Sự tham gia của nhân viên vào các cuộc họp thường rất quan trọng để gửi thông điệp nhất quán đến lực lượng lao động của công ty và rút ra những ý tưởng mới và sáng tạo từ các nhân viên. Khuyến khích nhân viên tham dự và đóng góp cho các cuộc họp, tuy nhiên, đặc biệt khi chúng là tùy chọn, không phải lúc nào cũng là một nhiệm vụ dễ dàng. Thực hiện một số bước để vừa thông báo vừa hỗ trợ nhân viên, cùng với một số hoạt động giải trí được đưa vào, có thể hỗ trợ cho việc thuyết phục. Với hồ sơ theo dõi các cuộc họp thành công, bạn có thể thấy rằng nhân viên sẽ bắt đầu tình nguyện đến.
Lên lịch cuộc họp vào thời điểm mà hầu hết nhân viên sẽ có mặt để tham dự và tại một địa điểm thuận tiện. Xung đột lịch trình thường đặt ra một rào cản để tham dự cuộc họp. Xóa bỏ rào cản này và cung cấp sự truy cập dễ dàng vào trang web của cuộc họp sẽ loại bỏ hai lý do nhân viên có thể trích dẫn vì không tham dự cuộc họp. Nếu chủ đề của cuộc họp không khẩn cấp, hãy lên lịch cho thời gian chậm trong năm khi nhân viên không bận rộn với khách hàng hoặc dự án. Bằng cách này, bạn sẽ có nhiều khả năng không chỉ thu hút sự tham dự của nhân viên mà còn cả sự chú ý của họ.
Nhấn mạnh giá trị của cuộc họp cho nhân viên và thông báo trước cho họ về vấn đề của nó. Phân phối một chương trình nghị sự chi tiết cho mọi người và nêu bật những điểm yêu cầu đầu vào của nhân viên. Nhân viên sẽ có nhiều khả năng tham dự một cuộc họp nếu họ biết rằng đầu vào sẽ đến một phần từ chính họ và đồng nghiệp của họ. Bao gồm như là một bổ sung cho chương trình nghị sự tất cả các thông tin cần thiết cho nhân viên để đóng góp hiệu quả.
Xây dựng lịch sử các cuộc họp hiệu quả mà nhân viên thích tham dự và trong đó đầu vào của họ đã được lắng nghe. Lịch sử này sẽ giúp việc thuyết phục nhân viên tham dự một cuộc họp trong tương lai dễ dàng hơn. Lắng nghe nhân viên trong các cuộc thảo luận và đưa ý kiến của họ vào biên bản sau cuộc họp. Nếu những thay đổi đã được thực hiện do kết quả của một điều mà nhân viên đã đề xuất, hãy làm cho điều đó được biết đến. Ngay cả khi ý kiến của tất cả nhân viên không được sử dụng sau này, hãy thừa nhận bản chất chung của tất cả các đóng góp trong biên bản có sẵn công khai để nhân viên có thể thấy họ đã được nghe.
Bao gồm các hoạt động thực hành trong các cuộc họp để thay đổi tốc độ sẽ hoạt động như một động lực để tham dự. Nếu phiên đào tạo được cung cấp trên phiên bản mới của phần mềm của công ty, hãy hỏi những câu hỏi nhỏ về kiến thức chung và văn hóa đại chúng trong phiên và cung cấp các giải thưởng như miếng kẹo để có câu trả lời chính xác. Nếu bạn thích ở lại chủ đề, hãy để những người tham gia cuộc họp chia thành các nhóm và tập các bài tập tham gia vào những gì họ đang học. Trao giải thưởng cho nhóm hoàn thành đầu tiên.Hãy sáng tạo với các trò chơi và hoạt động để giữ cho mọi người quan tâm.
Cung cấp các ưu đãi để tham dự các cuộc họp, chẳng hạn như đồ ăn nhẹ và thậm chí giải thưởng cửa. Đôi khi dòng "giải khát được cung cấp" trong một chương trình nghị sự phân tán là đủ để khiến nhân viên tham dự một cuộc họp. Đối với những người cần thêm một chút thúc đẩy, cơ hội để đưa về nhà một số công ty swag có thể chỉ là mánh khóe.
