Có đúng người xuất hiện trong cuộc họp kinh doanh của bạn có thể thực hiện hoặc phá vỡ sự kiện. Khi bạn tạo ra một lời mời hấp dẫn và chuyên nghiệp, bạn thuyết phục được những người mời về tầm quan trọng của cuộc họp, sự cần thiết cho sự tham dự của họ và lợi ích cho họ.
Cá nhân hóa lời mời nếu bạn gửi thư riêng lẻ. Sử dụng tiêu đề thư của công ty hoặc logo của bạn nếu bạn đang gửi thẻ in sẵn. Đối với lời mời email, hiển thị liên kết logo và trang web của bạn. Địa chỉ mỗi người theo tên và có thư từ đến từ một quan chức cấp cao của công ty, hoàn chỉnh với chữ ký.
Dẫn đầu với một câu mở đầu hấp dẫn giải thích những gì diễn ra và tại sao người được mời tham dự. Ví dụ, chuyên môn trong ngành của bạn làm cho bạn trở thành một ứng cử viên lý tưởng cho ban chỉ đạo mới của chúng tôi. Tôi muốn mời bạn gặp gỡ và hòa nhập với các động lực và người gây chấn động cộng đồng doanh nghiệp của chúng tôi tại một bữa tiệc trưa và thuyết trình.
Đề cập đến tính độc quyền của cuộc họp, chủ đề sẽ được thảo luận hoặc kết quả mong muốn trong ngày. Ví dụ, báo cáo của chúng tôi chỉ mời một tá CEO hàng đầu trong nước tham gia thảo luận bàn tròn này. Mục tiêu của chúng tôi là động não các khuyến nghị thân thiện với doanh nghiệp để cung cấp cho cơ quan lập pháp tiểu bang vào năm tới liên quan đến nhu cầu duy nhất của các doanh nhân ở tiểu bang của chúng tôi. Chúng tôi muốn giọng nói của bạn được lắng nghe.
Lưu ý diễn giả, bữa ăn hoặc cơ hội kết nối mạng có thể thu hút các chuyên gia bận rộn. Ví dụ, chúng tôi nghe thấy từ các ứng cử viên địa phương đang chạy cho văn phòng và cung cấp một khoảng thời gian cho hỏi đáp. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp một bữa ăn sáng và cà phê phục vụ.
Bao gồm tất cả các chi tiết thích hợp của cuộc họp trong phần được tô sáng hoặc in đậm trong thư của bạn nổi bật cho người được mời. Thông tin quan trọng như ngày, thời gian và địa điểm có thể bị mất trong cơ thể của một lá thư. Đặt tất cả trong một phần để tham khảo dễ dàng.
Yêu cầu RSVP trước một ngày cụ thể để bạn có thể lên kế hoạch phù hợp. Cung cấp cho người mời một số cách để xác nhận tham dự, chẳng hạn như qua email, trang web của công ty, thẻ in sẵn hoặc gọi điện thoại.
Lời khuyên
-
Kiểm tra lịch kinh doanh của cộng đồng và địa phương để biết các sự kiện xung đột trước khi lên lịch ngày và thời gian. Bạn không muốn cạnh tranh với chức năng của Phòng thương mại, sự kiện câu lạc bộ quay hoặc hội nghị lớn hoặc triển lãm thương mại.
Gửi lời mời trước ít nhất một tháng với thông báo nhắc nhở hai tuần để cung cấp cho người tham dự thời gian để thêm bạn vào lịch trình của họ. Nếu đó là một cuộc họp hoặc hội nghị lớn mà mọi người cần lên kế hoạch cho việc đi lại và ăn ở, hãy thông báo ít nhất sáu tháng bất cứ khi nào có thể.
