Cho dù bạn cố gắng tránh chúng đến mức nào, những rào cản trong giao tiếp sẽ xuất hiện giữa nhân viên, người quản lý và khách hàng. Thất bại trong giao tiếp có thể gây ra sự chậm trễ không cần thiết, sự thất vọng và có khả năng bị mất doanh nghiệp. Tin tốt là có nhiều cách để vượt qua rào cản giao tiếp để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru.
Rào cản giao tiếp trong kinh doanh là gì?
Rào cản giao tiếp có thể được tìm thấy ở mọi nơi trong kinh doanh, từ quản lý từ trên xuống đến quản lý trung gian đến các mối quan hệ bên ngoài. Sự cố giao tiếp xảy ra theo tổ chức, chẳng hạn như khi các thành viên trong nhóm bị cô lập, hoặc cá nhân, khi một người giải thích sai hoặc bỏ qua những gì người khác đang nói. Họ có thể phát sinh từ quá nhiều phiền nhiễu trong công việc hoặc không đủ rõ ràng về một dự án. Một vài ví dụ về các rào cản giao tiếp phổ biến bạn có thể thấy trong doanh nghiệp của mình là:
- Mất tập trung. Nếu bạn không có mặt trong một cuộc trò chuyện, nó có khả năng dẫn đến việc truyền thông sai. Cho dù từ nhiều lần gián đoạn, đa nhiệm hoặc vội vã đến cuộc họp tiếp theo của bạn, việc bị phân tâm là một rào cản đối với giao tiếp có thể gây ra nhiều vấn đề. Nó cũng là một cách dễ dàng để khắc phục nếu bạn học cách tập trung và có mặt trong lúc này.
- Quản lý kém. Khi nhân viên don lồng như quản lý của họ hoặc don don cảm thấy họ có thể nói chuyện cởi mở với họ, các kênh liên lạc nhanh chóng ngừng hoạt động. Các nhà quản lý không đưa ra phản hồi, không lắng nghe vấn đề, không thể nói chuyện cởi mở về việc kinh doanh của công ty có liên quan hoặc sẽ không đặt câu hỏi cho nhân viên của họ tạo ra rào cản đối với truyền thông mà don don cần tồn tại.
- Thiếu cuộc trò chuyện. Tất nhiên, cách tốt nhất để giao tiếp là có một cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, những ngày này, mọi người có nhiều khả năng nhắn tin hoặc gửi email khi họ có vấn đề cần thảo luận. Kiểu trò chuyện một chiều này thường dẫn đến những hiểu lầm và thất vọng không cần thiết, và có thể gây lãng phí thời gian. Thay vào đó, một vấn đề có thể được xử lý trong một cuộc nói chuyện trực tiếp, dài 15 phút, trực tiếp trở thành một cuộc trao đổi những lời nói gây lo lắng kéo dài hàng ngày mà không có giải pháp.
- Rào cản vật lý. Khi quản lý cô lập mình trên một tầng khác của tòa nhà với phần còn lại của lực lượng lao động hoặc các nhóm làm việc được chỉ định cho các văn phòng riêng biệt, các rào cản vật lý được tạo ra dẫn đến giao tiếp kém.
- Khác biệt về tính cách. Có thể bạn có một số loại tính cách nổi xung quanh doanh nghiệp của bạn. Có một cơ hội tốt nữa là một số tính cách đó chỉ có lưới và có phong cách giao tiếp khác nhau, dẫn đến sự hiểu lầm, rập khuôn và im lặng.
- Thiếu sự rõ ràng. Khi giao dịch với các bên liên quan, khách hàng và nhân viên, điều quan trọng là phải có chính sách công ty rõ ràng. Không làm như vậy thường tạo ra sự nhầm lẫn và thất vọng dẫn đến mọi người không muốn làm kinh doanh với bạn.
Nếu bạn dành một chút thời gian để đánh giá nơi làm việc của mình để tìm hiểu cách mọi người giao tiếp, bạn có thể sẽ tìm thấy những điều này và các ví dụ phổ biến khác về rào cản trong giao tiếp. Một số có thể được giải quyết nhanh hơn những người khác, nhưng tất cả đều yêu cầu sự tham gia sẵn sàng và kỹ năng giao tiếp tốt từ nhóm của bạn.
Ví dụ về rào cản truyền thông
Không phải tất cả các rào cản để giao tiếp là rõ ràng. Có vẻ như bạn đang trò chuyện và làm việc hiệu quả, nhưng mãi đến sau này bạn mới nhận ra không có gì thực sự đạt được. Đây là cách một cuộc họp nhóm với người quản lý có thể được giải quyết các rào cản giao tiếp:
Nhóm gặp nhau lúc 10:00 sáng với người quản lý để trải qua một sự kiện kết nối sắp tới. Các thành viên trong nhóm đến kịp thời, nhưng người quản lý đang có một cuộc trò chuyện qua điện thoại. Mọi người lúng túng ngồi trong phòng, không biết khi nào cuộc trò chuyện sẽ kết thúc và khi nào cuộc họp sẽ thực sự bắt đầu.
Mười phút sau, người quản lý tập trung sự chú ý của mình vào những người trong phòng và yêu cầu một chương trình nghị sự cho cuộc họp. Không ai có một, vì vậy ai đó tranh giành để nhanh chóng viết một. Trong khi làm như vậy, người quản lý bị phân tâm bởi một cuộc gọi điện thoại khác, một cuộc gọi yêu cầu anh ta rời khỏi văn phòng trong 15 phút để gặp một người bên ngoài. Điều đó dẫn đến một cuộc họp vội vã, nơi mọi người không hỏi nhiều câu hỏi vì họ muốn bao quát nhiều tài liệu nhất có thể trong thời gian giới hạn hiện có.
Khi cuộc họp kết thúc và mọi người trở lại văn phòng của họ, nhóm có thể nhận ra một số điều: Họ không bao gồm một số mục quan trọng cần thảo luận, họ cảm thấy vội vàng và bị người quản lý bỏ qua trong khi cố gắng thảo luận về những gì họ đã che đậy và họ không còn đồng hành trong kế hoạch cho sự kiện kết nối sắp tới so với trước cuộc họp. Rào cản trong giao tiếp dẫn đến lãng phí thời gian và thiếu năng suất cho tất cả những người liên quan.
Các rào cản khác trong giao tiếp là trắng trợn, như thành viên trong nhóm luôn bỏ lỡ thời hạn chuyển nhượng mà không đưa ra lý do hoặc người quản lý điều chỉnh và chơi với điện thoại của anh ấy mỗi khi bạn cố gắng nói chuyện. Nó có thể là băng đỏ tổ chức ngăn cản những ý tưởng mới thực sự trở thành hiện thực hoặc thiếu giao tiếp xã hội giữa các công nhân ở các cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp.
Vấn đề giao tiếp bên ngoài
Nếu bạn đang ở trong một doanh nghiệp phục vụ khách hàng, giao tiếp bên ngoài cũng quan trọng không kém. Ví dụ: nếu bạn không quảng cáo rõ ràng giá bán có hiệu lực trong bao lâu, bạn có thể sẽ bị các khách hàng giận dữ khăng khăng đòi họ chỉ trả giá bán sau một tháng. Nếu bạn cung cấp thông tin dịch vụ khách hàng trên trang web của bạn nhưng không có cách nào trực tiếp liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng của bạn, bạn có thể sẽ bị khiếu nại công khai trên các trang truyền thông xã hội của mình thay vì một khiếu nại có thể được xử lý nhanh chóng và riêng tư.
Không có vấn đề nếu các rào cản trong giao tiếp là rõ ràng hoặc tinh tế, họ không làm gì để giúp một doanh nghiệp thành công. Trên thực tế, chúng có thể gây ra nhiều vấn đề hơn bạn dự đoán.
Nhược điểm của rào cản truyền thông
Bạn có thể nghĩ rằng bạn không cần phải dành thời gian cho việc giao tiếp tại doanh nghiệp của mình, nhưng có nhiều hậu quả để bỏ qua các vấn đề giao tiếp. Rào cản trong giao tiếp dẫn đến những nhân viên và khách hàng thất vọng, những người không muốn cảm thấy như họ đang được lắng nghe. Khi điều đó xảy ra, nhân viên trở nên ít động lực hơn, dẫn đến thiếu năng suất, sáng tạo và đổi mới. Việc không giao tiếp hiệu quả với khách hàng và khách hàng thậm chí có thể dẫn đến việc kinh doanh bị mất.
Nếu nhân viên don cảm thấy rằng những gì họ nói có vấn đề hoặc có bất kỳ tác động nào, họ có thể ngừng nói chuyện hoàn toàn và không liên lạc khi có điều gì đó sai hoặc khi thời hạn sẽ bị bỏ lỡ. Điều này dẫn đến sự thiếu hiệu quả, sai lầm và văn hóa công ty khuyến khích sự cô lập thay vì làm việc theo nhóm.
Khi mọi người don cảm thấy như họ có các kênh mở để giao tiếp, nhiều người đã tắt máy và chỉ thực hiện các chuyển động trong công việc của họ. Đây có lẽ không phải là điều bạn muốn xảy ra tại công ty của bạn, đó là lý do tại sao nó cần thiết để ưu tiên giao tiếp tốt giữa các nhân viên của bạn và bên ngoài với khách hàng, nhà cung cấp và khách hàng.
Làm thế nào để vượt qua rào cản truyền thông
Cách tốt nhất để vượt qua các rào cản giao tiếp là ngăn chặn chúng ngay từ đầu. Điều này được thực hiện bằng cách thiết lập một chính sách được xác định rõ ràng cho doanh nghiệp của bạn nhằm khuyến khích giao tiếp. Nó có thể đơn giản như thiết lập một cuộc họp buổi sáng ngắn để giải quyết các vấn đề và dự án hoặc một hệ thống phân cấp phức tạp hơn để đặt ra ai sẽ nói chuyện với ai khi xảy ra sự cố. Bằng cách này, mọi người đều biết họ có cơ hội được lắng nghe.
Chính sách giao tiếp này cần được viết và xem xét với tất cả các nhân viên mới, cũng như thường xuyên được xem xét và cập nhật để phản ánh các hoạt động của công nghệ và công ty hiện tại. Nếu cần thiết, việc đào tạo các kỹ năng giao tiếp và các chính sách giao tiếp cụ thể của bạn có thể hữu ích, đặc biệt đối với những người có khả năng giao tiếp tốt nhất.
Ngay cả khi mọi người biết rằng họ có một lối thoát để được lắng nghe, điều đó vẫn rất quan trọng đối với các nhân viên tích cực tham gia vào việc cải thiện giao tiếp trong toàn công ty. Khuyến khích nhân viên của bạn:
- Nói chuyện trực tiếp. Khi có thể, có một cuộc trò chuyện trong người. Bằng cách đó, không có sự nhầm lẫn về giai điệu hoặc ý nghĩa. Nếu có, nó có thể được xử lý ngay lập tức, loại bỏ sự thất vọng và thông tin sai lệch. Khuyến khích nhân viên nhấc điện thoại và nói chuyện nếu họ có thể gặp nhau trực tiếp, đặc biệt nếu vấn đề phức tạp. Chỉ sử dụng email và văn bản khi nó là một giải pháp cuối cùng hoặc cho một câu hỏi nhanh.
- Hạn chế phiền nhiễu. Cuộc trò chuyện đòi hỏi cả nói và nghe. Hãy chắc chắn rằng bạn đang thực sự lắng nghe bằng cách hạn chế sự gián đoạn, đặt điện thoại xuống và tập trung vào những gì người kia đang nói. Điều này sẽ giúp vượt qua các rào cản giao tiếp và làm cho người khác cảm thấy được lắng nghe và có giá trị. Sự phân tâm nên được hạn chế cho dù trực tiếp hoặc trên điện thoại.
- Có chính sách mở cửa. Khuyến khích chính sách mở cửa để mọi người biết rằng họ có thể nói chuyện với người quản lý hoặc các đội khác bất cứ lúc nào họ cần. Chính sách này nên mở rộng cho các bên liên quan và khách hàng, những người sẽ cảm thấy như họ có thể tiếp cận một người thích hợp tại công ty của bạn bất cứ khi nào họ có vấn đề hoặc mối quan tâm.
- Tạo cơ hội xã hội. Mọi người có nhiều khả năng tham gia với những người họ biết. Tạo cơ hội xã hội trong công ty của bạn và các sự kiện kết nối mạng cho khách hàng bên ngoài có thể giúp mọi người làm quen với nhau và mở đường truyền thông. Một khi mọi người đã gặp và có một cuộc trò chuyện, họ có thể sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi nói chuyện trong tương lai.
- Giữ cho nó đơn giản. Một rào cản phổ biến khác trong giao tiếp là cố gắng tạo ấn tượng tốt. Là chính mình. Bỏ các thuật ngữ hoặc từ vựng chính thức để đổi lấy những câu chuyện cá nhân và ngôn ngữ rõ ràng, súc tích. Hãy thân thiện, ấm áp và chân thật. Nếu đó là một mối quan hệ chuyên nghiệp, hãy duy trì ranh giới của bạn trong khi vẫn còn nhạy cảm với vấn đề trong tay.
- Hãy khẳng định. Điều quan trọng là phải thừa nhận kinh nghiệm của người khác và phản hồi tương ứng. Theo dõi ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc cũng như lắng nghe những lời được trao đổi. Hãy tôn trọng thông tin bạn nhận được và bất kỳ cảm xúc nào phát sinh. Đặt câu hỏi, tích cực và cung cấp phản hồi hữu ích và hỗ trợ khi bạn có thể.
- Hãy xem xét văn hóa. Hãy chú ý đến các biểu hiện, cử chỉ, và niềm tin tôn giáo và chính trị liên quan đến các nền văn hóa khác nhau khi bạn trò chuyện để thông điệp của bạn không bị hiểu sai. Điều quan trọng nữa là kiểm tra mọi khái quát và định kiến về các nhóm văn hóa trước khi đưa ra kết luận. Cách mọi người suy nghĩ, phản ứng và nhìn thế giới có thể khác nhau rất nhiều vì văn hóa.
- Ưu tiên. Chỉ tập trung vào thông tin bạn muốn truyền tải thay vì thực hiện kết xuất thông tin. Quá nhiều thông tin cùng một lúc có thể dẫn đến người nghe bị choáng ngợp, dẫn đến không hành động. Bằng cách chỉ trình bày thông tin có liên quan, bạn truyền đạt rõ ràng hơn những gì quan trọng và những gì người nhận cần làm.
- Đúng ngôn ngữ cơ thể của bạn. Truyền thông không chỉ xuất phát từ lời nói. Nó cũng đến từ cơ thể của bạn. Cách bạn ngồi và di chuyển khi trò chuyện với ai đó thường nói nhiều hơn những lời có thể. Giao tiếp bằng mắt và sử dụng cử chỉ phi ngôn ngữ phù hợp đi một chặng đường dài. Tránh nhìn khó chịu, căng thẳng hoặc mất tập trung để ngăn ai đó muốn nói chuyện với bạn.
Với một số chính sách, đào tạo và thực hành được xác định rõ ràng, bạn có thể ngăn chặn các rào cản giao tiếp làm chậm hoạt động kinh doanh của bạn, điều này sẽ tăng hiệu quả.
