Nhật ký ghi lại các giao dịch của công ty, chẳng hạn như bán hàng và chi phí. Các mục này sau đó được đăng lên sổ cái, trong đó có tài khoản của công ty. Tạp chí là một bản ghi thời gian của các giao dịch, trong khi sổ cái tóm tắt các giao dịch bằng tài khoản. Ví dụ về tài khoản bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho, chi phí tiếp thị và doanh thu. Một tài khoản sổ cái phải được mở trước khi giao dịch có thể được đăng.
Viết tên và số tài khoản trên đầu biểu mẫu sổ cái. Có thể có sáu hoặc bảy cột trong biểu mẫu, bao gồm ngày giao dịch, chi tiết, số tham chiếu và số dư nợ và tín dụng.
Ghi lại các mục tạp chí cho mỗi giao dịch. Ví dụ: nếu bạn bán một mặt hàng với giá 20 đô la tiền mặt, ghi nợ hoặc tăng tiền mặt và tín dụng hoặc tăng doanh số thêm 20 đô la.
Đăng các mục tạp chí vào các tài khoản sổ cái tương ứng. Tiếp tục với ví dụ, nhập $ 20 dưới cột ghi nợ trong tài khoản sổ cái tiền mặt và $ 20 dưới cột tín dụng trong tài khoản sổ cái bán hàng.
Cập nhật số dư tài khoản. Các tài khoản sổ cái tiếp tục chạy các giao dịch ghi nợ và tín dụng. Để kết luận ví dụ, nếu tài khoản tiền mặt có số dư nợ là 100 đô la, số dư nợ mới sẽ là 120 đô la (100 đô la + 20 đô la). Nếu tài khoản bán hàng có số dư tín dụng là 500 đô la, số dư tín dụng mới sẽ là 520 đô la (500 đô la + 20 đô la).
Kiểm tra công việc của bạn. Tất cả các mục tạp chí nên được đăng chính xác vào sổ cái. Nếu bạn mắc lỗi ở đây, chúng có thể ảnh hưởng đến các tính toán khác trong toàn bộ báo cáo tài chính.
Lời khuyên
-
Các công cụ kế toán phần mềm, chẳng hạn như Intuit QuickBooks và Sage Simply Account, thường làm cho các phép tính đơn giản hơn và ít bị lỗi hơn.
