Một thư kinh doanh có thể bao gồm các tệp đính kèm tiếp tục thông tin trong thư hoặc cung cấp thêm chi tiết để hiểu rõ hơn. Thuật ngữ đính kèm thường được hoán đổi với bao vây hạn. Mặc dù có những điểm tương đồng, nhưng chúng không phải là một và giống nhau. Hiểu được sự khác biệt giữa hai loại và cách trích dẫn chúng trong thư kinh doanh của bạn sẽ khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn và thậm chí còn mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh.
Lời khuyên
-
Khi trích dẫn một tệp đính kèm hoặc một bao vây trong thư kinh doanh, hãy lưu ý tệp tài liệu hoặc tên tài liệu đính kèm trong ngoặc đơn.
Đính kèm so với bao vây
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu sự khác biệt giữa các tệp đính kèm và thùng. Mặc dù cả hai đều cho phép bạn cung cấp thêm thông tin và các tài nguyên bổ sung, nhưng chúng đại diện cho những thứ khác nhau.
Như tên của nó cho thấy, một tệp đính kèm là một tài liệu hoặc tệp được đính kèm vào một chữ cái. Nó được coi là một phần của bức thư vì nó nêu bật những điểm chính, cung cấp thêm thông tin hoặc hỗ trợ cho tuyên bố của bạn. Khi bạn viết thư, hãy tham khảo các tài liệu đính kèm. Chẳng hạn, bạn có thể đính kèm hợp đồng và đề cập đến nó trong thư cùng với thông tin liên quan về những gì nó đòi hỏi.
Enclosures, mặt khác, là các tài liệu riêng biệt. Ví dụ: nếu bạn đang gửi thư kinh doanh cho một đối tác mới tiềm năng, bạn có thể gửi kèm một tập tài liệu, nghiên cứu thị trường hoặc biểu đồ so sánh. Không cần thiết phải tham khảo tài liệu này trong thư. Sự lựa chọn là tùy thuộc vào bạn.
Tệp đính kèm trong Văn bản
Khi trích dẫn thông tin từ một tài liệu khác trong văn bản, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn trong thư bưu chính hoặc thư điện tử. Lưu ý tệp tài liệu hoặc tên tài liệu đính kèm trong ngoặc đơn. Giả sử một bức thư đề cập đến một khiếu nại qua điện thoại, trích dẫn sẽ bao gồm tên của tài liệu khiếu nại, chẳng hạn như: (Kèm theo: Tạp chí dịch vụ khách hàng, 1/5/2017).
Các trích dẫn trong văn bản thêm thông tin bổ sung vào nội dung của bức thư. Các trích dẫn có thể đề cập đến dữ liệu bảng tính, bảng điểm hoặc các chữ cái khác. Sử dụng tên tệp dễ đọc mô tả tài liệu. Nếu tài liệu được in, hãy đặt tiêu đề theo cùng một kiểu. Cũng có thể chấp nhận gán các tệp đính kèm bằng các chữ cái, chẳng hạn như "Tệp đính kèm A."
Cách tham khảo nhiều tệp đính kèm
Ngoài việc sử dụng một trích dẫn trong văn bản của các tệp đính kèm, cũng nhắc nhở người đọc của bạn về các tệp đính kèm ở cuối thư. Dưới tên người ký ở góc dưới bên trái, nhập "Tệp đính kèm." Tùy chọn liệt kê tên của tất cả các tệp đính kèm ở cuối thư, nhưng đó là một thực hành tốt đặc biệt là nếu có nhiều trong số chúng. Điều này sẽ cung cấp cho người nhận một ý tưởng tốt hơn về những gì mong đợi và những tập tin mà anh ấy hoặc cô ấy cần nhất.
Cách sử dụng bao vây
Bao vây không thường xuyên được đề cập trong văn bản thực tế, nhưng đây không phải là một quy tắc cứng. Nếu các bao vây được trích dẫn trong thư kinh doanh hoặc ghi nhớ, hãy sử dụng cùng một phương pháp được mô tả cho các tệp đính kèm. Ví dụ về một bao vây bao gồm một sơ yếu lý lịch hoặc một ứng dụng. Các tệp này được tham chiếu ở cuối chữ cái dưới tên được in của người ký dọc theo lề dưới bên trái.
Sử dụng "Bao vây" cho một bao vây và "Bao vây" cho nhiều hơn một. Bạn cũng có thể chấp nhận thêm tổng số mục được bao gồm, chẳng hạn như Kèm theo: 4. Nếu một tài liệu được trích dẫn trong thư nhưng không thực sự kèm theo nó, hãy lưu ý điều này là "w / o Enclosures".
Định dạng chính phủ được đề xuất
Trong thư từ chính phủ, một sự khác biệt đôi khi được thực hiện giữa một lá thư kinh doanh và một bản ghi nhớ. Với các chữ cái, trích dẫn được gọi là "Bao vây", trong khi các bản ghi nhớ thường gọi chúng là "tệp đính kèm". Các tài liệu này thường được đề cập trong văn bản theo một chữ cái được gán, chẳng hạn như "Tệp đính kèm A."
Liệt kê tất cả các tệp đính kèm hoặc bao vây, ngay cả khi cần một trang thứ hai để thực hiện đúng cách, trong đó nêu rõ "Tệp đính kèm: Trang 2." Nếu tài liệu được tham chiếu không có sẵn, điều này được ghi chú bằng cách bao gồm "w / o kèm theo." để cho bên nhận biết rằng tài liệu không có sẵn và do đó không được đính kèm. Kiểm tra với các thực thể chính phủ cụ thể để biết cụ thể mẫu hoặc hướng dẫn định dạng duy nhất.
