Các mục nhật ký chung trong kế toán là các bản ghi theo thứ tự thời gian của các giao dịch kinh doanh với các chi tiết của các tài khoản bị ảnh hưởng bởi mỗi giao dịch. Các giao dịch được ghi lại bằng các khoản ghi nợ và tín dụng vào tài khoản. Khi một tài khoản bị ghi nợ, một tài khoản khác được ghi có; vì lý do này, các khoản ghi nợ và tín dụng sẽ luôn bằng nhau trong một giao dịch.
Thu thập hồ sơ của các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như biên lai, hóa đơn, báo cáo ngân hàng và hóa đơn, và sắp xếp các hồ sơ theo thứ tự thời gian.
Viết các tiêu đề Ngày tháng, tài khoản của bạn, các khoản nợ của người hâm mộ, và các khoản tín dụng của bạn trên dòng đầu tiên theo thứ tự đã cho, tạo các cột.
Viết mục đầu tiên trong năm. Viết ngày giao dịch dưới tiêu đề Ngày hẹn hò, sau đó viết tài khoản bị ảnh hưởng bởi giao dịch dưới tiêu đề Tài khoản. Ví dụ, nếu doanh nghiệp nhận được hóa đơn tiện ích chưa được thanh toán, hãy viết Chi phí tiện ích trên mạng trong Tài khoản.
Ghi nợ số tiền của giao dịch vào tài khoản được ghi chú bằng cách viết số tiền dưới tiêu đề Nợ Debit trên dòng đối diện với tài khoản được liệt kê.
Viết tiêu đề của tài khoản tiếp theo bị ảnh hưởng bởi cùng một giao dịch trong dòng dưới tài khoản được liệt kê đầu tiên. Trong trường hợp hóa đơn nhận được nhưng chưa được thanh toán, tài khoản phụ bị ảnh hưởng là Tài khoản có thể thanh toán được vì doanh nghiệp hiện đang nợ số tiền này.
Ghi có vào tài khoản với cùng số tiền mà tài khoản khác đã bị ghi nợ bằng cách ghi số tiền dưới tiêu đề Tín dụng hồi và đối với tài khoản được liệt kê mà bạn đang ghi có. Lưu ý rằng một số giao dịch yêu cầu tín dụng của nhiều tài khoản. Ví dụ: đối với giao dịch mua được thực hiện theo các điều khoản của khoản thanh toán xuống được trả bằng tiền mặt và phần còn lại còn nợ, giao dịch mua là tài khoản đầu tiên bị ảnh hưởng và số tiền bị ghi nợ. Tài khoản tiếp theo bị ảnh hưởng là tài khoản tiền mặt của công ty. Tín dụng tài khoản tiền mặt cho số tiền mặt thanh toán. Tài khoản thứ ba bị ảnh hưởng là tài khoản phải trả; ghi có vào tài khoản này số tiền còn lại hiện đang nợ. Cả tài khoản tiền mặt và tài khoản phải trả phải bằng giá mua.
Viết mô tả về giao dịch ở dòng thứ ba dưới tiêu đề Tài khoản của người khác. Trong ví dụ được đưa ra, cột Tài khoản có thể có Chi phí tiện ích, Tài khoản có thể thanh toán Trả tiền và mô tả như Hóa đơn tiền điện nhận được. giao dịch tiếp theo theo cách tương tự được liệt kê ở trên.
Lời khuyên
-
Tín dụng phải luôn bằng với khoản ghi nợ. Luôn dẫn đầu mỗi giao dịch với một khoản nợ.
