Email là một phương thức hiệu quả và nhanh hơn để gửi thông tin liên lạc kinh doanh khi so sánh với dịch vụ bưu chính. Nó cũng là một cách dễ dàng hơn để trao đổi tài liệu. Một số điều cần xem xét khi gửi email doanh nghiệp có tệp đính kèm là kích thước của nó, chương trình được sử dụng để tạo tệp đính kèm và khả năng vi-rút. Điều quan trọng cần nhớ là người nhận có thể không phải là người duy nhất nhìn thấy tin nhắn của bạn. Sử dụng một giai điệu chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng thuận lợi.
Viết một dòng chủ đề phản ánh đầy đủ thông điệp. Dòng chủ đề cụ thể sẽ giúp nhân viên tổ chức email theo dự án của công ty. Các tiêu đề mơ hồ như tầm quan trọng của tầm quan trọng hoặc các ứng dụng vui lòng đọc sách làm cho việc tìm kiếm tin nhắn trong tương lai trở nên khó khăn.
Soạn một thông điệp ngắn gọn và dễ đọc. Nhân viên phải chọn lọc số lượng lớn thư email hàng ngày và có ít thời gian để đọc thư dài. Sử dụng một phông chữ dễ đọc, bao gồm nhiều khoảng trắng và sử dụng chữ in hoa và in thường một cách thích hợp. Viết tin nhắn của bạn trong một giai điệu lịch sự nhưng chuyên nghiệp, và bắt đầu và kết thúc với lời chào chuyên nghiệp.
Tham khảo tài liệu đính kèm. Nhân viên bận rộn thường vội vã vì thời gian và có thể bỏ qua tệp đính kèm nếu không có tài liệu tham khảo nào. Cho người nhận biết tệp đính kèm chứa gì và phải làm gì với nó.
Đảm bảo rằng bạn đã đính kèm tài liệu trước khi gửi. Janis Fisher Chan, tác giả của E-Mail: Hướng dẫn viết tốt - Cách viết và quản lý email tại nơi làm việc, "khuyên bạn nên đính kèm tài liệu trước khi bắt đầu viết tin nhắn.
Cho người đọc của bạn biết chương trình nào là cần thiết để mở tệp. Microsoft Office Suite và Adobe Acrobat Reader là những ứng dụng phổ biến được sử dụng tại nơi làm việc.
Xem xét lượng thời gian người dùng sẽ tải xuống tệp đính kèm. Sử dụng chương trình nén tệp cho các tệp lớn, chẳng hạn như WinZip hoặc chia tệp thành các phần nhỏ hơn mà bạn có thể gửi riêng. Để xem xét cho nhân viên bận rộn, bạn cũng có thể dán tài liệu vào phần thân của tin nhắn.
Đọc tin nhắn của bạn. Lỗi chính tả và ngữ pháp xuất hiện không chuyên nghiệp. Cũng tránh sử dụng tiếng lóng, chữ viết tắt và biểu tượng cảm xúc trong tin nhắn của bạn. Đây có thể là những thuật ngữ nổi tiếng nhưng chúng không phù hợp trong các thông điệp kinh doanh.
Quét tin nhắn của bạn và tài liệu đính kèm để tìm virus trước khi bạn gửi.
Bao gồm từ chối trách nhiệm khuyến khích người đọc quét tệp đính kèm để tìm vi-rút trước khi tải xuống. Điều này có thể bảo vệ công ty của bạn khỏi khả năng hành động pháp lý nếu người nhận nhận được vi-rút thông qua tệp đính kèm của bạn.
Cảnh báo
Không gửi thư chuỗi, thư rác hoặc truyện cười dưới dạng tệp đính kèm. Họ không chuyên nghiệp và không phù hợp.
