Người quản lý của bạn đã yêu cầu bạn nghiên cứu xu hướng thị trường và lập báo cáo cho bộ phận của bạn để công ty của bạn có thể tạo ra một chiến lược để tăng thị phần và lợi nhuận. Tại thời điểm này, bạn phải quyết định loại báo cáo để viết. Biết được sự khác biệt giữa các báo cáo chính thức & không chính thức sẽ giúp bạn chọn đúng kiểu.
Báo cáo không chính thức
Báo cáo không chính thức thường là báo cáo nội bộ, và có thể đi đến các thành viên khác của bộ phận và trưởng phòng. Chúng cũng được sử dụng cho các báo cáo sẽ lưu hành trong toàn công ty. Họ sử dụng đại từ nhân xưng và các cơn co thắt. Mặc dù báo cáo có thể dài vài phần, nhưng nó thường ngắn hơn nhiều so với báo cáo chính thức. Không có trang nội dung được bao gồm. Báo cáo không chính thức thậm chí có thể được định dạng như một bản ghi nhớ.
Cấu trúc không chính thức
Giới thiệu và kết luận của bạn được bao gồm trong phần thân của báo cáo, và không có gì trừu tượng. Bao gồm các tiêu đề rất ngắn, nếu cần thiết. Trong phần giới thiệu, hãy nêu ngắn gọn vấn đề, những gì bạn đã làm và kết luận cuối cùng của bạn. Bạn có một đối tượng mục tiêu, vì vậy hãy nói chuyện trực tiếp với họ trong cuộc thảo luận của bạn. Nêu rõ sự thật và không tô điểm các chi tiết, nhưng đảm bảo báo cáo có thể hiểu được. Nhắc nhở người đọc những kết luận của bạn là gì. Báo cáo của bạn sẽ được chứng minh đúng với phông chữ 10 đến 12 điểm. Bao gồm các khuyến nghị của bạn và tiến trình bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề. Hãy tích cực về những kỳ vọng và khuyến nghị.
Báo cáo chính thức
Nếu bạn đang viết báo cáo cho quản lý cấp trên hoặc cho một tổ chức khác, bạn sẽ cần một báo cáo chính thức. Báo cáo chính thức cũng được sử dụng cho các tài liệu nghiên cứu trong giáo dục đại học. Báo cáo chính thức dài hơn và được nghiên cứu tốt. Báo cáo chính thức là không cá nhân, hiếm khi sử dụng đại từ nhân xưng và co thắt.Tóm tắt được đặt trên các trang riêng biệt và thường có nhiều hơn một tiêu đề. Báo cáo chính thức cũng có thể được đi trước bởi một đề xuất. Bao gồm một trang nội dung nếu báo cáo của bạn dài hơn năm trang. Một thư xin việc hoặc ghi nhớ có thể được yêu cầu.
Cấu trúc chính thức
Bao gồm một trang bìa giống như bìa sách. Tóm tắt tóm tắt ngắn gọn vấn đề, quá trình nghiên cứu và kết luận cuối cùng trong một trang hoặc ít hơn. Trang tiêu đề của bạn sẽ bao gồm tiêu đề của báo cáo, người biên soạn báo cáo, nhà xuất bản và ngày nộp. Tóm tắt luận điểm ban đầu của bạn hoặc mục đích của nghiên cứu, và bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết cho khán giả của bạn để hiểu hoàn toàn câu hỏi. Bao gồm một bảng nội dung và một danh sách các bảng và số liệu. Phần thân của báo cáo của bạn sẽ bao gồm phần giới thiệu, tổng quan về nghiên cứu và kết luận và khuyến nghị cuối cùng. Kết thúc báo cáo của bạn với các xác nhận, một danh sách các tài liệu tham khảo nơi bạn đặt nghiên cứu của mình và bất kỳ phụ lục nào.
