Ngân sách là một công cụ giúp xác định thu nhập và chi phí dự kiến trong một khoảng thời gian cụ thể. Ngân sách được sử dụng bởi ban quản lý để kiểm soát chi tiêu và quản lý sự tăng trưởng của một doanh nghiệp. Ngân sách chức năng giải quyết chi tiêu và doanh thu cho một chức năng cụ thể - chẳng hạn như bộ phận hoặc quy trình - trong một doanh nghiệp. Ví dụ về ngân sách chức năng bao gồm ngân sách cho các chức năng như sản xuất, bán hàng, phát triển kinh doanh và mua nguyên liệu.
Ứng dụng
Chức năng kinh doanh thường được xác định bằng cách tách chúng thành các bộ phận (bán hàng, hành chính, kế toán, mua hàng). Tuy nhiên, các chức năng có thể chồng lấp các phòng ban và tạo ra ngân sách chức năng có thể bao gồm nhiều bộ phận, chẳng hạn như ngân sách sản xuất bao gồm lao động, cơ sở vật chất và vật liệu. Ngân sách chức năng tập trung vào các khoản chi ngắn hạn trong một bộ phận để hoàn thành một quy trình hoặc hoàn thành sáng kiến của công ty.
Chẳng hạn, ngân sách phát triển kinh doanh là một ví dụ về ngân sách chức năng. Phát triển kinh doanh có thể bao gồm ngân sách thời gian và tiền từ tiếp thị, bán hàng, quản trị và kế toán và lập ngân sách cho các quy trình cần sự trợ giúp của một hoặc nhiều bộ phận để thực hiện, chẳng hạn như xác định thị trường và khách hàng tiềm năng và nghiên cứu các đối thủ và giải pháp.
Yêu cầu
Xác định và hiểu chức năng đang được giải quyết là bước đầu tiên để phác thảo ngân sách chức năng. Các chức năng có thể chồng chéo các phòng ban, làm nổi bật mối quan hệ giữa các chi nhánh công ty, tạo ra ý nghĩa dài hạn và mô tả công việc của nhân viên. Hiểu và tận dụng các mối quan hệ tương quan có thể xảy ra trong công ty có thể tạo ra một ngân sách chức năng hoạt động hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch cẩn thận và định vị tất cả các dữ liệu cần thiết trước khi viết và thực hiện ngân sách có thể ngăn chặn bội chi. Thiếu một phần quan trọng của ngân sách có thể yêu cầu nhúng và chuyển đổi các lĩnh vực khác của ngân sách chức năng hoặc một số ngân sách của bộ phận để trả cho sai lầm. Kiểm tra kỹ số ngân sách và số học để ngăn ngừa tính toán sai là điều bắt buộc.
Yếu tố
Ngân sách chức năng liệt kê cả chi phí trực tiếp và gián tiếp cần thiết để hoàn thành chức năng được xác định. Chi phí trực tiếp dễ xác định; chúng bao gồm lương nhân viên, chi phí vật tư và thiết bị hoặc chi phí trả cho dữ liệu tiếp thị hoặc khảo sát. Chi phí gián tiếp được xác định là chi phí chung hoặc chi phí hành chính và bao gồm thanh toán thuế, tiện ích hoặc bảo mật. Chẳng hạn, một chức năng yêu cầu nhân viên làm thêm giờ hoặc trong những ngày cuối tuần sẽ cần bao gồm chi phí gián tiếp để trả các tiện ích cho giờ không làm việc trong ngân sách chức năng.
Ngân sách chức năng giải quyết việc bán sản phẩm, khuyến mãi hoặc các hoạt động tạo thu nhập khác sẽ liệt kê doanh thu và chi phí. Mỗi loại hoạt động tạo doanh thu phải được liệt kê trong ngân sách chức năng để có bức tranh rõ ràng về cách thu nhập đạt được. Ví dụ: tạo ngân sách chức năng để tiếp thị sản phẩm mới có thể bao gồm thu nhập được tạo bằng cách bán bộ sản phẩm mẫu cho người tiêu dùng. Ngân sách chức năng có thể bao gồm một chi tiết đơn hàng riêng biệt cho doanh thu dự kiến được tạo từ bán hàng mẫu trực tuyến, thông qua các nhà phân phối và từ các cửa hàng bán lẻ gạch và vữa.
Ngân sách tổng thể
Ngân sách chức năng cung cấp thông tin tài chính cần thiết để tạo ngân sách tổng thể hoặc tổng hợp chi tiêu chung của một bộ phận hoặc công ty. Ngân sách chức năng thường là các công cụ lập kế hoạch ngắn hạn. Kết hợp ngân sách chức năng vào ngân sách tổng thể cung cấp dữ liệu tổng thể về chi tiêu dự kiến của công ty trong một năm hoặc khoảng thời gian được chỉ định khác. Ngân sách chính là các công cụ lập kế hoạch dài hạn cung cấp cho ban lãnh đạo sự hiểu biết lớn hơn về trách nhiệm, tài sản và nhu cầu vốn.
