Phát triển hệ thống quản lý tập tin toàn diện cho nhà hàng của bạn giúp bạn quản lý nhân viên và doanh nghiệp. Hệ thống nộp đơn kép có hiệu quả, đặc biệt nếu các tệp được lưu trữ trực tuyến. Các tệp có thể được lưu trữ ở một vị trí dễ tìm, như tủ hồ sơ văn phòng, và các nhân viên nhạy cảm và các tệp tài chính có thể được bảo vệ an toàn. Một hệ thống nộp bản sao cứng vật lý nên được chọn dựa trên khối lượng thông tin được nộp, trong khi một hệ thống nộp đơn trực tuyến có nhiều tùy chọn hơn.
Chọn một hệ thống lưu trữ
Các tệp được lưu trữ trực tuyến có thể được chia thành các loại bí mật và mở. Mật khẩu bảo vệ thông tin nhạy cảm như tài chính hoặc tập tin nhân viên. Các tệp cần được nhân viên truy cập thường xuyên có thể được lưu trữ trong một thư mục dùng chung dưới các tiêu đề cụ thể như nhà cung cấp, nhà cung cấp và bảo trì. Các tệp được lưu trữ trong tủ có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo chủ đề hoặc cho các tệp có khối lượng lớn theo chủ đề có phân chia phụ cho mỗi danh mục. Ví dụ: một tệp nhà cung cấp có thể có các tệp được sắp xếp theo thứ tự chữ cái xác định tên nhà cung cấp hoặc công ty của họ.
Tài chính
Phát triển một hệ thống nộp đơn cho phép dễ dàng truy cập các báo cáo tài chính là điều cần thiết cho hoạt động hàng ngày cũng như báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý và hàng năm và chuẩn bị cuối năm và thuế. Thông tin tài chính nên được lưu trữ ở một vị trí an toàn như hộp khóa hoặc trong tệp máy tính được bảo vệ bằng mật khẩu. Tài liệu bao gồm các tài khoản phải trả và phải thu, bảng lương, khoản vay và hạn mức tín dụng, kiểm toán nội bộ và bên ngoài và hồ sơ thuế và biên lai hàng ngày. Phân loại các tệp theo các mốc thời gian để những tệp bạn tham khảo thường xuyên, chẳng hạn như hồ sơ bán hàng hàng ngày, nằm trong tầm tay dễ dàng và những tệp bạn xem xét định kỳ, như báo cáo hàng quý, nằm ở phía sau tủ.
Việc làm
Tổ chức các ứng dụng việc làm trống và hoàn thành, tài liệu định hướng và đào tạo, lịch làm việc và tài khoản bằng văn bản của báo cáo nhân viên, khiếu nại hoặc khiển trách. Điều thứ hai là hữu ích nếu một nhân viên nộp đơn khiếu nại liên quan đến chấm dứt, phân biệt đối xử hoặc quấy rối. Nếu một tệp nhân viên chứa các hồ sơ sức khỏe và số An sinh xã hội, hãy phân loại các tệp theo thứ tự số và lưu trữ khóa số ở một vị trí khác.
Nhà cung cấp
Chia tập tin nhà cung cấp thành các loại thực phẩm, đồ uống, bia, rượu và nhà hàng. Bao gồm các tệp riêng lẻ cho các nhà cung cấp hiện tại và các nhà cung cấp tiềm năng. Các tập tin nên bao gồm các bản sao hợp đồng, mẫu đơn đặt hàng, biên lai, cấu trúc giá, lịch giao hàng, tên liên lạc và số điện thoại. Bạn có thể lưu trữ các tệp của nhà cung cấp gần cửa giao hàng hoặc trong văn phòng của người quản lý để dễ dàng tham khảo.
Bảo hiểm
Hồ sơ bảo hiểm nên bao gồm các bản sao của chính sách và tên và thông tin liên lạc của đại lý bảo hiểm đại diện cho mỗi chính sách. Bao gồm một biểu đồ đổi mới để chỉ ra khi nào các chính sách cần được xem xét. Lưu trữ một bản sao của các tập tin bảo hiểm ngoài trang web trong trường hợp khẩn cấp.
Xây dựng và bảo trì
Cho dù cơ sở nhà hàng được sở hữu hoặc thuê, hãy duy trì một hồ sơ để bảo trì và sửa chữa hồ sơ. Bao gồm một danh sách làm sạch, loại bỏ rác, tái chế, bảo trì chung, nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa hệ thống ống nước và điện. Lưu trữ thông tin để bảo trì các trò chơi video, hộp máy hát tự động hoặc máy bán hàng tự động. Giống như các tập tin của nhà cung cấp, số liên lạc bảo trì và khẩn cấp nên được đặt ở nơi mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể nhanh chóng truy cập chúng, chẳng hạn như quầy tiếp viên, bàn thu ngân, phía sau quầy bar hoặc trong nhà bếp.
Sưc khỏe va sự an toan
Duy trì một tập tin dành cho tài liệu sức khỏe và an toàn. Điều này bao gồm một bản sao của các báo cáo và trích dẫn của bộ phận y tế của nhà hàng, các quy tắc bằng văn bản về các biện pháp sức khỏe của nhân viên như rửa tay, sử dụng găng tay và kẹp tóc và hướng dẫn vệ sinh thiết bị chi tiết. Cũng bao gồm tài liệu về các thủ tục liên quan đến xử lý thực phẩm, chuẩn bị và lưu trữ. Tạo bản sao của các quy tắc và quy định thích hợp và gửi chúng ở những nơi thích hợp nơi nhân viên chắc chắn nhìn thấy chúng.
Chấn thương và sự cố
Tạo một tệp để bao gồm các báo cáo về thương tích của nhân viên và khách hàng. Tài liệu làm chứng cho từng sự kiện và cung cấp càng nhiều chi tiết hỗ trợ càng tốt, bao gồm nguyên nhân gây thương tích, hành động được thực hiện sau chấn thương và kết quả. Bao gồm các bản sao báo cáo của cảnh sát nếu nhà chức trách được gọi đến nhà hàng vì bất kỳ lý do gì.
