Tất cả các tổ chức yêu cầu quản lý hồ sơ tốt, từ các hồ sơ thời gian được tạo ra cho đến khi chúng được thanh lọc khỏi hệ thống. Các hệ thống nộp đơn không có kế hoạch hoặc không có kế hoạch kém dẫn đến khó khăn trong việc nộp và truy xuất hồ sơ hoặc thiếu hiệu quả trong việc quản lý luồng thông tin. Họ cũng có thể thiết lập các vấn đề pháp lý do hồ sơ bị mất hoặc lưu trữ hồ sơ cẩu thả. Các hệ thống lưu trữ được thiết kế tốt sử dụng nhãn mã hóa chữ cái, chữ số hoặc mã số, tạo ra quản lý hồ sơ hiệu quả và sản xuất các tổ chức chuyên nghiệp hơn.
Giải thích hệ thống lưu trữ số
Hệ thống lưu trữ số gán các số cho mỗi tệp hoặc bản ghi chứa thông tin. Việc đánh số có thể được rút ra từ chính bản ghi (ví dụ: số thứ tự mua hàng), đánh số tệp theo thứ tự tạo bản ghi (từ 1 đến 1.000), sử dụng đánh số phần trong đó các tệp được đánh số theo các phần - hoặc danh mục - như 100, 200, 300, v.v.., thuộc các tiêu đề chủ đề cụ thể hoặc sử dụng số thập phân (tương tự như Hệ thống thập phân Dewey). Hệ thống lưu trữ số thường xuyên bao gồm một chỉ mục tệp để hỗ trợ truy xuất hồ sơ.
Tổ chức và duy trì trật tự
Mã hóa số cho phép dịch chuyển toàn bộ các phần của hồ sơ trong khi duy trì trình tự phù hợp. Hồ sơ được nộp liên tiếp, từ phải sang trái và từ trên xuống dưới. Các tệp số thẳng được sắp xếp theo thứ tự liên tiếp, tăng dần - số thấp nhất đến cao nhất. Các tệp hai mặt có hai hoặc nhiều bộ số, được phân tách bằng dấu gạch ngang, dấu phẩy hoặc dấu cách và được đặt bởi bộ mở theo sau là các số tiếp theo. Các tệp chỉ mục hệ thống thời gian-số theo năm, tháng và ngày.Các hệ thống số-chữ số đầu cuối cho phép nhóm các tệp trên giá, sắp xếp các tệp theo số cuối (dài hai đến bốn chữ số) làm thành phần nộp chính và nộp hồ sơ liên tiếp theo số cuối, số giữa, sau đó là số đầu tiên. Yêu cầu không gian kệ dễ dàng được xác định bằng cách nhóm các bản ghi theo các phần số - 10, 100, 1000 bản ghi trên mỗi kệ hoặc đơn vị kệ. Ngoài ra, tổ chức bản ghi được tăng thêm bằng cách lập chỉ mục tệp.
Độ chính xác
Các hệ thống lưu trữ khối lượng lớn - các tệp được truy xuất và nộp lại thường xuyên - kết hợp với các nhãn được mã hóa màu làm cho việc truy xuất tệp và sắp xếp lại nhanh hơn và loại bỏ sự nhầm lẫn khi số rơi theo thứ tự. Ví dụ, trong các hệ thống chữ số đầu cuối, số cuối cùng được mã hóa bằng một màu, số giữa có một màu riêng và số đầu tiên có màu riêng. Khi số đầu tiên, giữa và cuối thay đổi, màu sắc cũng vậy. Màu sắc hoạt động như một đầu mối trực quan để tăng tốc độ và hiệu quả trong việc nộp đơn.
Tốc độ nộp hồ sơ
Hệ thống lưu trữ số kết hợp với mã hóa màu tăng tốc độ lưu trữ và truy xuất hồ sơ - ngay cả khi truy xuất tệp có nghĩa là tham chiếu trong một chỉ mục để xác định số tệp - bởi vì nhân viên tập tin có nhận thức tức thời về vị trí tệp theo nhóm tệp. Trong trường hợp sáp nhập tổ chức, nơi các tổ chức riêng lẻ có hệ thống đánh số khác nhau, mã số không cần phải thay đổi. Thêm tệp vào phòng tệp nhanh hơn vì các tệp được đánh số nhỏ hơn (6 chữ số) được gửi ở bên trái của các tệp được đánh số cao hơn (7 chữ số).
Bảo mật
Hệ thống nộp đơn số xác định tích cực các hồ sơ cụ thể trong khi vẫn giữ bí mật, điều đặc biệt quan trọng trong hồ sơ y tế, khách hàng và nhân viên, bằng cách loại bỏ bất kỳ dấu hiệu nhận dạng cá nhân nào. Hệ thống nộp đơn số dễ dàng tuân thủ các quy tắc HIPAA.
