Tại nơi làm việc, có nhiều tình huống bạn cần để viết tài liệu tại nơi làm việc như báo cáo tiến độ, thư và ghi nhớ chỉ thị. Bạn có thể cần tạo các hình thức giao tiếp phức tạp hơn như thuyết trình bằng miệng và video, đề xuất, hướng dẫn sử dụng, mô tả kỹ thuật và trang Web. Bạn cũng có thể cần nghiên cứu hiệu quả, thảo luận về đổi mới công nghệ, đàm phán trên thị trường toàn cầu và xem xét ý nghĩa của các tài liệu mà bạn hoặc nhân viên của bạn tạo ra.
Giao tiếp
Truyền thông kỹ thuật tạo điều kiện cho việc truyền đạt các khái niệm cho công nhân hoặc khách hàng, nhưng đôi khi có thể giúp bạn định hướng nhân viên của mình trong một hành động cụ thể. Bạn có thể muốn nhân viên của mình hiểu chi tiết về một số hệ thống công nghệ hoặc thực hiện một hành động cụ thể bằng cách sử dụng hệ thống đó. Ví dụ: nếu nhân viên trong ngân hàng của bạn không gửi tiền vào tài khoản một cách chính xác, bạn sẽ hướng dẫn họ thực hành đúng bằng cách viết tất cả các hướng dẫn thích hợp.
Giá cả
Điều quan trọng là phải hiểu giao tiếp kỹ thuật bởi vì nó có thể tiêu tốn của bạn rất nhiều tiền có thể gây lãng phí nếu không được sử dụng đúng cách. Theo một nghiên cứu của Viện nghiên cứu kinh doanh Dartnell, bạn có thể mất gần 20 đô la để sản xuất và gửi thư xem xét thời gian một công nhân viết thư và chi phí giấy, in và tem. Tổng chi phí tương ứng với công ty của bạn, như e-mail, thư, ghi nhớ và báo cáo là một bài tập đắt tiền nhưng cần thiết.
Tạo thu nhập
Kỹ năng giao tiếp của bạn có thể tiêu tốn tiền của công ty nhưng họ cũng có thể kiếm được tiền vì một tài liệu được soạn thảo tốt, trang web, thư bán hàng, tờ quảng cáo hoặc đề xuất, có thể tạo thu nhập cho công ty. Một bản tin được viết tốt hoặc một bản trình bày kỹ lưỡng cho khách hàng và các bên liên quan có thể giữ cho khách hàng hài lòng và mang lại khách hàng mới. Về bản chất, giao tiếp tốt có thể giúp trả lương cho bạn hoặc nhân viên của bạn.
Chỉ dẫn
Truyền thông kỹ thuật giúp nghiên cứu và tạo thông tin về các quy trình hoặc sản phẩm kỹ thuật nhắm mục tiêu đến nhân viên của bạn thông qua các hình thức truyền thông khác nhau, chẳng hạn như Internet. Ví dụ: nó có thể đưa ra hướng dẫn về các ứng dụng máy tính, quy trình y tế hoặc quy định môi trường nhằm tiếp cận nhân viên của bạn tùy thuộc vào doanh nghiệp bạn đang làm việc. Nó sử dụng công nghệ, chẳng hạn như các trang web hoặc các trang truyền thông xã hội và họ cung cấp hướng dẫn cho các sản phẩm và dịch vụ.
Quan hệ khách hàng
Một doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào cách nó xây dựng bầu không khí, thái độ mà nó thể hiện và bầu không khí mà nó tạo ra. Khi bạn giao tiếp theo cách cho phép mọi người hiểu bạn rõ ràng, nó sẽ tạo ra một nơi làm việc tốt hơn và khuyến khích khách hàng thích làm việc với bạn và nhân viên hơn để làm việc cho bạn. Giao tiếp kỹ thuật của bạn cho thấy rằng bạn có thể suy nghĩ logic và truyền đạt suy nghĩ của mình một cách rõ ràng, do đó, đồng nghiệp hoặc khách hàng sẽ đánh giá trình độ của bạn theo những gì bạn nói và cách bạn nói.
Thời gian
Theo khảo sát của Ủy ban Quốc gia về Viết lách, giao tiếp kỹ thuật rất quan trọng vì nó đòi hỏi sự chú ý của bạn, bất kể nghề nghiệp của bạn là gì. Một số công nhân dành tới 30 phần trăm thời gian của họ để viết tài liệu như báo cáo tiến độ. Thông thường, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn cấp dưới của mình thông qua các tin nhắn bằng văn bản, ngoài việc giao tiếp bằng miệng, trong khi nhân viên mới của bạn có thể dành ít thời gian hơn để viết như một phần công việc của họ.
