Báo cáo là phương pháp phổ biến nhất để phân tán thông tin trong thế giới kinh doanh. Báo cáo thực tế phân tích và mô tả một tình huống và bao gồm một lượng lớn dữ liệu chính xác. Người viết báo cáo thành công biết rằng viết báo cáo chỉ là kết thúc của quá trình. Họ lên kế hoạch cho báo cáo của mình, họ xem xét mục đích của nó và ai sẽ đọc nó và họ quyết định nên đưa gì vào đó và làm thế nào để tổ chức nó một cách hiệu quả. Một báo cáo thực tế được viết và trình bày tốt là kết quả của một quá trình được lên kế hoạch cẩn thận.
Xác định các mục tiêu của người đọc và thiết lập
Hãy xem xét kiến thức của độc giả
Hãy xem xét những gì người đọc đã biết. Các vấn đề phổ biến trong các báo cáo thực tế là đánh giá quá cao và đánh giá thấp kiến thức của người đọc. Thật dễ dàng để áp đảo mọi người với biệt ngữ hoặc mang lại cho họ thông tin đơn giản. Cố gắng tìm hiểu xem độc giả của bạn đã biết bao nhiêu và giao tiếp ở mức độ kiến thức phù hợp.
Hiểu sở thích của độc giả
Hãy suy nghĩ về lập trường của độc giả. Người đọc có thể có những sở thích đặc biệt, thích hoặc không thích. Hiểu những gì người đọc của bạn thực sự muốn. Cung cấp một báo cáo sẽ thu hút thái độ của họ hoặc nó có thể không được đọc. Suy nghĩ về việc người đọc báo cáo sẽ làm như vậy dựa trên những ý tưởng định sẵn về nội dung.
Quyết định những kiến thức mà người đọc cần
Quyết định những kiến thức thực tế người đọc cần. Xem xét mức độ mà bạn cần cung cấp thông tin cơ bản hoặc xác định các thuật ngữ kỹ thuật.
Hãy xem xét các sự kiện mong muốn
Nhìn vào những gì sự thật người đọc muốn tìm hiểu. Hãy suy nghĩ về cách dữ liệu thực tế bạn đang trình bày sẽ cung cấp điều này. Đôi khi quá trình có thể cho thấy rằng một báo cáo hoàn toàn không cần thiết hoặc mục tiêu có thể được đáp ứng tốt nhất theo một cách khác.
Vật liệu, cấu trúc và phong cách
Chọn vật liệu cẩn thận
Chọn tài liệu của bạn một cách cẩn thận. Giữ nó đơn giản và biện minh cho kết luận của bạn. Đơn giản hóa càng nhiều càng tốt. Loại bỏ vật liệu bên ngoài và tập trung vào các yếu tố cần thiết. Biện minh cho kết luận của bạn với sự thật và nêu nơi bạn tìm thấy chúng. Xây dựng các sự kiện thành một trường hợp hợp lý và nhất quán, để người đọc của bạn có thể đi đến cùng kết luận.
Lập kế hoạch cấu trúc của báo cáo
Lập kế hoạch cấu trúc của báo cáo. Các sự kiện nên là một tập hợp các hướng đưa người đọc đến kết luận của bạn. Bắt đầu bằng cách chia báo cáo của bạn thành các phần chính. Mọi chủ đề có thể được chia theo cách này. Những phân mục này có thể trở thành tiêu đề trong báo cáo của bạn.
Lập danh sách dưới mỗi tiêu đề của tất cả các điểm bạn muốn đưa lên và lưu ý thông tin bạn sẽ cần để hỗ trợ họ. Sắp xếp các điểm theo trình tự hợp lý đáp ứng mục tiêu của bạn.
Áp dụng một phong cách phù hợp
Áp dụng một phong cách phù hợp. Mặc dù các báo cáo tuân theo các quy ước nghiêm ngặt, vẫn có chỗ cho phong cách cá nhân. Báo cáo hiệu quả sử dụng một quá trình soạn thảo và phác thảo. Chọn thuật ngữ quen thuộc với người đọc của bạn. Thuật ngữ kỹ thuật rất hữu ích cho các chuyên gia đồng nghiệp nhưng sẽ gây nhầm lẫn cho những người khác.
Sử dụng các kỹ thuật trình bày phù hợp
Sử dụng các kỹ thuật trình bày phù hợp. Báo cáo chứa bảng, biểu đồ, biểu đồ thanh hoặc sơ đồ khác để trình bày dữ liệu.
Thực hiện theo các quy ước viết báo cáo
Chuẩn bị một trang tiêu đề
Chuẩn bị một trang tiêu đề. Điều này thường chứa tiêu đề, phụ đề, ngày tháng, tên tác giả và vị trí trong công ty. Nó cũng sẽ cho biết ai đang nhận được báo cáo thực tế. Nó cũng có thể mang một số tham chiếu hoặc hình thức phân loại khác.
Viết Kết luận
Viết Kết luận. Điều này đặc biệt cần thiết nếu báo cáo dài. Nó cung cấp cho những người bận rộn ý chính của báo cáo mà không cần phải đọc tất cả. Một bản tóm tắt hấp dẫn có thể thúc đẩy mọi người đọc toàn bộ báo cáo.
Bao gồm một trang nội dung
Bao gồm một trang nội dung. Đây là một trang riêng liệt kê các phần chính hoặc chương, tiểu mục và phụ lục. Nó cũng đưa ra số trang và sẽ chỉ ra mối quan hệ giữa các phần.
Viết lời giới thiệu
Sử dụng một giới thiệu để giải thích mục đích của báo cáo thực tế. Điều này cung cấp thông tin cơ bản và giải thích tại sao nó là cần thiết. Phần giới thiệu nêu rõ mục tiêu của báo cáo, những người được viết và phạm vi của nó.
Tổ chức cơ quan báo cáo
Tổ chức cơ quan báo cáo. Điều này chứa các sự kiện và phát hiện chi tiết của bạn, cho thấy cách họ đã đến và chỉ ra những suy luận bạn đã thực hiện. Đưa ra kết luận của bạn. Tóm tắt các điểm thực tế chính của báo cáo của bạn và đưa ra phán quyết được xem xét về chúng.
Lời khuyên
-
Cố gắng để có được bản sao của các báo cáo khác được viết cho đối tượng dự định. Điều này sẽ cho bạn một ý tưởng rõ ràng về những gì được mong đợi ở bạn.
