Có nhiều lý do để viết một lá thư kinh doanh cho bất kỳ một trong số hàng trăm lãnh sự quán nước ngoài trên toàn cầu. Ví dụ, bạn có thể muốn yêu cầu thị thực hoặc thông tin du lịch, để hỏi về các cơ hội ngoại thương, thực hiện nghiên cứu đối ngoại hoặc viết thư giới thiệu cho một sinh viên đi du lịch nước ngoài để thực tập.
Xác định tên, tiêu đề và địa chỉ của cá nhân mà bạn đang giải quyết bức thư. Mỗi lãnh sự quán nước ngoài có một trang web chi tiết cung cấp một thư mục nhân sự, cùng với các liên kết đến các bộ phận khác nhau, có thể giúp bạn xác định người mà bạn nên giải quyết thư từ của mình.
Thực hiện theo giao thức kinh doanh truyền thống khi viết thư kinh doanh cho lãnh sự quán. Sử dụng tên đầy đủ và tiêu đề, bộ phận và lãnh sự quán riêng lẻ, được định dạng theo hệ thống thư quốc tế của đất nước. Mỗi quốc gia khác nhau, vì vậy hãy làm theo các chỉ thị được liệt kê trong phần liên hệ với chúng tôi trên trang web của lãnh sự quán. Nếu bạn đang gửi thư sao chép cứng, hãy ghi ngày ở góc trên bên phải của thư. Nếu bạn đang gửi email, hãy nêu rõ mục đích thư từ của bạn trong dòng chủ đề.
Viết một lá thư giới thiệu bao gồm một lời giải thích về bạn là ai, bạn đến từ đâu, tại sao bạn viết và liệu bạn viết thay cho một cá nhân khác hoặc chính bạn. Nếu bạn viết thay mặt cho một công ty, một tổ chức chính phủ, một tổ chức quốc tế hoặc một viện giáo dục, hãy lưu ý liên kết theo tên và nêu tiêu đề và thông tin đăng nhập của bạn.
Viết một tuyên bố đơn giản mà ngắn gọn nhưng ngắn gọn phác thảo mục đích của thư từ của bạn. Ngôn ngữ được dịch hoặc phiên dịch thường có thể có ý nghĩa kép, vì vậy hãy cẩn thận để tránh thuật ngữ tiếng lóng hoặc các từ thông tục mà người đọc nước ngoài không thể hiểu được. Ví dụ: cụm từ, tôi muốn liên lạc với bạn, nên thay thế bằng cụm từ
Giới hạn thư của bạn vào một chủ đề duy nhất và cụ thể về kết quả mà bạn mong muốn từ thư tín.
Kết thúc bức thư với một lời cảm ơn và cung cấp chi tiết về cách bạn có thể đạt được. Luôn luôn bao gồm tên đầy đủ của bạn. Không bao giờ làm sai lệch hoặc đưa ra tuyên bố sai lệch hoặc có khả năng đe dọa trong thư gửi lãnh sự quán nước ngoài.
Tham khảo bưu điện địa phương của bạn về các yêu cầu bưu chính và thời gian giao hàng ước tính. Nếu bạn đang gửi kèm một phong bì có dán tem, địa chỉ để đảm bảo trả lời nhanh thư của bạn, hãy đảm bảo bạn có số lượng bưu chính Hoa Kỳ thích hợp trên phong bì gửi lại.
Lời khuyên
-
Các trang web lãnh sự quán nước ngoài của Hoa Kỳ được viết bằng tiếng Anh trong khi các lãnh sự quán nước ngoài quốc tế thường được viết bằng tiếng nước bản xứ có liên kết đến một phiên bản tiếng Anh.
