Truyền thông dự án truyền thống diễn ra trong một cấu trúc được xác định rõ ràng, sử dụng các kênh như thư nội bộ, điện thoại, ghi nhớ và các cuộc họp chính thức. Truyền thông dự án hiện đại sử dụng công nghệ như email, mạng nội bộ và phương tiện truyền thông xã hội để chia sẻ thông tin trong một cấu trúc nhóm linh hoạt hơn. Nhu cầu giao tiếp đã thay đổi phù hợp với sự xuất hiện của các phương pháp tiếp cận mới trong quản lý dự án và nhu cầu thông báo cho một nhóm các bên liên quan rộng hơn.
Phương pháp luận
Một nhóm dự án truyền thống đã xử lý dự án theo các giai đoạn riêng biệt, hoàn thành từng giai đoạn trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo. Nhóm nghiên cứu đã ghi lại từng giai đoạn và có được một dấu hiệu trước khi tiến hành. Theo Project Smart, thực tiễn hiện đại là áp dụng phương pháp dự án nhanh, trong đó các giai đoạn dự án có thể chồng lấp khi các thành viên trong nhóm xử lý các chu kỳ riêng lẻ, sửa đổi chúng theo bất kỳ phản hồi nào. Điều này làm phức tạp hóa giao tiếp, nhấn mạnh vào cập nhật trạng thái và dễ dàng truy cập vào thông tin dự án mới nhất.
Đội
Một nhóm dự án hiện đại bao gồm một nhóm lớn các thành viên thường trực và tạm thời. Ngoài các nhân viên nội bộ, một nhóm cũng có thể bao gồm các chuyên gia tư vấn, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh và các công ty cung cấp dịch vụ CNTT. Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập an toàn vào giao tiếp dự án trong thời gian họ tham gia. Theo Project Place, một dự án là một hệ thống xã hội tạm thời, nơi thành công phụ thuộc vào sự hợp tác, giao tiếp và cam kết thông qua chia sẻ thông tin minh bạch.
Các bên liên quan
Các dự án hiện đại có một nhóm các bên liên quan rộng hơn nhiều. Ngoài việc liên lạc với các thành viên trong nhóm và các nhà tài trợ, các nhà quản lý dự án nhận ra tầm quan trọng của việc giữ cho tất cả các bên liên quan, bao gồm cộng đồng, cơ quan quản lý, cơ quan chính phủ và nhà đầu tư được thông báo đầy đủ. Theo công ty tư vấn quản lý Cornwell, truyền thông không hiệu quả góp phần vào sự thiếu thành công trong hơn 65% các dự án thất bại.
Kênh truyền hình
Truyền thông dự án hiện đại tận dụng lợi thế của truyền thông nối mạng để cải thiện sự hợp tác. Email và nhắn tin tức thời cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng, thay vì dựa vào các kênh trên giấy như ghi nhớ nội bộ hoặc fax. Cổng dự án cung cấp một điểm truy cập an toàn duy nhất cho tất cả thông tin và tài liệu dự án thông qua Internet. Hội nghị truyền hình giúp các thành viên trong nhóm có thể thiết lập các cuộc họp tiến bộ, ngay cả khi các thành viên trong nhóm ở các địa điểm khác nhau. Các công nghệ như blog và mạng xã hội tăng cường truyền thông dự án hơn nữa, tạo cảm giác cộng đồng và cho phép các bên liên quan cung cấp phản hồi có thể ảnh hưởng đến dự án
