Ghi nhớ là một hình thức tiêu chuẩn của thư tín kinh doanh. Chúng được viết để cung cấp thông tin hoặc yêu cầu một hành động. Bạn có thể viết ghi nhớ nội bộ hoặc bên ngoài. Ghi nhớ bên ngoài được gửi đến những người bên ngoài tổ chức của bạn. Ví dụ, bạn có thể gửi một bản ghi nhớ tư vấn cho các chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp yêu cầu một đề xuất cho một dự án nhất định. Bạn có thể yêu cầu các chuyên gia tư vấn gửi giá thầu cho dự án, khung thời gian hoàn thành và một số mẫu công việc thông qua bản ghi nhớ.
Viết một tiêu đề cho bản ghi nhớ tư vấn của bạn. Tiêu đề chứa bốn dòng, mỗi dòng có một nhãn cụ thể: Đến, Từ, Ngày và Chủ đề. Tên của bạn và tên của công ty bạn đi trong dòng đầu tiên. Dòng thứ hai chứa tên của tất cả các chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp mà bạn đang gửi bản ghi nhớ. Dòng thứ ba là ngày bạn dự định gửi nó và dòng thứ tư sẽ giải thích chủ đề của bản ghi nhớ chỉ bằng một vài từ, chẳng hạn như Yêu cầu Đề xuất Thiết kế Web.
Giải thích mục đích của bản ghi nhớ tư vấn của bạn trong đoạn đầu tiên. Bản ghi nhớ nói chung súc tích và cho điểm. Hãy cho các chuyên gia tư vấn biết loại dự án bạn cần hoàn thành và bạn đang tìm kiếm đề xuất từ các chuyên gia có trình độ.
Thảo luận về các chi tiết của dự án của bạn trong vài đoạn tiếp theo. Các chi tiết này có thể bao gồm bất kỳ ngân sách hoặc thời hạn nào bạn có, vào ngày nào bạn muốn nhận đề xuất, những gì bạn muốn có trong các đề xuất và quy trình bạn sẽ sử dụng để chọn một nhà tư vấn.
Liệt kê thông tin liên lạc của bạn ở đầu đoạn kết thúc. Hãy cho các chuyên gia tư vấn biết cách tốt nhất để liên lạc với bạn là gì và bạn muốn nhận thông tin bạn yêu cầu như thế nào, chẳng hạn như qua thư hoặc qua email. Nhắc nhở các chuyên gia tư vấn của thời hạn để trả lời. Don Tiết quên cảm ơn các chuyên gia tư vấn đã dành thời gian của họ.
