Hầu như bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia vào việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tại một số điểm sẽ phải trả lời Yêu cầu Đề xuất hoặc RFP. Sai lầm lớn nhất khi viết đề xuất là tiếp cận nó như một nhiệm vụ điền vào chỗ trống. Đề xuất dự án là một chức năng cho bộ phận tiếp thị hơn là cho các nhân viên kỹ thuật hoặc quản lý sẽ thực sự tham gia vào nhiệm vụ sau khi đề xuất được chấp nhận, vì mục đích của đề xuất là thuyết phục đối tác thuê công ty của bạn ở trên hàng chục người khác cũng đang gửi đề xuất với chi phí có thể thấp hơn bạn.
Do siêng năng
RFP ban đầu sẽ chứa rất nhiều chi tiết và câu hỏi, và có thể một số nền tảng về công ty đưa ra yêu cầu. Nếu RFP được thực hiện đúng, nó sẽ cung cấp cho bạn thông tin vừa đủ để tạo ra phản hồi đầy đủ; Tuy nhiên, đầy đủ sẽ không thắng thầu. Một câu trả lời chung chung không có gì nhiều hơn là trả lời các câu hỏi là không đủ - bạn cần đào sâu hơn để trả lời các câu hỏi đó không yêu cầu. Dành thời gian để hiểu thêm về công ty, và thực hiện một số nghiên cứu. Nếu người yêu cầu có sẵn, hãy hỏi anh ta những câu hỏi có ý nghĩa và yêu cầu làm rõ nếu nó được bảo hành. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhiệm vụ trong tay mà còn đưa ra bảng báo giá phản ánh chính xác hơn nhu cầu của khách hàng.
Biết những gì khách hàng thực sự cần
Thường xuyên hơn không, khách hàng không thực sự biết chính xác những gì họ cần và điểm đau thực sự của họ có thể không được phản ánh trong RFP. Hãy dành thời gian trước khi trả lời để hiểu về hoạt động kinh doanh cốt lõi của khách hàng, những thách thức chính của đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp và đối tác khác của doanh nghiệp đó có thể là ai. Tự hỏi bản thân động lực đằng sau yêu cầu có thể là gì - nếu bạn có thể giải quyết vấn đề thay vì chỉ cung cấp một thiết bị, bạn sẽ di chuyển đến đầu của dòng. Dự đoán những gì khách hàng muốn hôm nay và những gì anh ta có thể muốn vào năm tới, và lên kế hoạch cho các kịch bản khác nhau trước khi viết đề xuất của bạn.
Bán mình và công ty của bạn
Hầu hết các yêu cầu cho các đề xuất không chỉ tìm kiếm nhà cung cấp rẻ nhất - khách hàng muốn ai đó hiểu được nỗi đau của họ và sẽ giải quyết tất cả các vấn đề của họ. Công việc của bạn là thuyết phục họ rằng bạn là người đó. Khi viết đề xuất, đừng chỉ dừng lại ở việc lập danh sách. Mỗi điểm đầu dòng hoặc có thể phân phối phải bao gồm ít nhất một số ngôn ngữ tối thiểu như cách bạn giải quyết vấn đề của họ hoặc cách bạn có vị trí tốt nhất và duy nhất để giúp đỡ họ.
Một chiến thuật bán hàng tốt trong việc đưa ra một đề xuất là đưa ra các lựa chọn. Nếu bạn đã dành thời gian để thực sự hiểu nhu cầu của khách hàng, bạn có thể đưa ra một loạt giải pháp - thường là ba giải pháp tốt nhất, bởi vì mọi người có xu hướng tự nhiên là chọn giải pháp trung gian. Điều này cho phép khách hàng biết bạn linh hoạt và cũng có khả năng xử lý các nhu cầu có thể vượt xa những yêu cầu trong RFP.
Thành phần đề xuất
Không phải tất cả các đề xuất đều giống nhau, mặc dù nếu bạn viết nhiều trong số chúng, bạn sẽ thấy rằng có thể sử dụng lại nhiều ngôn ngữ giống nhau. Nói chung, một đề xuất nên bắt đầu bằng một thư xin việc cá nhânvà sau đó tiến hành tóm tắt dự án để đảm bảo bạn và khách hàng ở cùng một trang. Bao gồm một phần trên chiến lược tổng thể cũng như một phần về chiến thuật cá nhân và giao hàngvà sau đó bao gồm một phần cho tổng chi phí bị phá vỡ bởi việc giao hàng.
Khách hàng có thể đã chỉ định ngày giao hàng, nhưng luôn luôn nên chia nhỏ thành nhiều hơn dòng thời gian chi tiết nếu có nhiều sản phẩm giao Đề xuất cũng nên bao gồm điều khoản thanh toán cụ thể và một trang chữ ký. Một hoặc hai đoạn ở cuối cho một về chúng tôi soạn sẵn cũng cung cấp cho khách hàng thêm một chút thông tin về phạm vi dịch vụ và nền tảng của bạn.
