ba cảm ơn
Cung cấp - và khuyến khích đồng nghiệp cung cấp - phản hồi ba bước, Tiến sĩ Gaddis nói. Đây là cách nó hoạt động:
- Bước 1: Nói "Cảm ơn!"
- Bước 2: Cho nhân viên biết họ đã làm gì.
- Bước 3: Cho họ biết tác động của hành vi của họ đối với tổ chức.
Ví dụ: "Cảm ơn, Rita, vì đã chia sẻ bài viết tuyệt vời mà bạn đã tìm thấy về xây dựng đội ngũ hiệu quả. Các ý tưởng đã tạo ra một tác động lớn đến cách tôi giao tiếp với nhóm của mình", Tiến sĩ Gaddis nói.
Suy nghĩ lại về các cuộc họp nhóm
Sử dụng các cuộc họp tập trung, độc lập để thúc đẩy giao tiếp nhóm - thay vì truyền thống, gây ngủ, ngồi xuống. Một số người gọi chúng là "Scrums" và thậm chí còn có "Liên minh Scrum" cung cấp lời khuyên, đào tạo và chứng nhận theo cách của scrum. Ý tưởng: Đứng lên, các "cuộc họp" thông tư được tổ chức mỗi ngày một lần không quá 15 phút và tất cả những người tham gia phải đóng góp. Chỉ có ba điều được đề cập: Những gì họ đã đạt được kể từ scrum hàng ngày cuối cùng, những gì họ dự định hoàn thành giữa bây giờ và scrum hàng ngày tiếp theo và những gì cản trở tiến trình, theo Renee M: 05, giám đốc điều hành của Scrum Alliance. Nhưng nó chắc chắn không phải một cuộc họp lập kế hoạch hoặc một cuộc thảo luận kỹ thuật - cả hai đều có thể bị sa lầy vào các chi tiết và khiến việc liên lạc nhóm hiệu quả bị đình trệ.
Nói đúng ngôn ngữ cơ thể
Không có gì nói "Tôi không quan tâm bạn đang nói gì" như gửi văn bản hoặc khoanh tay khi các thành viên khác trong nhóm có sàn. Thay vào đó, hãy thử các kỹ thuật này, được cung cấp bởi Carol Kinsey Goman, Tiến sĩ, một diễn giả chính, huấn luyện viên điều hành và chuyên gia truyền thông về tác động của ngôn ngữ cơ thể tại nơi làm việc. Cô cũng là một blogger lãnh đạo của Forbes và là tác giả của "Ngôn ngữ im lặng của các nhà lãnh đạo: Làm thế nào ngôn ngữ cơ thể có thể giúp đỡ - hay làm tổn thương - Cách bạn lãnh đạo":
- Đối mặt trực tiếp với mọi người (từ trái tim đến trái tim). Thậm chí một phần tư quay đi báo hiệu sự thiếu quan tâm của bạn và làm cho loa tắt, Tiến sĩ Goman nói.
- Xóa bỏ rào cản giữa bạn và những người tham gia khác. Điện thoại, giấy - bất cứ thứ gì cản tầm nhìn của bạn. Hoặc thậm chí tốt hơn, đi ra từ phía sau bàn của bạn và ngồi bên cạnh họ.
- Duy trì giao tiếp bằng mắt tích cực. Giao tiếp bằng mắt lớn hơn hầu như luôn luôn dẫn đến ý thích và sự bao gồm nhiều hơn. Chuyển ánh mắt hoặc quét phòng cho thấy bạn không nghe.
- Sử dụng lòng bàn tay và cử chỉ cánh tay mở khi nói. Những tín hiệu thầm lặng về độ tin cậy và sự hài hước được nhìn nhận tích cực hơn so với khoanh tay và hai tay giấu hoặc sát vào cơ thể, Tiến sĩ Goman nói.
- Đồng bộ hóa ngôn ngữ cơ thể của bạn với người bạn đang giao dịch. Khéo léo khớp với tư thế đứng, vị trí cánh tay và nét mặt của người khác - tín hiệu này bạn đã kết nối và tham gia.
Tránh "Groupthink"
Pearl Harbor, cuộc xâm lược của Hoa Kỳ vào Bắc Triều Tiên và Vịnh Lợn xâm chiếm Cuba có điểm gì chung? Những "thất bại" lịch sử này, như tác giả Irving L. Janis nói, có thể đã được gây ra bằng cách loại trừ những tiếng nói bất đồng từ các cuộc thảo luận về kế hoạch của chính phủ theo cách tiếp cận thiếu sót mà ông gọi là "Groupthink". Mặt khác, những thành công chính sách như Khủng hoảng tên lửa Cuba và Kế hoạch Marshall chứng minh giá trị của các quan điểm khác, theo Janis. Điểm mấu chốt: Giải quyết bất đồng về các ý tưởng hoặc chính sách mới rất có thể thúc đẩy giao tiếp nhóm bằng cách thu hút những người tham gia miễn cưỡng - và giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn - vì vậy hãy khuyến khích nó.
Bỏ qua cái cau có
Tránh cau có hoặc cau mày trong khi các cuộc thảo luận diễn ra vì những phản ứng này cũng không thúc đẩy giao tiếp nhóm. Đối với một điều, khi bạn cau mày, "những người tham dự có thể sẽ nghĩ rằng bạn không thích những gì bạn vừa nghe - và sẽ giữ ý kiến của họ cho chính họ", Tiến sĩ Goman nói. "Trên thực tế, bất cứ khi nào bạn thể hiện bất kỳ sự giận dữ, cáu kỉnh hoặc khó chịu nào, mọi người có nhiều khả năng giữ lại ý tưởng của họ, hạn chế nhận xét của họ và tìm cách rút ngắn sự tương tác của họ với bạn." Thay vào đó, tập trung vào việc có sự thật trong tuyên bố. Bạn luôn có thể giải quyết một cách khéo léo cách trình bày từng cái một nếu cần.
