Các cuộc gọi hội nghị rất hữu ích để sắp xếp một cuộc họp với một nhóm người ở những nơi khác nhau, những người cần đưa ra quyết định. Một nhóm luật sư có thể cần gặp và quyết định chiến lược cho trường hợp khách hàng của họ, hoặc một nhóm cử nhân có thể đang cố gắng lên kế hoạch tắm đám cưới. Một cuộc gọi hội nghị có thể giúp một nhóm người đưa ra quyết định trong vài phút, có thể mất nhiều ngày qua email và có thể không thể thực hiện được.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Điện thoại
-
Phần mềm lên lịch họp
Xác định những người bạn cần mời đến cuộc gọi hội nghị. Sau đó, ưu tiên tầm quan trọng của mỗi người tham dự. Nếu có ba hoặc bốn người gọi vào cuộc gọi hội nghị của bạn, việc ưu tiên danh sách người được mời có thể không quan trọng. Nhưng nếu bạn đang mời sáu người trở lên, nhiều khả năng sẽ có xung đột lịch trình. Hãy chắc chắn rằng những người ra quyết định quan trọng sẽ có thể tham dự.
Liên lạc với những người tham dự quan trọng để xác định xung đột lịch trình. Tìm hiểu xem và khi nào những người đó sẽ rời khỏi thị trấn trong một thời gian dài, trên máy bay và không có mặt để gọi hoặc không thể tham dự. Sắp xếp thời gian họp của bạn xung quanh những xung đột này.
Gửi lời mời đến tất cả những người tham dự. Sử dụng email, Evite hoặc chương trình phần mềm mời khác. Microsoft Outlook có thể lên lịch cuộc họp, gửi lời mời và cho phép người mời chấp nhận hoặc từ chối. Bạn sẽ nhanh chóng có được một ý tưởng chung về ai có thể tham dự và ai có thể. Những người được mời có thể có đề xuất về thời gian phù hợp hơn với họ và họ cũng có thể gửi cho bạn các mục chương trình nghị sự trong phản hồi của họ đối với yêu cầu gặp mặt. Sửa đổi lời mời của bạn dựa trên phản hồi bạn nhận được.
Lên lịch cuộc họp của bạn bằng cách sử dụng một dịch vụ gọi. Có một số công ty chuyên tổ chức các cuộc gọi hội nghị, chẳng hạn như FreeConference và InstantConference. Nếu công ty của bạn thường lên lịch các cuộc gọi hội nghị, hãy tìm hiểu xem công ty của bạn có hợp đồng với một dịch vụ gọi điện cụ thể không.
Gửi lời mời hoàn thành cho tất cả những người tham dự. Gửi lời mời ngay cả cho những người từ chối yêu cầu họp ban đầu, trong trường hợp sau đó họ có sẵn. Đảm bảo bao gồm tất cả các thông tin thích hợp trong thư mời, bao gồm ngày và giờ của cuộc gọi, mã quốc gia và số điện thoại mà người tham gia nên sử dụng, cũng như bất kỳ mã tham gia cần thiết nào. Đồng thời bao gồm số liên lạc của bạn để người tham dự có thể liên hệ trực tiếp với bạn nếu họ gặp vấn đề khi quay số.
Lời khuyên
-
Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng dịch vụ cuộc gọi hội nghị trước đây, hãy hỏi xung quanh về sự rõ ràng của các cuộc gọi và dễ sử dụng. Có một số dịch vụ miễn phí và một số tính phí. So sánh giá của các dịch vụ dựa trên phí và quyết định loại nào phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn.
