Với sự tiến bộ không ngừng của công nghệ, một trong những xu hướng gần đây của thế kỷ 21 là văn phòng không giấy tờ. Một văn phòng không giấy không thực sự hoàn toàn không có giấy tờ, mà sử dụng tối thiểu giấy và chuyển đổi càng nhiều tài liệu càng tốt sang dạng kỹ thuật số. Một văn phòng không giấy có cả ưu điểm và nhược điểm, cả hai đều cần được xem xét bởi một tổ chức đang xem xét chuyển đổi từ lưu trữ hồ sơ thông thường.
Nhỏ gọn và hiệu quả hơn
Các tệp kỹ thuật số đòi hỏi không gian vật lý ít hơn nhiều so với các tệp giấy và dễ dàng tổ chức hơn nhiều. Ngoài ra, các tệp kỹ thuật số được lưu trữ dễ truy cập hơn nhiều so với các tệp giấy được lưu trữ. Các tệp kỹ thuật số có thể dễ dàng được chia sẻ giữa nhiều người dùng cùng một lúc và được truy cập từ các địa điểm từ xa, nâng cao hiệu quả công việc.
Ý thức tuyệt vời
Ít tập tin giấy hơn có nghĩa là ít giấy được sử dụng cho các bản sao trùng lặp và để lưu giữ hồ sơ chung. Yếu tố này làm cho một văn phòng không giấy tờ có ý thức môi trường hơn trong hầu hết các trường hợp. Đối với các tạp chí trực tuyến và các ấn phẩm khác, xuất bản kỹ thuật số có nghĩa là loại bỏ các loại mực có chứa kim loại nặng, dung môi và các chất khác có hại cho môi trường.
Mối quan tâm về phần mềm và phần cứng
Một văn phòng không giấy chỉ hiệu quả như phần mềm và phần cứng được sử dụng để lưu trữ hồ sơ cho phép người lao động. Lỗi phần mềm và sự cố thiết bị có thể gây ra sự gián đoạn lớn đối với hoạt động của một văn phòng không giấy tờ. Việc bảo trì phần mềm và phần cứng của một văn phòng không giấy tờ cũng là một mối quan tâm; Nhân viên hoặc chuyên gia tư vấn công nghệ thông tin (CNTT) thường là một điều cần thiết, cũng như các kỹ thuật viên để bảo trì phần cứng một cách thường xuyên.
Lỗi nhập dữ liệu và đường cong học tập
Giống như bất kỳ quá trình chuyển đổi nào, việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy thường liên quan đến việc học tập, đặc biệt là trong môi trường văn phòng nơi nhân viên chưa am hiểu về máy tính. Lỗi nhập dữ liệu có thể tốn kém và có thể dẫn đến các vấn đề lớn. Ngoài ra, lỗi nhập dữ liệu và nộp đơn có thể dẫn đến các hồ sơ phân loại sai, gây khó khăn hoặc không thể tìm thấy chúng vào một ngày sau đó.
Quan ngại về an ninh
Hồ sơ kỹ thuật số có thể dễ bị truy cập trái phép, bằng cách hack hoặc bảo mật lỏng lẻo từ phía nhân viên. Đặc biệt với hồ sơ pháp lý và y tế nhạy cảm, mất dữ liệu có thể dẫn đến trách nhiệm đáng kể cho công ty liên quan, đặc biệt là nếu sơ suất có liên quan. Việc xử lý các hồ sơ kỹ thuật số là một khó khăn đặc biệt, đặc biệt là trong môi trường mạng chia sẻ. Chỉ đơn giản là xóa một tệp không xóa hoàn toàn một bản ghi kỹ thuật số, giống như việc ném tài liệu vào thùng rác không thể ngăn người khác lấy lại giấy sau đó.
