Hệ thống lưu trữ cung cấp các lợi thế và bất lợi cho các thiết lập văn phòng. Hầu hết các công ty sử dụng hệ thống nộp đơn truyền thống, nơi các tài liệu giấy được nộp trong tủ hồ sơ. Loại hệ thống nộp đơn phổ biến nhất được sử dụng là một hệ thống chữ cái.
Mục đích
Hệ thống lưu trữ được sử dụng để giữ cho các tài liệu được tổ chức và dễ dàng tìm thấy cho nhân viên. Một hệ thống nộp đơn được thiết lập và nhân viên theo hệ thống đang được sử dụng.
Ưu điểm
Hệ thống nộp đơn theo thứ tự chữ cái là một loại hệ thống dễ dạy và học. Tài liệu được nộp theo thứ tự chữ cái thường theo tên nhà cung cấp. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tìm thấy một tài liệu cần thiết miễn là biết tên nhà cung cấp.
Nhược điểm
Một nhược điểm của hệ thống này là các tài liệu thường xuyên bị lỗi vì các chữ cái. Một nhược điểm khác là nếu một cái gì đó được nộp dưới tên của nhà cung cấp so với tên cuối cùng, tài liệu rất khó xác định. Thay đổi tên trong các công ty có thể không được ghi lại đúng cách cũng gây ra nhầm lẫn với hệ thống nộp đơn này.
