Các doanh nghiệp duy trì tiền mặt nhỏ để thanh toán cho các nhu cầu nhỏ, theo yêu cầu nên thực hiện các quy trình kiểm tra kiểm toán tiền mặt phù hợp để đảm bảo rằng nhân viên sử dụng tiền mặt vì những lý do thích hợp và giải thích đúng cho số tiền nhỏ như đã sử dụng. Bất cứ khi nào có thể, một cá nhân không có quyền truy cập vào tiền lẻ nên là người chịu trách nhiệm kiểm toán tiền mặt nhỏ.
Thời gian kiểm toán
Kiểm toán tiền mặt nên được tiến hành ngẫu nhiên và không cần thông báo cho các nhân viên khác. Nếu không có kiểm toán ngẫu nhiên, các nhân viên đang vay mượn từ tiền mặt vì lý do cá nhân có thời gian để đưa tiền trở lại trước khi bạn kiểm toán tiền.
Tổng số nội dung
Cân bằng tiền lẻ trong hộp hoặc ngăn kéo là bước đầu tiên trong kiểm toán. Tổng số tất cả tiền mặt nhỏ cộng với biên lai cho các mặt hàng tiền mặt nhỏ đã được sử dụng để thanh toán nên bằng tổng số tiền nhỏ được giữ để sử dụng. Ví dụ: nếu bạn duy trì 500 đô la tiền mặt và có 150 đô la hóa đơn cho các chi phí tiền mặt nhỏ, bạn nên có 350 đô la tiền mặt còn lại trong ngăn kéo. Không được tính tiền hoặc biên lai nên được lưu ý trong báo cáo kiểm toán và tất cả nhân viên có quyền truy cập vào tiền mặt nên được hỏi về sự khác biệt.
Xem lại Biên lai
Mỗi biên nhận phải giải thích rõ ràng (các) mặt hàng đã mua. Nếu (các) mặt hàng đã mua không rõ ràng từ chính biên lai, (các) mặt hàng đó cần được ghi chú bằng văn bản trên biên lai cùng với bất kỳ lời giải thích nào cần thiết cho chi phí. Mỗi mặt hàng được mua phải thể hiện việc sử dụng quỹ tiền mặt phù hợp và được người quản lý hoặc người giám sát phê duyệt, như được quy định trong chính sách của công ty bạn. Bất kỳ việc sử dụng tiền mặt không phù hợp, chẳng hạn như đối với các vật dụng cá nhân, cần được lưu ý trong báo cáo của bạn. Bất kỳ việc sử dụng tiền lẻ để trang trải chi phí hoạt động bình thường nên được lưu ý trong báo cáo của bạn và được nhân viên giải thích để bạn có thể xác định xem có nên thay đổi quy trình vận hành để trang trải các chi phí đó theo cách khác hay không.
Xem lại sổ cái
Mỗi chi phí tiền mặt nhỏ nên được phản ánh đúng trên sổ cái kế toán tổng hợp. Kiểm tra các biên lai để biết giải thích về chi phí và xác minh rằng chi phí đã được đăng vào tài khoản chi phí sổ cái chung thích hợp.
Xác nhận các mặt hàng đã mua
Bất cứ khi nào có thể, bạn nên yêu cầu xem (các) mặt hàng được mua bằng tiền mặt, đặc biệt là trong trường hợp hàng hóa không tiêu thụ. Nếu nhân viên sử dụng tiền lẻ để mua thiết bị nhỏ hoặc các nhu yếu phẩm không thể tiêu thụ khác, nhân viên sẽ có thể chỉ cho bạn vị trí của (các) vật phẩm.
